業務簡報的3C法則

文／吳育宏

業務人員用三個C(Client, Competitor, Concentration)來檢視自己的簡報，會發現同一份投影片，面對每一家客戶要陳述的方式都不一樣。即使是「公司介紹」這樣共通性很高的內容，也應該呈現不同的面貌給不同客戶。

每一位業務人員都有做簡報的經驗。如果我們有充裕的時間，便可以設計圖文並茂的投影片，鉅細靡遺的介紹公司歷史、營業項目、競爭優勢等資訊。但是大部分情況，客戶不會給我們太多時間，甚至經常一聽到冗長的開頭，就打斷台上報告者要求直接進入特定主題。

因此業務簡報真正的挑戰來自於，怎樣在最短的時間內呈現最精華、最必要的資訊。多餘的內容都可能變成客戶的負擔，也是分散聽眾注意力甚至誤導客戶的罪魁禍首。

首先，我們要充分了解客戶(Client)，這是第一個C。包括客戶聆聽簡報的目的、與會者的層級與專業背景、最感興趣的重點為何。更重要的是，所有曾經和客戶合作過的經驗，將是最重要、最好運用的素材。

有位業務人員打算向已經合作一年的客戶，做續約競標的簡報，並強調自己的團隊能提供客製化的服務。但是在客戶專用SOP(標準作業流程)與軟體的介紹時，完全聽不出到底「客製」了什麼，也未展現出合作一年後對客戶較深入的了解，無疑錯失了許多為簡報加分的機會。

第二個C是競爭者(Competitor)。了解客戶同時邀請哪些競爭廠商做簡報，有助於釐清什麼是自己真正的優勢和劣勢。當你所列出的優點，普遍存在業界其他廠商時，它就僅變成參與競賽的基本條件，不能算是優勢。而自己所獨具的優勢，也就是競爭者無法提供的部份，才是要在簡報過程多加著墨、積極進攻的。相反的，和對手相較之下自己所欠缺的，可能就是客戶會提出的質疑，應該要先想好防守策略。

第三個C是聚焦(Concentration)，鴻海集團郭台銘總裁所強調的「魔鬼在細節裡」。簡報最終要傳達的核心訊息是什麼？聽眾裡最具有決策權力的人是誰？採購流程最關鍵的時間點在何時？簡報對採購決策的影響程度為何？當我們的時間、人力、資源都有限的情況下，只有在人、事、時、地、物上都聰明的「對焦」，才能創造最大的競爭利基。

業務人員用三個C來檢視自己的簡報，可能會發現同一份投影片，面對每一家客戶要陳述的方式都不一樣。即使是「公司介紹」這樣共通性很高的內容，也應該呈現不同的面貌給不同客戶。

雖然國父 孫中山先生說「人生而平等」，但如果你把每位客戶都同等看待、用相同的方式溝通，那麼客戶也只會把你當作一般平庸的業務人員，而不是最終選擇的合作夥伴。