文/waknow
要提高工作效率，必須了解自己集中精神時的極限，即使比別人都短（譬如三十分鐘），超過極限的工作也沒有效率，應該果斷休息。積極的休息，譬如簡單的運動能夠加速血液循環，讓疲勞的腦部藉由血液獲得更多養份，並將廢物排出體外。另外，美國太空總署發現「二十六分鐘的午睡能提昇駕駛表現的百分之三十四」。
工作到一半中斷時，如果情況允許就保持當下的狀態，省去整理和恢復原狀的時間，同時更快進入狀況。對經常執行庶務工作的人而言，在大量影印，或者到銀行和公家機關出勤時，都能利用等待時間聯絡事項，甚至是利用進行有聲教材進修。
對會議召集人而言，開會時間訂在如14:20分這樣非整點時間，能夠提高參與者對時間的緊張感，避免遲到。此外，散會的時間也務必要提早確定，增加開會效率。
對公司管理者而言，可以將午休時間提前或順延一個鐘頭，解決用餐時間餐廳人滿為患的情況。同時，由於12到13點是一般公司的午休時間，這時的工作最不容易被電話打擾。
如果是右撇子，就將電話放在桌子的左側，在接電話時就不必放下手中工作，還可以直接記錄。接電話時先報出自己的單位和姓名，能避免撥錯電話造成的時間浪費。有時無法一次在電話中交談完畢的事項，如果對方需要稍後打來，就事先約定好來電時間，避免無意義的等待和擔心，甚至連外出都受到限制。需要集中精神工作時，使用電話答錄機。
使用活頁式筆記本，在插入新頁數時，可以順便翻閱周圍的活頁紙，發現有不需要的立刻抽出，讓內容更正確精簡，減少查閱資料的時間。當日或隔日的待辦事項直接記在活頁式筆記本上，處理完畢就能取出，未解決的項目一目瞭然。
使用固定和順手的文具能確實提高作業效率，這通常是由公司統一採購；如果有向廠商索取
目錄，並記下商品的編號或正式名稱，就可以迅速補充到適合的文具。
利用商業書籍進修，需要注意出版（資訊）的時效性，另外，這類書籍的有用觀念通常都集中在各章結尾，所以不要有讀完整本書的想法。
利用目錄能夠快速選出自己需要的書，如果看過目錄還是無法理解主旨和架構，那通常就不是自己需要的書。再更進一步，可以先閱讀作者經歷和前言。
No comments:
Post a Comment