文/陳雪頻
忙！很多經理人喜歡把這個字掛在嘴邊。如果你看平時的樣子，確實好像沒閒著，整天忙得不亦樂乎，還經常加班加點。有些人甚至陷入了“嗜忙”的狀態，一刻都閒不下來，這就是我們通常說的“工作狂”。然而，冷靜下來想想，這種“忙”是有價值么？要回答這個問題很簡單，把你做的事情整理一下，看看哪些是有績效的，哪些是沒有績效的。對於大多數人來說，結果可能比較悲觀：他們所謂的忙碌，大多數是不產生價值的。造成這種局面一般有兩個原因：做的事情本身沒有價值，或者做事情的效率太低。
要有效的管理時間，首先要有戰略觀念：哪些事情是要你親自做的？哪些事情是你可以授權做的？還有哪些事情是不需要你做的？沒有清晰的戰略選擇，什麼事情都親力親為，大包大攬，很容易陷入到“有效率沒效果”的誤區：忙得不亦樂乎，卻沒有什麼績效。
首先，要有“要事第一”的觀念。任何事情，都可以分為四大類：重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急。一個人的時間，應該重點放在前兩個事情上面；對第三個事情採取充分授權的策略；而對第四個事情，則採取忽略甚至說“不”的策略。
我們經常發現一種奇怪的現象：上司忙忙碌碌，下屬無所事事。由於不能充分授權，上司背負了許多本屬於下屬的“猴子”，成了下屬的下屬。要擺脫這種被動的局面，上司必須進行充分授權，激發下屬的積極性。工作效能專家戴維·艾倫發明了一種新的效能管理方法——GTD。這個方法的主要原則是：用記錄的方式將頭腦中的各種任務移出來，並且安排好下一步行動，從而做到心無掛念，集中精力做好一件事，再來做下一件事。當大腦清空後，把大任務分解成一個個小任務，然後集中精力逐項落實。這種方法是在創造人們做事的動機：我看到我想要的結果，我相信我能做到，也知道怎麼做。
在日常工作中，要落實這一辦法很簡單：每天早晨上班的第一件事，把當天要處理的事情都列在本子上，然後按照自己的工作習慣，每段時間處理一件事情，處理完之後就劃掉這件事情。 你會很快發現，你的工作效率大大提高，而且對工作的滿 意度也大大提供了。
管理能量，而非時間 : 僅僅是管理時間是不夠的，時間背後是能量，能量管理比時間管理很重要的。同樣長的工作時間，由於能量水平高低的差異，導致工作效率差異很大。每個人的精力和資源是有限的，因此我們都需要一套系統，幫助自己明智地安排工作任務，使能量能充分發揮。效能專家CEO托尼.施瓦茨認為，人的能量包括四個基本層面——身體、情緒、思維、精神。通過有意識地按照嚴格的時間表進行日常活動，並儘快使它們轉變為無意識的、自動自覺的行為，人們可以定時補充能量，這樣才會鼓足幹勁，為每天的工作投入更多。
首先是關注人的體能。營養不良、缺少運動、睡眠不足和休息不夠會降低人的基礎能量水平，削弱他們的情緒控制力和專注力，從而導致低效率。通過規律飲食，按時作息，加強鍛煉，可以大大增加一個人的身體能量，隨著體能的增強，他們的工作效率也有所提高。
其次是要善於管理人的情緒。大多數人都發現，當自己情緒愉快的時候，往往就是績效最高的時候。為做到這一點，除了注意工間休息，還應養成三個簡單而有效的習慣--深呼吸放鬆自己，向他人表達讚賞，並且換一種積極的方式來講述自己生活中發生的事件。
再次是必須集中思想。面對一大堆任務，很多人會習慣性地同時處理多種任務，但很快發現疲憊不堪。其實，最好的方式是每次專注做一件事情，比如說只在固定時段接發電子郵件，開會時不接聽電話，等等。集中註意力，可以在較短的時間內完成更多的工作量。
最後，當人們的工作能給他意義感和目標感時，他的精神能量就會發揮作用。為此，人們需要製定三個習慣：做自己最擅長和最喜歡的工作；有意識地為生活中最重要的領域——工作、家庭、健康和朋友——分配時間和精力；在日常行為中奉行自己的核心價值觀。
管理能量的一個重要要訣是：在一段時間的高度專注之後，要適當休息，做到能量的平衡。在托尼.施瓦茨看來，工作應當是一段一段的“短跑”，而不是馬拉松似的“長跑”，在緊張工作90分鐘後稍事休息，就能恢復能量，從而保持最佳狀態。
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