問對問題，掌握工作進度

文／劉揚銘
主管總有開不完的會，許多企畫案、活動、工作的進度都要和部屬確定，通常這類進度會議都是經由「星期五下午3點以前向我報告」來設定。其實在計畫與設定目標時，主管可以先問一些問題，這些問題將會導引出更好、更有效的行動。

1.設定目標時該問的5個問題
● 我們需要完成什麼事？
● 你認為怎麼做最實際？
● 你計畫如何達成這個目標？
● 你會找什麼資料？
● 你需要什協助？

2.追蹤進度時該問的3個問題
在追蹤計畫進行的過程時，你可以透過一連串不帶威脅感的問題，來引導你的部屬，使他們的工作更順利進行，這些問題如下：

● 星期五下午要交的報告，你做得還順利嗎？
● 你有足夠的資料嗎？
● 如果我們先就這個報告的某些論點做討論，會不會有所幫助？

上述這些問題，會促使部屬對你要求的目標先做省思，也會讓他們積極參與那些必須完成的部分。如果真的在溝通上產生問題或誤解，透過這些不帶威脅感的問題，也可以在行動完成前趁早發現危機。

3.面對不願發表意見的部屬
對於抗拒提問的人，應該在何時、何地提問就非常重要。面對不願意在大庭廣眾下發表意見的人，剛開始時，你可能需要在私下獨處時提問，這樣會讓事情順利些。過一陣子之後，不論在什麼場合，他們可能就會對你的提問更信任，對回答更有信心、更能坦然接受。