效率祕技3原則4技巧，速戰速決開完會

文／黃又怡
開會，是組織內公認最浪費時間的活動之一。開會一小時的成本，等於每一個與會者的時薪總和，而這還不包括與會者出席時間的機會成本在內。因此，會議的成本經常比會議所能帶來的利潤高出很多。以下3項基本原則和4個開會技巧，可有助於減少會議時間的浪費：
原則1：取消不必要的會議

或許你早就感覺到，某些會議根本毫無效用，甚至是沒必要特別花時間開會討論的。因此，提升會議效率首先要做的就是，依據你擁有的權限，取消所有不必要的會議。
原則2：儘量縮短時間

如果一定要開會，應儘量縮短時間。議程決定後，先估計會議所需時間，再將結束時間寫在會議通知上，並嚴格遵守，只可提前結束，不可超過預定時間。對不要養成一開會就耗去整個早上或下午的習慣。

原則3：排除不必要的與會人士
會議並不是愈多人出意見愈好，不是絕對必要參與會議的人，就應加以排除。假使需要他們提供協助，可事先請教他們。

做到上述3個原則後，若再利用以下4個技巧，做好會議前的準備工作，將使會議進行得更順暢：

技巧1：按重要性排定議程
安排議程時，應依照議題的重要性，安排討論的先後順序。根據80/20法則，即使沒時間討論完所有議題，但完成前面20％的議題，就幾乎解決了80％的問題。

技巧2：會前提供參考資料
盡可能在會前就把會議資料發給與會人員，讓他們在開會前就能事先閱讀資料，以免開會時再花時間看。而由於預先閱讀了資料，與會者便能在開會時，有系統地提出事先整理好的意見。

技巧3：事先整理解決方案
大多數人是被動的，即使事先發給討論議題，也少有人做準備。因此，會議主持人最好事先請相關人員整理出所要討論議題的解決方案，以及每個方案的利弊得失。否則，等到開會時再請每個人當場花時間思考，不但會延誤會議進度，甚至還有可能因時間不夠，而得拖到下次會議才能決議。

技巧4：準時開會
許多會議都染上了於開會時間10分鐘後才正式開始的惡習。這種惡習持續一段時間後，將繼續惡化，從10分鐘延到15、20分鐘，導致原本準時的人，也會養成晚到的習慣，因為大家都知道，就算準時到，也還是要等別人。碰到這種狀況，「準時開會」就是最好的解決之道，可讓經常遲到的人感到不好意思，主動改善遲到的壞習慣。