Thursday, February 28, 2008

《Speed Hacks》方法對,你也能工作3倍速

文 / 謝明彧
厭倦拖拖拉拉的人生了嗎?善於培養工作情緒,建立自己的工作加速循環,當內在心理、外在環境一切就緒,就能瞬間從普通上班族,切換成3倍速的工作快手。

2007年,教導人們如何有效工作,讓工作速度倍增的指南書,在日本書市大行其道,本書就是其中代表。作者提出了「Speed Hack」(工作加速器;Speed Hack原指電玩中的加快動作或射擊速度的技巧)這項效率工作法,協助工作者建立工作程序,迅速地完成每件工作。

書中提出的「Speed Hack」分為9個步驟,從打造工作情緒開始,透過分解工作內容、訂定處理原則等技巧,直到完成工作為止,形成一個「Speed Hacks Circle」(工作加速器循環),更準確有效地工作:

第一步:培養開始行動的心情
凡是起頭難,要改善工作效率,就得先讓自己有「開始工作」的慾望。例如,長時間才能做完的工作,就先以「做個5分鐘」的心情著手開始,當心裡抱持著「只有5分鐘而已」,起頭就會不那麼讓人抗拒。

第二步:擬定工作計畫書和排程表
做事有計畫,就能減少無謂的浪費。透過工作計畫書與排程表,安排工作順序,明訂哪個時段做哪些事,並且正確地計算時間、確實地進行作業紀錄,就能督促自己確切完成工作,減少工時。

第三步:激發與工作加速有關的幹勁
面對困難的事務,光想到過程複雜又耗時,就讓人變得懶洋洋。要提高幹勁,可參照下列幾種方法:

1.把全部事情寫下來,並且分成最不想做的事;馬上要處理的事;可慢慢處理的事;以後再處理的事;遲早會想做的事,接著再從重要又好做的事情開始行動。

2.別想一口氣完成偉大的計畫。遠大的目標固然很棒,但是「可實現的目標」,才有真正執行的可能。

3.打從心底就不想做的工作,絕對不要列在計畫表上!

第四步:「時間切片」工作法(Slice)
能有效地活用時間,就能加快工作速度。「時間切片」就是將一天的工時分成數個小時段,規定自己在每個時段,各要完成工作的某個部分,如此就能有計畫地利用時間,減少時間的浪費。
第五步:打造「工作快手」模式

就像養成了午睡習慣,每當中午一到,就會想睡覺一樣,在營造合適的工作環境時,應自我暗示:「在這個環境、這個時段,我就得全心全意專心工作。」久而久之,習慣成自然,每當時間一到或環境就緒時,就能從普通上班族,瞬間切換至工作快手模式。
第六步:訂定標準作業流程

做事會沒效率,很多時候是因為我們沒有一套標準流程。因此,如果能為每種工作訂定出標準程序,就能加快工作腳步。像是書籍歸類法、文件收納法、e-mail整理法、電子檔案歸檔法、日常事務的表格化與表單化等等,都有助於為工作建立系統,如此,做事時就能有條不紊,不會浪費時間在反覆修正上。

第七步:活用「習慣的力量」
對於熟練的駕駛而言,「操作方向盤」往往是無須思考的直接反應,工作上也一樣,如果能熟記工作的基本動作,讓它變成像機器人般的反射動作,往往可達到驚人的速度。

第八步:配合身體節奏,適當休息
爬山時若有適時休息,往往能走得更遠;同樣的道理,工作時若留意身體發出的信號,適時歇息,就可讓工作效率更佳。休息不一定得離開座位去吃喝玩樂,轉換工作內容也可以是休息。例如,在專心地草擬計畫書1小時後,可花上10~15分鐘進行不用動腦的e-mail收發動作,以轉換情緒、放空壓力。

記得,休息時間的長短,也很重要。如果推定自己工作1小時、休息10分鐘,則10分鐘一到,一定得馬上回到座位上開始工作。切勿放縱自己休息太久,破壞了好不容易培養出來的工作情緒。
第九步:以到達目標為止

累積許多「小的目標」,就能漸次完成整個大型任務。因此,快速工作的祕技學得再多,還要搭配「毅力」,才能發揮效用。想要鍛鍊工作毅力,可先將工作切割成許多小單位,再拿張紙畫滿小格子,每完成一單位的工作,就在一個格子上著色,眼看著格子一個個被塗滿顏色,毅力就會被激發,提起繼續工作的幹勁。

反覆運用「Speed Hacks Circle」,落實這9個步驟,你就能快速完成原本感覺困難繁雜的工作。
核心概念

Speed Hacks Circle由9個步驟構成的工作加速流程循環,透過開啟工作興致、規畫工作內容與時程、養成快速工作習慣與環境、適時休息,並強化自己的毅力,讓工作速度

Wednesday, February 27, 2008

建立談判氣勢的5種威力

文/黃又怡
當你站在客戶面前,你在對方眼中的氣勢,就代表你對這個談判有多大勝算,也會讓你更容易贏得生意。而增加談判氣勢的秘訣,就藏在以下這5種威力中。
1.「正當性」的威力

即你的職稱、或公司市場地位的力量。任何人只要掛著足以影響他人的頭銜,就會發出正當性的威力。比如你的名片上印著「副總裁」,那在一個名片上寫著業務員的人面前,就具有十足的威嚴和勢力。但是在善用你的頭銜時,也需注意不要被別人的頭銜嚇到。

2.「堅持原則」的威力
有堅持一致的信念和價值觀,就可以建立起客戶對你的信任感,你的影響力也會因此增強。舉例而言,假設你是一個業務代表,有一天你對客戶說:「我當然知道貴公司想省經費,但我的立場是,如果不能提供你好產品,我寧願不要做這筆生意。如果你為了省錢而要買次級品,很抱歉,我真的無法賣你。」如果你這麼說,客戶一定會更尊敬你,而願意與你交易。

3.「領導」的威力
即領導者個人具有令人欽佩的人格特質,比如誠摯、堅定、聰明等。如果具備這樣的領導風範和個人魅力,將有助於提升談判的氣勢。至於在溝通時,你的目標應該放在「讓客戶喜歡你」,甚至會願意因此妥協。但是也要記得,千萬不要因為喜歡客戶的個人特質,而在談判桌上做出讓步。

4.「專家」的威力
當你在對方面前呈現出某個領域你比他專精時,你就建立起比他更高的談判氣勢。比如律師和醫師都是因為有專業知識,而讓人們不得不聽信他。但反過來看,也不要讓你的客戶用專業威脅你。當客戶質疑你對產品的專業程度時,不要感到害怕,你可以勇敢說:「製造引擎不是我的專業所在,但是我們的引擎絕對是業界最好的,你可以對我們的產品有絕對的信心。」

5.「情境」的威力
即談判情勢已讓自己或對手處在劣勢。最普遍的例子,是在政府機關或大型企業上班的人,他們通常有一套自定的作業模式,而且絲毫沒有周旋空間,他們自以為比客戶擁有更高地位,因此承辦業務時,經常一副高高在上的姿態。
談判時,一旦對手擁有更多的情境威力,此時的重點是不要因為別人的氣勢而感到心煩意亂,而且千萬不要挑釁,徒然增加溝通阻力,應該再尋找機會,將情勢轉移到自己可以掌握的方向。

Tuesday, February 26, 2008

問對問題,掌握工作進度

文/劉揚銘
主管總有開不完的會,許多企畫案、活動、工作的進度都要和部屬確定,通常這類進度會議都是經由「星期五下午3點以前向我報告」來設定。其實在計畫與設定目標時,主管可以先問一些問題,這些問題將會導引出更好、更有效的行動。

1.設定目標時該問的5個問題
● 我們需要完成什麼事?
● 你認為怎麼做最實際?
● 你計畫如何達成這個目標?
● 你會找什麼資料?
● 你需要什協助?

2.追蹤進度時該問的3個問題
在追蹤計畫進行的過程時,你可以透過一連串不帶威脅感的問題,來引導你的部屬,使他們的工作更順利進行,這些問題如下:

● 星期五下午要交的報告,你做得還順利嗎?
● 你有足夠的資料嗎?
● 如果我們先就這個報告的某些論點做討論,會不會有所幫助?

上述這些問題,會促使部屬對你要求的目標先做省思,也會讓他們積極參與那些必須完成的部分。如果真的在溝通上產生問題或誤解,透過這些不帶威脅感的問題,也可以在行動完成前趁早發現危機。

3.面對不願發表意見的部屬
對於抗拒提問的人,應該在何時、何地提問就非常重要。面對不願意在大庭廣眾下發表意見的人,剛開始時,你可能需要在私下獨處時提問,這樣會讓事情順利些。過一陣子之後,不論在什麼場合,他們可能就會對你的提問更信任,對回答更有信心、更能坦然接受。

Monday, February 25, 2008

聰明人必做的 10 件事

文/大前研一
一、儲蓄友誼
靠得住的友誼是今生最溫暖的一件外套。它是靠你的人品和性情打造的,一定要好好地珍惜它。如果到目前為止,還沒有幾筆,那麼,從現在用心去儲存還來得及。

二、學會放手
這個年齡已經不允許不成熟,當你無力把握命運中的 : 某種愛、某種緣、某種現實,就要學會放手。給自己一個全新的開始,只要信心在,勇氣就在;努力在,成功就在。

三、播種善良
一定要極盡自己所能,讓那些比你苦、比你難過的人感受到這世上的陽光和美麗。這樣的善良常常是播種,在不經意間,就會開出最美麗的人性之花。

四、懂得音樂
一定要學 or 懂一種樂器,它會洗滌你的身心,打開你的記憶和想像,更會帶來意想不到的寧靜。另外還有攝影、收藏,它們都能讓我們的生活增添滋味。

五、避開兩種苦
塵世間有兩苦,一是得不到之苦,二是鍾情之苦。前者在你付諸努力的前提下,就把一切當作一場賭, 勝之坦然,敗之淡然,好在這年齡還有一定的資本得以捲土重來;至於後者可說是世間最苦,如果把這時還有這樣的情愫,一定要像清除灰塵般,把它從心屋裏掃出去。

六、學會承受
有些事情需要無聲無息地忘記,經過一次,就長一次智慧;有些苦痛和煩惱得要默默地承受;歷練一次,就豐富一次。這個年齡不該再像小時候那樣大喊大叫,痛哭流涕。

七、常懷感恩心
當我們參加完葬禮,總會湧起一些感慨;當我們大病初癒,總會有萬般珍惜。 感恩的心一定要時時保留,它不僅讓你憐惜身邊事物,還能平撫欲望和爭鬥,甚至幸福的感覺也往往源自於此。

八、熱愛工作
儘管它不像喝茶、聊天那般愜意,但它檢驗著我們的智慧和能力,得以讓我們體現價值及獲得成就。一定要全心愛它,畢竟它讓你大半生有事做、有飯吃。

九、勤於學習
讀書和學習都是在和智慧聊天,每年至少要讀五十本書,它不僅保證你的記憶力、感悟力,還能讓你維持個性魅力,這可是練瑜珈做美容所不能達到的效果。

十、享受運動
善用時間運動、享受自然。你的體重就不會因懶惰而上漲,你的容貌也不會因歲月而減少生動,在某種程度上更能保存青春、快樂與健康。

Sunday, February 24, 2008

新手主管的兩大困難

文 / 何飛鵬
剛上任的新手主管,通常是由工作者晉升,晉升的原因,是新手主管在專業工作上表現傑出,因而升官;因此專業上的困難不大。但新手主管會遇到主管的兩大難題,其一是團隊領導的問題,其二則是上對組織、下對部屬之間角色扮演所產生的角色衝突問題。

1.任務認知差異:自己努力做事,疏於團隊領導整合

第一個困難產生的原因是工作者升到主管間的差異,工作者只負責自己的成果,講究的是個人的效率,而主管帶的是團隊,個人的工作績效並不是最重要的事,強調的是團隊的作業、協調,並期待產生最大的成果,這是主管最重要的事。可是新手主管初來乍到,通常不習慣指揮別人,也害怕過度使用主管權力,導致過去的同事反彈,因此,往往仍然努力的做自己的事,而疏於團隊領導與整合。

新手主管首先要認知:主管的任務是分工、協調、整合、指揮,讓團隊發揮一加一大於二的成果與戰力,而不是自己做事。如何取得部屬的信賴、認同,讓部屬分工協調,扮演各自的角色;確認每個人的工作目標及團隊目標,訂定團隊內的工作規範及互動邏輯,這些都是新手主管該做的事。

好的主管就像艦長,當艦長站在艦橋上,下令左轉45度,軍艦跟著精準的左轉,這其中代表著所有的人都準確的執行任務,手眼協調,而艦長要花多少心血、溝通、協調、訓練才能完成?主管亦然,團隊作業其實是新手主管最大的課題,也是主管好壞最大的分野!

「忘掉自己,帶好團隊」是新手主管突破第一大困難的關鍵。

2.角色衝突問題:是資方也是勞方,陷入為難處境新手主管的第二大困難是角色認知與扮演。主管事實上是個夾心餅乾,既代表公司,也領導團隊;既是資方,也是勞方。對公司、對組織,主管要完成組織交付的目標與使命,也要控制成本、追逐效率,更要對公司忠誠,這是主管不可迴避的資方代表角色。

可是對團隊,主管又要體恤部屬的困難,也要照顧他們的福利,更要關懷他們的生活、生涯與成長。其核心理念則為「關懷、服務、教育與公平」,這是主管天生的「工頭」角色。
如果上下之間沒有矛盾,主管的角色就沒有困難,很不幸的,組織的要求與部屬的期待,經常是衝突的,主管這時候就會陷入左右為難的處境。有人形容主管是「大家庭裡的小媳婦」,十分貼切。

主管該如何演好這個「夾心餅乾」的角色呢?

「理性判斷、充分溝通」是基本原則,以是非為依據,該替公司說話,就要直說,該替部屬反映困難,也不能害怕得罪上級。主管要善盡中性、客觀的溝通角色,絕不可看風向辦事,否則會在上下兩端都不討好。認知「夾心餅乾」的角色,照顧雙方的立場、協調歧見、化解衝突,是主管必須學會的能力。

Thursday, February 21, 2008

減重、運動 擺脫代謝症候群

文/周正修
生活富裕及飲食與生活型態改變,心血管疾病及糖尿病發生率也逐年增加。研究發現,這些疾病和胰島素阻抗有密切關係,因此世衛組織提出「代謝症候群」,藉此提醒,疾病發生前及早開始預防措施。

有代謝症候群的民眾,身體已經處於發炎及容易血栓的狀態下,於是糖尿病、中風、心肌梗塞甚至失智症等疾病,可能隨之而來。在門診及健檢時,常可以發現許多民眾已是代謝症候群高危險群,卻不自知,年輕民眾或許認為心血管疾病等僅發生在老年人身上,殊不知身體已出現了警訊。

如何防止代謝症候群惡化,非常重要的,以下是在生活上的幾點建議:
1. 減重:目標在6至12個月內減少7-10%的體重,建議每天減少500-1000大卡的熱量及搭配規律運動。

2. 戒菸:吸菸會造成血壓上升、血管內皮功能受損及血管收縮,也會使好的膽固醇下降及胰島素阻抗惡化,進而增加心血管疾病及糖尿病的風險。有些人擔心戒菸後體重會增加,但事實上戒菸的好處遠高於體重增加的壞處喔!

3. 運動:不僅可以減輕體重,研究證實,運動還可以減低胰島素阻抗及降低血壓,但絕對不是三天捕魚、兩天晒網,而是持之以恆的運動。建議大於30分鐘的中等強度有氧運動,盡量以全身性運動為主,且心跳達到最高心跳速率的60-85%,每周只運動1至2次者,健康效益遠低於3至5次者。日常生活中盡量減少坐著的時間,增加走路時間和以爬樓梯取代搭電梯。(註:最高心跳速率=220-年齡)

4. 飲食:因為飽和脂肪及反式脂肪較耐久炸,市面上的油炸食品多使用這類油品。目前已證實,這類油品會增加體內壞的膽固醇及減少好的膽固醇含量,容易增加體重並提高罹患心血管疾病風險。若有血壓高的問題,飲食要減少鹽分攝取、少吃紅肉(包括牛羊豬肉)及太甜的飲料。建議攝取低脂食物、多吃新鮮蔬果及未加工的五穀雜糧,肉類則以魚類及家禽類為主。

5. 藥物:若飲食及生活型態改變後,還無法改善代謝症候群的情況,此時可以和醫師討論,是否需要藉由藥物來改善。但服用藥物前一定要和醫師討論!

減重、運動 擺脫代謝症候群

文/周正修
生活富裕及飲食與生活型態改變,心血管疾病及糖尿病發生率也逐年增加。研究發現,這些疾病和胰島素阻抗有密切關係,因此世衛組織提出「代謝症候群」,藉此提醒,疾病發生前及早開始預防措施。

有代謝症候群的民眾,身體已經處於發炎及容易血栓的狀態下,於是糖尿病、中風、心肌梗塞甚至失智症等疾病,可能隨之而來。在門診及健檢時,常可以發現許多民眾已是代謝症候群高危險群,卻不自知,年輕民眾或許認為心血管疾病等僅發生在老年人身上,殊不知身體已出現了警訊。

如何防止代謝症候群惡化,非常重要的,以下是在生活上的幾點建議:
1. 減重:目標在6至12個月內減少7-10%的體重,建議每天減少500-1000大卡的熱量及搭配規律運動。

2. 戒菸:吸菸會造成血壓上升、血管內皮功能受損及血管收縮,也會使好的膽固醇下降及胰島素阻抗惡化,進而增加心血管疾病及糖尿病的風險。有些人擔心戒菸後體重會增加,但事實上戒菸的好處遠高於體重增加的壞處喔!

3. 運動:不僅可以減輕體重,研究證實,運動還可以減低胰島素阻抗及降低血壓,但絕對不是三天捕魚、兩天晒網,而是持之以恆的運動。建議大於30分鐘的中等強度有氧運動,盡量以全身性運動為主,且心跳達到最高心跳速率的60-85%,每周只運動1至2次者,健康效益遠低於3至5次者。日常生活中盡量減少坐著的時間,增加走路時間和以爬樓梯取代搭電梯。(註:最高心跳速率=220-年齡)

4. 飲食:因為飽和脂肪及反式脂肪較耐久炸,市面上的油炸食品多使用這類油品。目前已證實,這類油品會增加體內壞的膽固醇及減少好的膽固醇含量,容易增加體重並提高罹患心血管疾病風險。若有血壓高的問題,飲食要減少鹽分攝取、少吃紅肉(包括牛羊豬肉)及太甜的飲料。建議攝取低脂食物、多吃新鮮蔬果及未加工的五穀雜糧,肉類則以魚類及家禽類為主。

5. 藥物:若飲食及生活型態改變後,還無法改善代謝症候群的情況,此時可以和醫師討論,是否需要藉由藥物來改善。但服用藥物前一定要和醫師討論!

Wednesday, February 20, 2008

聽清楚講明白 溝通一本萬利

文/劉賢璟
溝通力即是戰力
職場上遭遇形形色色的人,為了達到設定的目標,有時別人得罪自己,有時是自己遭受冤屈,不愉快的事常常發生。化解爭端就靠溝通,就如佛教裡所說,聞法時心中不會有成見或邪執,耐著性子好好說話,好好聽話,溝通力即是戰力。

知名的卡內基人際關係專家黑幼龍曾說,人際之間的互動,溝通表達最為重要。如果能夠積極、正向地表達自己的想法,對方通常也會給很好的回饋;如果不擅於表達、詞不達意,對方也很難留下良好的印象。余秋雨在《人生風景》一書裡提到,折斷堅強的友誼,不過就是一句戲言。
儘管專家言之鑿鑿,但真正能做到者可說是鳳毛麟爪,反而因為說得不夠清楚、聽得不夠完整,衍生諸多誤會,讓親人從此不相見;讓創業伙伴就此離去倒不少。以下舉幾個讀者親身經歷的案例來分享:

用聽眾的語言說話
筆者因工作需要,南北奔波輔導而成為「高人」,時常上演出「高鐵練習曲」。這天至台中授課是星期五,由於隔天就是週休二日,所以搭乘高鐵的旅客通常比週間來的多很多,因此事先買了回程車票,剛好下課時間也與另一位同事相同,兩人約好一同搭計程車至高鐵站。快下課時,同事打手機給筆者說,計程車在幾分鐘後就會到了,筆者的動作一向是迅猛龍(動作迅速)。因此,當課程結束時,筆者立即將筆記型電腦關機,收拾好「傢私」準備離去。
此時,突然一位女同學跑向前來,詢問筆者說:「老師,可以提供剛才上課的解答檔嗎?」由於筆者想到計程車應該到了,必須快點與同事會合,否則會搭不上預定的班次。儘管心裡有點急,但臉上還是有笑意地回答說:「我的電腦關機了,另外請承辦小姐Mail檔案給妳。」接著不等她回答,就三步並兩步地趕緊下樓離去,不過在離去之前,隱約聽到那位女同學小聲說:「關機還可以再開機啊!」等類似抱怨的話。粗線條的筆者也不以為意,心想反正就答應要另外再Mail檔案了,應該沒差這一時半刻的,就跟著同事搭車離開。

星期一一早上班時,筆者即接到來自台中教育訓練的同仁的關切電話。原來那位女同學,在筆者離去後,隨即向公司客訴:「某某老師授課不認真、態度不好,建議不要請筆者當講師。」聽完同事的轉述時,筆者頓時覺得百口莫辯,倒楣極了。

心情平復之後,仔細回想事件的爭議點,原來就是沒有以對方的語言說話,形成雞同鴨講。以這件事來說,當對方要求提供解答檔案時,她在意的是能否拿到解答檔案,但是筆者因為電腦裡檔案已經刪除了,就算開機也沒有檔案,但是筆者卻回答關機了,讓對方誤以為是筆者懶得開機,所以不願提供解答檔案。

如果當時我能稍微多花5分鐘的時間,清楚地告知對方:「很抱歉,剛才上課的電腦檔案已經被我刪除,我現在因有事必須先行離開,不過,回去後會立即用Mail傳解答檔案給妳,妳認為這樣可行嗎?」再者,當下聽到同學的抱怨時,也應該立即地的回應,了解對方實際的需求,或者,時間上真的來不及,也應在計程車上,特別撥電話給訓練組同仁,尋求協助請她們代為個案處理,如此才能避免造成同學的誤會,也讓自己化解一次顧客信任危機

Tuesday, February 19, 2008

阻止辦公室的八卦

文/EMBA雜誌編輯部
你有沒有聽說,老王好像離婚了,他已經連續兩天都穿同一件衣服來上班。以前我就覺得他跟他太太的感情很差,這樣離一離其實比較好。」

身為主管,你發現辦公室突然傳起了這個八卦,講的人越來越多,甚至連老王本人都已經耳聞,上班時他變得很不自在。這時候,你應該怎麼辦?

顧問法康(Paul Falcone)在人力資源雜誌(HR Magazine)上指出,身為主管的你,現在就要採取行動。他認為,找出誰開始傳這個八卦消息,不是最重要的,因為除非員工願意主動承認,否則只會引起更多猜忌。更重要的是,主管如何在團隊面前公開處理這個問題。

法康建議,主管不妨將辦公室內所有員工齊聚一室,包括老王在內,一次說個明白。「我今天請老王跟大家一起來這裡,是因為辦公室流傳了跟老王私生活有關的一個八卦。我不知道是誰開始傳的,如果有人跟散播這個八卦有關,歡迎之後私下來找我談。

現在我只想讓大家知道,這件事對老王造成了傷害。我們是一個團隊,如果有人刻意傷害任何一位團隊成員,等於傷害了整個團隊的順利運作。如果今天我是老王,我會很難過,因為我的私生活跟工作其實並沒有什麼關係。

這個八卦是不是真的並不是重點,重點是這根本不關我們大家的事。請我們尊重彼此,也請尊重我們的團隊。請聽清楚!我不希望這樣的事情再次發生,如果你聽到有人在聊別人的八卦,請你幫忙阻止。老王,我代替整個團隊向你道歉,真的對不起!」

另一位顧問懷特福德(Lynne Whiteford)也強調,主管在面對攻擊一個人的個性、私生活或其他缺點的流言時,最好的處理方法就是公開與整個團隊對話,並且當面向八卦的主角道歉。

員工之所以喜歡聊同事的八卦,有時候是想要享受自己消息靈通的感覺,有時候則是想要藉此打擊討厭的同事。懷特福德強調,不管原因為何,一旦主管聽到八卦傳得過火,一定要認真嚴肅地看待這件事,並且以強硬的態度,清楚說明公司要求員工應有的行為。

萬一主管知道是誰開始傳播八卦消息,法康建議主管直接找那名員工談話。「你說過關於老王離婚的事情,我已經聽說了,在我們進一步討論我所聽到的內容之前,你可不可以先跟我說這是真的,還是假的。」

當主管不閃躲問題,直接切入核心,對整個團隊都有益。包括受害員工在內的團隊成員,都可能因而更尊敬及感謝主管。

Monday, February 18, 2008

優勢銷售高手的特質

文/作者不詳,事後得知必將補登
優勢是一種潛在影響的力量。在銷售方面,當客戶用在你身上時,你會妥協讓步,甚至於一無所獲,承擔苦果;相反的,你用在客戶身上時,你將更有力量,事半功倍;因此,創造優勢、掌握優勢、發揮優勢,是你成為銷售業界天王巨星的決勝關鍵。
在銷售心理學裡,人就是生意的關鍵。無論你賣的是什麼?形狀大小是怎樣?你都必須與人互動相處。而普遍存在人們心中害怕失敗的恐懼感﹝買錯東西、下錯決定 ﹞,是阻礙你們之間相互信任最大的絆腳石。

因此,如何能夠排除客戶因恐懼感而設下的防衛路障?如何讓你擁有優勢銷售的影響力,完成交易。以下幾種力量值得你去認識與學習的:

﹝一﹞ 專業的力量─成為客戶的顧問,你就擁有了優勢。當你成為客戶的銷售醫生時,他們會主動地告訴你,他們真正的需要;也願意告訴你,他們對你的產品或服務的需求;更會坦誠地告訴你,他們購買能力範圍、購買時機、購買內容,當然他們更期待向你購買。

﹝二﹞ 一致的力量─產品品質、服務效率或顧客滿意,一直是求新求好,贏得相當多客戶的口碑及讚譽,成為同業模仿學習的楷模。你可以將客戶對你的敬重,轉換為你對客戶的影響力。貫徹自己價值觀的時間愈久,別人會愈信賴你。總之,說你所作的,作你所說的,你就得到對客戶的優勢。

﹝三﹞ 互惠的力量─給予你的潛在客戶一些小方便、幫個忙、免費服務、試吃試用。每當你為客戶作一些事情,甚至你對他的要求作一些讓步,他們的內心就對你有所虧欠,進而增進你對他的優勢。

﹝四﹞ 定位的力量─找出你與別人的差異是最快、最好、最新、最少...任何形式的定位都可以為你創造優勢,找到力量。

﹝五﹞ 迷人的力量─對於我們喜歡的人或是喜歡我們的人,他們對對方的影響力都是很大的。換句話說,如果你與潛在客戶彼此間的關係發展得不錯,客戶可能去面對一些不方便或多付出些錢的狀況下,依然願意與你合作往來。即使對方不是他的潛在顧客,他們也會設法去為他推薦適合的朋友來購買,因為友誼移轉,信任移轉。善用這種優勢,你會有意想不到的成果。

﹝六﹞ 資訊的力量─掌握知識及資訊,就擁有力量。人們有一顆永無止盡的好奇心,完全不能忍受秘密的存在。只因為想知道。提供他人所需要的資訊,並藉由資訊的分享,你可以迅速超越對方,取得優勢。 學習培養上述六種個人優勢力量,你將成為最有吸引力的優勢銷售高手。

Sunday, February 17, 2008

效率祕技3原則4技巧,速戰速決開完會

文/黃又怡
開會,是組織內公認最浪費時間的活動之一。開會一小時的成本,等於每一個與會者的時薪總和,而這還不包括與會者出席時間的機會成本在內。因此,會議的成本經常比會議所能帶來的利潤高出很多。以下3項基本原則和4個開會技巧,可有助於減少會議時間的浪費:
原則1:取消不必要的會議

或許你早就感覺到,某些會議根本毫無效用,甚至是沒必要特別花時間開會討論的。因此,提升會議效率首先要做的就是,依據你擁有的權限,取消所有不必要的會議。
原則2:儘量縮短時間

如果一定要開會,應儘量縮短時間。議程決定後,先估計會議所需時間,再將結束時間寫在會議通知上,並嚴格遵守,只可提前結束,不可超過預定時間。對不要養成一開會就耗去整個早上或下午的習慣。

原則3:排除不必要的與會人士
會議並不是愈多人出意見愈好,不是絕對必要參與會議的人,就應加以排除。假使需要他們提供協助,可事先請教他們。

做到上述3個原則後,若再利用以下4個技巧,做好會議前的準備工作,將使會議進行得更順暢:

技巧1:按重要性排定議程
安排議程時,應依照議題的重要性,安排討論的先後順序。根據80/20法則,即使沒時間討論完所有議題,但完成前面20%的議題,就幾乎解決了80%的問題。

技巧2:會前提供參考資料
盡可能在會前就把會議資料發給與會人員,讓他們在開會前就能事先閱讀資料,以免開會時再花時間看。而由於預先閱讀了資料,與會者便能在開會時,有系統地提出事先整理好的意見。

技巧3:事先整理解決方案
大多數人是被動的,即使事先發給討論議題,也少有人做準備。因此,會議主持人最好事先請相關人員整理出所要討論議題的解決方案,以及每個方案的利弊得失。否則,等到開會時再請每個人當場花時間思考,不但會延誤會議進度,甚至還有可能因時間不夠,而得拖到下次會議才能決議。

技巧4:準時開會
許多會議都染上了於開會時間10分鐘後才正式開始的惡習。這種惡習持續一段時間後,將繼續惡化,從10分鐘延到15、20分鐘,導致原本準時的人,也會養成晚到的習慣,因為大家都知道,就算準時到,也還是要等別人。碰到這種狀況,「準時開會」就是最好的解決之道,可讓經常遲到的人感到不好意思,主動改善遲到的壞習慣。

Thursday, February 14, 2008

飲食不正常?健康保胃三部曲

文/謝明玲
不正常的飲食作息、焦慮的工作節奏,胃的不適成為上班族常見的問題。但台大醫院健康管理中心主任、也是內科主治醫師吳明賢觀察到,因為胃的痛常是「悶痛」,會讓人感覺不舒服,卻不是劇烈到無法忍受的痛,因此很多人習慣性吞胃藥,或者忍忍就過去了,常一拖拖很久。

但國泰醫院汐止分院腸胃科主任楊瑞能點出,一般人習慣用藥壓住了狀況,卻不代表胃真的沒有問題,反而延誤治療時機。「特別是胃腸疾病的嚴重程度不一定和臨床症狀吻合,」他說,有時候沒有大痛,卻是大病的前兆;也有人痛得叫救護車,卻只是輕微的胃發炎,因此很仰賴專業判斷。

三個檢驗步驟、三招保胃守則,帶你遠離三種常見胃病。

當腹部疼痛出現,求助醫師前,第一步該如何自我檢驗?

一、位置。林口長庚胃腸肝膽科主治醫師唐瑞祥表示,一般胃會有毛病,痛的部位是「上腹部」,也就是肚臍以上、肋骨以下的位置。而如果痛的位置很靠近腰,或者比較靠兩側,可能也不是胃,反而和膽胰或其他器官較有關係。

二、與飲食的關聯。接著,可以觀察這樣的疼痛出現在吃飯之前或之後。例如有的人是「餓痛」,吃東西稍會緩解,那麼就有可能是潰瘍;如果是吃飽後痛,那麼就可能是胃食道逆流,而胃食道逆流通常也還伴隨著酸水逆流,或胸口灼熱等現象。

三、與排便的關聯。如果在解便之後,肚痛能比較緩解,或許能推定是和腸較有關係。但吳明賢也提醒,以上的判斷法都是很粗略的,上班族在症狀持續不止時,應該儘速求醫;唐瑞祥也點出,特別是上腹痛,也可能是肝病,或者膽結石,或者十二指腸潰瘍等,還是應該求助專業檢查。

上班族常見的胃部疾病
而就胃病來說,吳明賢點出,一般上班族常見的胃部困擾有三種:

一、消化性潰瘍
最常出現的症狀是「餓痛」,也就是空腹痛;但也有的人潰瘍不會疼痛,而是容易感覺飢餓,或者吃東西後容易吐或腹脹。吳明賢指出,目前對消化性潰瘍的認知,主要病因是幽門桿菌或者胃酸分泌失調;而壓力、情緒與不正常的飲食行為,會讓胃的保護機制薄弱,誘發疾病,或讓它更嚴重。

一般來說,治療消化性潰瘍去除病因即可。但吳明賢表示,因為潰瘍就像身體的傷口,有時候不治療也會自動癒合。有的人因此沒有完整治療,而在太忙、壓力大的時候就會復發。這樣反覆潰瘍而不尋求根治的人,可能會有胃出血、胃出口阻塞甚至胃穿孔的併發症。楊瑞能更提醒,因為胃癌的早期症狀也可能與潰瘍雷同,因此當持續出現小許悶痛症狀,都應進一步檢查,排除腫瘤的可能。

二、胃食道逆流
暴飲暴食,吃東西太快太急,或者在吃飽之後馬上坐下、或躺下趴下睡覺,胃的食物容易穿過沒有閉鎖的賁門括約肌從胃跑到食道來。如果經常發生,可能會傷害到比胃黏膜還要脆弱的下端食道黏膜,造成食道糜爛、潰瘍,也有小比例的人會變成食道癌。
三、非潰瘍性消化不良

吳明賢表示,這樣的病人會感到胃悶漲、不舒服,但做胃鏡或超音波檢查時,卻沒有潰瘍或膽結石的現象。雖然這種疾病的成因不清楚,但例如壓力、飲食的不正常或者情緒,都被認為有關聯。楊瑞能提醒,值得注意的是,基本上非潰瘍性的胃腸功能障礙或許靠著吃胃藥就能緩解,但潰瘍性與非潰瘍性的胃不舒服一開始常很難判辨。上班族還是應該小心。
上班族保胃守則

一、正常飲食,給食物恰當的消化時間。重點是多樣均衡而節制的飲食。唐瑞祥建議,除了「吃飯皇帝大」,要專心、細嚼慢嚥外,吃飯之後也不要馬上趴睡或者工作;睡前三小時也盡量不要吃東西。

二、少吃高脂肪與高油炸的食物。過油或過高脂肪的食物,會刺激胃酸分泌增多,且在胃部停留的時間延長,提高得到胃食道逆流的機會。

三、市售胃藥治標不治本。一般市面上的胃藥有三種類型:一種是酸鹼中和、一種是胃黏膜保護劑,第三種主要在抑制胃酸分泌。這三類藥都不需醫師處方,能簡單在藥局買到。但主要都在「解決痛苦」,不在「治療病症」。 「都是治標不治本,」吳明賢提醒,「一者很容易把真正嚴重的疾病蓋住,二者可能會錯失治癒的時機。」

Wednesday, February 13, 2008

留住員工,從第一天就開始

文/EMBA雜誌編輯部
公司想要提高員工留職率,恐怕要從第一次看到員工就開始努力,也就是,從面試就要開始努力。

管理書籍的作者麥基奧(Les McKeown),日前在接受激勵雜誌(Incentive)訪問時指出,大部份的主管都會等到職缺出現時,才開始尋找新員工,但是這時候,他們需要儘快找到人,因此常常只能從現有的求職者中,找出最不差的一個僱用。結果,新員工從一開始就不見得適合,最後離職的機率當然提高。

研究成功工作者四十多年的企管顧問格林保(Herb Greenberg)則指出,他曾經做過一項研究,研究的對象橫跨大小企業,結果發現,大部份的員工選擇離職,都是因為工作不愉快,覺得自己選錯了工作。

格林保建議,公司在面試時應採用各種測試衡量,以了解求職者真正的能力、動機、潛質與興趣,覺得工作適合自己的員工,才有可能熱愛工作,也才有可能做得久。

管理書籍作者麥當諾(Bob McDonald)認為,公司想透過改進徵才程序,以改進留職率,有一個很好的方法,就是公司先明確定義自己需要什麼樣的人。

出現職缺時,公司分析,目前與職缺工作內容相同或相似的員工中,表現突出的人擁有那些共同特質,然後徵才時就瞄準擁有哪些特質的求職者。例如,如果公司要僱用一名業務員,可以仔細分析公司的一流業務員,擁有哪些共同點。

美國David Weekley Homes營建公司就採行這個做法。該公司對員工進行評估,整理出每個職務的需求細節,以供徵才時更精確地衡量,每位求職者對職缺與企業文化的適合程度。

然而,更完整的徵才程序,在設計出來之後還要能落實。麥當諾指出,絕大多數的主管都沒有接受過徵才的相關訓練,而且覺得複雜的面試方法,會浪費他們太多的時間精力,因此就算公司要求他們使用各種測試衡量,他們也只是表面上應付一下。要成功,公司要先讓主管了解,徵才程序對留才的重要性,並且訓練他們。

提高公司找對人的機率,在面試時還有兩種做法。第一是採用行為式問法,就是面試時,詢問求職者在某個情境中會如何做,讓問題更加實際立體。例如,如果是面試客服人員,不要問求職者,「你能夠處理不高興的顧客嗎?」而要問,「你有沒有處理過不高興的顧客?你當時是怎麼做的?」

第二是採用團體面試法。由一群人,而非一個人面試求職者,除了人力資源部門與職缺的主管之外,也讓職缺的同事和部屬加入面試,以更全面地評估求職者。

Tuesday, February 12, 2008

職場中遇挫折 不讓問題走進下個工作

文/劉揚銘
我還在外商公司當主管的時候,曾經有一位員工考慮離職,來找我商量。他對我說,公司裡上面的主管都占著位置不走,自己不知道要到哪一年才能升主管,而且當時另一家公司給他一個薪水更好的機會,因此他想去嘗試,但還在猶豫。

當時我對他說:「你不用擔心公司沒位置,因為你的主管一定會走。」他問我為什麼?我解釋給他聽:「第一種狀況,是你的主管和你一樣沒耐心,忍受不了上面的人占著位置,遇到外面有機會,他就離開了。而另外一種狀況是,你的主管做得很好,被拔擢上去,他現在的位置就留給底下的人了。」

其實問題不在於主管會不會離開,而在於自己有沒有做好準備,當主管離開時,自己已被大家公認是接班人。因此,我對他說:「如果還沒把自己的能力培養好,即使到了另一個工作,也有可能會毀滅呀。」後來,他留在工作崗位上,繼續努力。

我常跟員工說,在工作上做錯事或是遇到挫折,最簡單的方法就是「門一開,去找下一個工作。」可是這麼一來,所有的問題都會跟著你走出這扇門,走進下個工作、下下個工作。
所以最好的方法就是,當下把問題修正、改善、克服,只有這樣,才能讓自己脫胎換骨,變成一個更有能力的人。

不管是犯錯、碰到困難、老闆不喜歡你、同事對你不好、工作沒辦法發揮……,各種職場上的問題是每個人每天都要面對的,絕對不是走出這扇門,換了個工作,問題就消失不見。

2000年,我在友訊擔任歐洲區總經理,當時掌管義大利分公司的總經理,已經連續三、四年都讓業績成長兩倍以上,而且是在預算非常有限的狀況下辦到的,也讓他成為公司很看好的人才。2000年底,網通業景氣好得不得了,這位主管要求增加1倍的人力,和更多預算來拓展市場,雖然這不甚符合友訊向來穩重的策略,但我們慎重考慮之後也同意了。

沒想到才投下大筆預算,結果2001年第一季,就碰上網路泡沫。之後連續兩年,義大利分公司都在虧損狀態,這位總經理挫折到想離開。我一度以為要失去這位優秀的經理人了,當時我同樣告訴他:「你可以選擇離開,也可以選擇留下來,把事情改善、解決。」後來他終於克服難關,甚至還接下西班牙的市場,現在也成為友訊歐洲區最好的經理人之一。

職場中,每個人都會遇到挫折,若不在當下克服困難,問題就會繼續如影隨形,不會片刻離開。