絕不會拖延的時間管理術

文/陳怡伶

真正成功的業務員即便再忙，都很少抱怨「沒時間」。Top Sales往往準時下班、放假會好好休息，但是工作表現與業績卻又讓其他人望其項背。訣竅就在於，他們擅於分配時間。以下4點為許多人在時間管理上常犯的錯誤，看似不嚴重，但往往成為晉升超級業務員的關卡。只要有意識地避免，效果可能遠超過你的想像！

絕不延遲回覆客戶超過24小時 : 一般業務員最怕犯的錯誤就是：「糟糕，我忘了回覆客戶的email了！」愈早回覆客戶的詢問，生意成交的機會愈大。很多業務員常因忙於手邊工作，無法迅速回覆，有時候可能只是「3天後回信」和「2小時後回信」的不同，就造成天差地遠的結果。

絕不等週一才規畫當週工作內容 : 你習慣「先甘後苦」還是「先苦後甘」？一般業務到了週五，心情總是特別輕鬆，因為接下來就是週末，不如先喘口氣再說吧！不過，Top Sales在放假前一天才是最忙碌的時候，除了盤點本週進度之外，還會預先規畫下週行程，一切底定後，再帶著篤定的心情離開公司。否則，就算假日沒有上班，心裡還是會惦記著週一上午有很多事必須處理，休假時反而無法放寬心。

絕不第一時間知情不報 : 工作上遇到困難，超級業務員絕對不會因為怕挨罵而暫時隱瞞，反而會在第一時間讓主管跟同事了解實際情況，大家有時間消化訊息後，再一起想辦法，在期限內找出解決之道。

絕不沒計畫就先行動 :《不拖延工作術》作者傑夫戴維森（Jeff Davidson）認為，要著手任務時，如果缺少明確的起始點，或沒有合理的步驟依循，便很容易拖延。這是因為策畫好行動程序之後，事情一下子就看起來簡單多了。即便路還是不好走，但至少可以邁開步伐。

先規畫的好處，在於先在腦中「考量」過步驟，而且最好寫下來，不但可以減輕心理負擔，一旦程序躍然紙上，更能彈性選擇個別步驟先後完成，不必模糊地牽掛整個過程，徒然增加不必要的焦慮。

做決定的技術：想到就能做到

文/吳永佳

1.先做再說 : 不必凡事都要「完全準備好」，只要在一定安全範圍內，就可行動。準備嘗試新事物前，若你懷有「預期性不安」，這種不安感會逐漸升溫，愈想愈不安，最後變成無法採取任何行動。弔詭的是，只有「實際行動」能降低不安感出現的頻率。因此，最重要的就是先讓自己「開始做」。

2.先做能力所及的事 : 「辦得到」和「喜歡」的事先做，化成就感為動力。研究證實，做自己喜歡的活動、以「帶勁」的狀態做事，完成後，思考力與記憶力都會增進。凡事起頭難，不妨善用「以專長凸顯自己」的技巧，降低最初可能出現的挫折感。

3.學會善用外部資源 : 「互相依靠」是生物本能。碰到阻礙，一定要懂得找尋支援！遇到瓶頸時，一個人埋頭苦幹，往往容易萌生負面想法；多找人商量，不僅對解決問題能刺激「重新思考」的機會，也可注入「旁觀者清」的觀點，邊討論、邊梳理癥結。

4.不受計劃束縛 : 計畫永遠趕不上變化，學會「變通」才是成功捷徑。生活有8成的「計劃」會變動，這就是人生的常態。培養自己隨時順應變化、解決問題的能力，如增加人生體驗、廣泛收集資訊，都能提升應變力，遇突發狀況時，迅速產生替代方案。

5.完美的模仿: 越優秀的人，越懂得「模仿」。找一個有能力的人，模仿他!一直執著於「原則」，或非要靠一己之力獨力完成，有時反而會不斷在原地踏步、浪費時間。跳脫主觀意識，多從其他角度觀察自己，清楚掌握自己的強弱項。再針對弱項找到適合的學習對象，向他看齊，一步步地向前邁進。

6.習慣失敗，享受失敗 : 把失敗當「飯」吃，把成功當作「加菜」。若能抱持「這次輸了，下次再挑戰!」的心態，失敗就一點也不可怕。面對輸贏的「抗壓性」是可以訓練的，依照自己心志的強度，逐步加壓磨練。

7.任何事都有成功模式，找出它! : 善用「吸引力法則」，告訴自己我會成功，往往心想事成。懂得鑑古知今，從過往成功案例中，一定可以找到屬於自己的方法。

急事第一or 要事第一

文/朱笛

傅雷曾說過：“一個人妨礙別人，不一定是因為本性壞，往往是因為頭腦不清，不知利害輕重。”同樣，一個人妨礙到自己，不一定是因為不夠努力上進，有時也往往是因為分不清事情的輕重緩急。處理緊急的事情能讓人有充實感、成就感，這讓人們往往沉湎於應付緊急的事情，卻沒有停下來問一問自己所做的事情是否真的重要。”“嗜急”成癮是一種自我摧殘的行為，應警惕。

不要成為緊急的奴隸

某人很吃力地鋸木頭，舊的沒鋸完，新的又送來，越堆越多，不斷加班。朋友提醒他：“你的鋸子鈍了，所以效率甚差，磨利再鋸吧！”他說：“工作都做不完，哪有時間磨鋸？”好心人不死心，問：“那你何時磨鋸子呢？”他說：“等我鋸完所有木頭再說⋯⋯”

磨刀不誤砍柴功。把時間留給重要的事。但如何才能做到呢？

學會授權 —領導者首先要學會把“緊急不重要”的事情授權給下屬去做，然後要把精力集中在“重要不緊急”的事情上去。領導人必須“為長遠計”。這是領導者的“天職”和真正價值所在。

簡化、梳理 —堅持要事第一，在做事時，要遵守下面的四個步驟。首先要想能不能簡化這個工作。其次想可否重新定義這個工作。第三想可否重新排列這個工作。第四想下屬可否完成這個工作。

保持連續性 —據心理學家研究表明，人在專心工作或思考問題時，最好能夠一氣呵成，不要間斷，否則注意力通常需要很長時間才能恢復。當需要集中精力，專心致志地思考重要問題或處理關鍵工作時，事先要估計到可能出現的干擾，預先安排出一段相對集中的時間以保證思路的連續性。

　　

設定完成期限 —緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個完成期限。運用二八原則—博主“行動智慧”分享到：要讓20％的投入產生80％的效益。要把握一天中20％的經典時間（有些人是早晨，也有些人是下午或夜裡），專門用於你對於關鍵問題的思考和準備

你具備挫折復原力嗎？

文/吳凱琳

「成功與失敗的分界點不在於教育、訓練、與經驗，而是挫折復原力，」賓州大學心理學系教授凱倫瑞維琪與安德魯夏提說道，挫折復原力涵蓋兩個層面，一是從困境中復原的能力，包括度過日常工作的困難與壓力（例如工作績效的壓力、與同事間的衝突等），或是從重大的挫敗中（例如被降職或失去工作）重新站起來的毅力。然而，另一方面它也隱含了更為積極的意義，也就是有追尋新的意義或是新挑戰的勇氣。

瑞維琪與夏提依據多年的研究經驗指出，具有挫折復原力的人通常會表現出以下幾種特性：

1. 做情緒的主人：處在壓力之下仍然能夠保持冷靜。這並非說你不應該壓抑自己的情緒，而是你必須做情緒的主人，而非情緒的奴隸。當你生氣時，你能夠瞭解自己為什麼生氣，又該如何化解憤怒的情緒。

2. 抱持務實樂觀的態度：你相信事情一定可以解決，未來一定會更好。但是另一方面，你也不會對明顯的風險或是阻礙視若無睹。你對未來有著正面的期望，同時又抱持務實的態度面對困難。

3. 彈性的思考：正確的解讀問題發生的原因，不會一味的怪罪他人或是自責，而是全面的考量各種可能的因素；保持彈性，不固守單一的想法。

4. 體貼他人的心情：善於觀察非語言的動作，試著瞭解對方在想些什麼、當下的感受是什麼。這是維持人際關係非常重要的能力之一。

5. 相信自己有掌控的能力：相信自己有能力可以解決問題，可以把事情做到最好。他願意面對環境、改變環境，而非受制於環境。

6. 勇敢挑戰自我：願意跳脫自己的能力限制以及現有的成就，接受新的挑戰或是追尋新的成就。

如何減輕一半工作煩惱

每一位主管都要花很多時間來解決問題，我們有一位學員，在上了卡內基之後，他決定用這種方法來解決開會的問題，省卻了他百分之七十五的時間。

而這個方法就是在開會之前，請與會者先回答以下的四個問題：⋯⋯

1. 問題是什麼？

過去我們會耗用好幾個小時的時間在人心惶惶的會議上而沒有人具體的、確切的知道真正的問題是什麼。大家一頭霧水地討論我們的困難，沒有人想到該花腦筋想一想發生了什麼事，並且具體的把問題寫下來。

2. 造成此事的可能原因有哪些？

回顧自己的事業生涯，我真的很驚訝。我竟會在傷腦筋的會議上用掉那麼多時間，卻沒有努力尋找構成問題的根本原因在那裡。

3. 有那些可能的解決辦法？

過去在會議中有人提出一個解決辦法，就會有人反駁他，氣氛開始火爆。我們常忘了在爭執什麼，會議結束時，對於可以克服問題的解決方法都未留下任何蛛絲馬跡。

4. 你建議的解決辦法是什麼？

通常與會者若是能回答以上的四個問題，他們必須要收集所有的事實，也將問題想透徹了，結果與會者自己可以解決四分之三的問題，在會議上我們只需要針對建議的方案作決議，並且訂出執行計畫，及分配執行人，我們能將有限的時間，運用在執行方案上面，而不是在討論上面，自然而然的開會更快更有效率，也能減輕我們的工作煩惱。

這就是卡內基先生告訴我們該如何正向處理壓力，面對問題的積極方法。

頭痛的大事 切成小事好完成

文/商業週刊編輯部

面對工作內容較複雜，或進行時程較長的狀況時，多數人常會因為抗拒面對­而習慣性拖延，但如果我們能將大計畫、大問題，分解成一個一個小計畫，就較容易逐一解決。

心理學研究證實，當人離目標越接近的時候，力量特別強；離目標越遠，力量越弱。因此，當你把目標變成數個階段的小目標，就會產生「再努力一下，就快達到了」的動力。也有實證研究指出，只要將一個大目標拆解成幾個小步驟，最後達成機率會增加35%。因此，IBM公司曾提出香腸切割法，用以提高員工執行力、打敗拖延。它的做法是: 把大計劃切割，就像切香腸般，讓你可以一口一口吃掉。

採用香腸切割法時，切割的原則有以下3點:

1.被切割的段落要有相關性。

2.切割時從較小量的段落開始，這樣做完會有成就感，會更有往上挑戰的動力。

3.每個切點要列出期限與休息時間，才會更有動力完成，達到切點，一定要休息。這有獎勵與讓自己思考下一步的好處。

執行過程中也有2點要提醒:

1.時時檢視目標 : 在解決小計畫、小問題時，需檢視是否偏離大計畫，才能確實將小目標累積成最後的目標。

2.時時確保進度 : 遇到小計劃出現障礙的時候，如果不會影響到整體，先進行下個階段，不要因此被拖延，如此才能確保計畫如期完成。

12個不傳祕方讓你成為說話簡報高手

文/哈佛《商業評論》

1. ３點全露結構佳 : 論述或條列３項重點，因為這最容易闡述與掌握時間，也最能讓聽眾吸收。

2. 正向故事較討好 : 正向的案例會比負面的案例來得容易驅動人心；若要用負面故事，也要再用一個正面案例回補。

3. 拉近距離勝算大 : 自我介紹時要盡量與聽眾找關係，如同鄉、同行、共同經歷、有共同的朋友，並時時以聽眾為主角，TED最受歡迎的演講中，提到「你」就比「我」多一倍。

4. 高人一等壯氣勢 : 演講時站著比坐著好，根據美國史丹佛大學調查，五分之四的人覺得站著更有說服力，同時也能讓聽眾看見講者的肢體語言。

5. 五秒交會心相通 : 站在台上時，眼神要輪流停在每個聽眾，若遇大場合，則劃分為幾大區塊，每次停留３～５秒，營造出你在和聽眾聊天的氣氛。

6. 手舞足蹈場面熱 : 演說時最好要加上手勢及適時的走位；但手勢不宜多，否則容易亂了聽者的視線；切記雙手勿合握麥克風，給人緊張之感。

7. 無字意境勝有字 : 投影片文字不如圖片，圖片不如影片，最好八成以上為圖片影像。據調查，圖像內容可增加五成記憶，減少25%至40%的溝通。

8. 簡報檔案少勝多 : 優質的簡報檔，須堅守一二三原則。即每張投影片一頁只講一個主題，總數在20張以內，講述每張簡報檔不超過三分鐘。投影片字體要大，字級最好在24至40pt之間，色彩、字型要單純。

9. 七七原則好視覺 : 日本程式設計師高橋正吉認為，最好的簡報檔須遵守七七法則，即每張簡報檔不超過七行字，每行七至十個字。

10. 不可觸犯 : 談論內容勿對宗教、性別或政治立場作評論，即使開玩笑，也嚴禁開黃腔、踩別人痛處；否則將引人反感，效果減弱。

11. 不要讀稿 : 使用簡報檔時，切勿按投影片內容念稿，容易反客為主；應熟悉內容，自然闡述，將簡報檔視為背景或輔助道具。

12. 不懂勿答 : 簡報後由聽眾提問時，不要硬答不會的題目，應留下聯絡方式，承諾會找出答案給他，最好也準備兩個備用題目，以免冷場。