文／吳俊瑩
不管我們身處企業內的任何職位，都會有同樣的問題：趕不上進度。同仁會向主管抱怨說因為工作太多導致進度落後，但即使移除了該同仁大部分的工作，進度仍然是落後。主管本身也面臨同樣的問題，白天要開會，開完會之後剩下的時間也不夠做事情，所以自己要做的事情也耽擱了。有人提出過這樣的統計資料：企業內部主動達成進度的員工比率稱為「主動比」，主動比超過30%的企業才有辦法收支平衡，超過70%以上的企業，可以達成EPS（Earning Per Share）5.0以上的成績。
猛然一想，企業內部所有制度、打卡、獎勵等都算是用來提升或維持主動比的措施，比較激烈的方式則是不定期的組織重整，或者資遣考績倒數5%的人員等。不過這些都基於一個假設：員工的效能是他們自己的事情，提升他們的效能也是他們自己的事情。所以我們用扣錢、資遣的方式來逼使員工自己尋求並且維持基本效能。很多公司逐漸發現，員工的效能異常地差，而且有一半以上並非不努力，而是沒有方法。
「因為人的記憶力是靠不住而且很容易扭曲的！」所謂的效能第一步，就是「不要相信自己的記憶力」，「資訊在被儲存的時候，就應該先被處理成可以立即使用的狀態，否則就是Garbage in，Garbage out!」。
接著，前輩取消了打卡與扣錢制度，但嚴格要求產出的時間，沒辦法在合理的時間內完成任務，該同仁就要打卡與遲到扣錢。
結果可想而知，部分人可以達成這樣的要求，另外一部分人不行；他把後者集中起來，要求他們：每天下班前花5分鐘，把當天下班回家要思考的3件事情，以及隔天一上班要立刻處理的3件事情寫下來。一季之後，部門有人離職，也有人被資遣，剩下了1/3的人力，但是績效卻比之前高了一倍多，而且也沒有人喊累。
缺乏效能是通病也是很難讓人承認的事情，因為感覺起來就是沒有能力；但是缺乏效能其實是習慣問題，只要能矯正，就可以改善。同時，效能也是練習的問題，文書處理能力是靠練習來的，在當前的職場缺乏文書處理能力確實是無法展現出效能的。
我們總希望能有一個秘訣可以讓自己的時間管理一夕之間突然改善，這並不切實際，必須要透過自己檢驗自己的習慣，察覺出最浪費時間的行為並改正過來才有辦法。
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