文/賴美君
(節錄Richard Branson維京集團創辦人訪問稿)維京（Virgin）是擁有多元事業與授權文化的大型企業，您如何避免溝通破裂，並確保作出好決策？您如何處理讀者寄來的上百封電子郵件？我知道您相當忙碌，有任何秘訣嗎？
答：隨著成功的事業成熟和擴張，繁文縟節也會開始生根，資深管理團隊發現自己被排山倒海來的會議與書信通訊淹沒。在這個階段，企業家面臨有效管理新組織的挑戰，這個轉型也是許多企業家垮台的原因。
首先我們來看如何管理自己的時間，這是處理複雜的企業的第一步。我每天收到三、四百封電郵，時間管理對我很重要。我知道有些資深主管只是把所有陌生電郵刪除。對他們而言，不值得耗費心力瀏覽電郵尋找有用資訊，但我覺得這樣不但不禮貌，也對事業不利。回憶我寫本專欄初期需要建議的時候，總是盡可能回覆讀者電郵，每天早上瀏覽收件匣，向助理口述我的簡短回覆，轉寄一些給同事，更往往親自寫較長也較詳盡的回信。這是處理收件匣最有效率的方法，這樣做讓我學到可能影響維京事業的潮流或需要關注的問題。
你必須管理你的黑莓機，而不是讓它管理你！許多主管在會議或休息時查看智慧手機，這樣不利於專注，也對決策有負面影響。花一小時好好看手機電郵，然後放下，這樣才能專心做手邊的任務。思考管理自己和員工的時間時，關鍵在於讓大家保持專注。我這幾年邀請企業家團體到內克爾島（Necker Island）的家裡與度假中心參加會議，就特別注意到這一點。我會花點時間談個人經驗，與賓客分享對他們有助益的心得，因為許多賓客發現自己正面臨從新創事業轉型到成長事業的管理問題。 在這個階段的企業家覺得受惠最多的建議是：給團隊其他成員做事的空間。例如把你的辦公室搬到別棟建築，讓自己從日復一日的機制中抽離，找人替代你的主管職位，才有不受干擾的時間來放眼宏觀，並決定公司的未來走向。如果不能拆解工作負擔，你和團隊可能鎮日忙於管理複雜而競爭激烈的企業營運，無法承受決策與評估擴張方法的重擔。
務必雇用足以信賴的良才來經營事業，你的替代人選或許無法盡如人意、做事有所差池，但你必須打消回頭掌控的衝動，唯有這樣才能培養真正的責任感，也才能激勵高階管理團隊，讓他們感覺像在經營自己事業。 我在前幾篇專欄提過規模不大的好處，這也是維京集團在溝通方面的優勢。我們的小規模事業需要較少的階層組織，員工也熟悉彼此的工作職責。
你可以將良好的溝通植入公司的DNA裡，確保討論都是基於公開、清晰的言語，並展現出願意傾聽所有人的意見，無論是櫃台接待人員或高階主管。確保大家的好奇心受到鼓勵。 假如員工有好提議且有過成果，他們會提出問題並堅持不懈，如此將幫助他們解決任何遇到的問題。
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