時間為王

許多管理者都承認，「時間管理」是最難學會的課題之一，特別是浪費時間在會議與交通車程上。仁寶電腦總經理陳瑞聰，一天最高紀錄是12場會議，他認為，唯有設計出有效的議程表並確實遵守，才能做好會議上的時間管理。好市多（COSTCO）總經理張嗣漢則從就學時擔任送報生工作，學會有效率的行程規畫，做好經理人在交通上的時間管理。



陳瑞聰對會議時間管理有獨特作法。首先，他非常重視會議結束時間的規定，第二是要求每場會議都要有結論。



會議管理 擬出精細議程表



陳瑞聰表示，會議時間的延遲是企業競爭力流失兇手，一場會議只要往後延半小時，下場會議參與者就得等候半小時，再加上各單位連動性，最後會造成全公司都在等候彼此的會議。至於會議進行到最後如果沒有任何結論，等於所有人都耗在會議室內原地踏步，甚至還得花時間再重開一次，同樣造成競爭力喪失。



因為對時間管理的要求，陳瑞聰開始要求內部，在開會前必須擬出會議議程表，表中除了說明會議主題外，還得寫出整場會議所需時間，以及會議結束前必須做出哪些結論，陳瑞聰甚至要求同仁，將議程表時間從以小時為單位，轉為以分為單位。於是，他開會時手中除了會議資料，最重要的就是這張議程表，陳瑞聰甚至習慣將手表放在議程表旁，只要預定時間一超過，他就會催促會議加速。



流程管理 準確計算與掌握



這個習慣不只用在內部會議上，就連與國外客戶開會也都得照規矩來，只不過會依照各國客戶習性去改變會議的時間流程與長短，但不變的是，陳瑞聰對「會議不是報告，一定要有結論」這件事非常堅持。



張嗣漢對時間管理議題，則是對於行程規畫有獨特作法。他回憶，當時報紙如果送晚了訂戶會抱怨，所以每天幾點前該摺好報紙、該先送那幾戶人家、路線如何安排等，都做出精確的時間計算與掌握。如今，張嗣漢每個月都要從台灣飛往美國總部開會，或視察全省營運狀況，時間與行程管理更顯重要。



目標達成 活用技巧與工具



每日內外部會議滿檔的中華網龍協理陳誌敏也表示，時間管理是企業內部重要課題，所謂時間管理，簡單說就是用技巧、技術與工具，幫助人們完成工作並實現目標。他認為，這名司機懂得用技巧搜集資訊，用技術來分析市場，再透過工具來強化時間管理與工作績效，是相當聰明作法，現在許多經理人或上班族，空有許多時間管理工具，但卻沒有運用技巧與技術來安排自己的時間是非可惜的。



陳誌敏也贊同張嗣漢每日提前一小時到公司的作法。利用這一小時來管理自己一整天時間，如果還能搭配議程表、行程表這樣的工具及電子系統輔助，相信就能瞬間提升自己的時間管理能力。