文/趙冰清
幾乎沒有人的工作能離開溝通，而會議則是溝通環節中非常重要的一環。如果沒有提前準備，直接提槍上馬奔赴戰場，開會時很容易出現下列問題。
1、當你花了一段時間把思維調整到會議議題上來的時候才發現，最重要的內容已經講過了；
2、你為了這次會議作了很久的準備，但在會議現場卻錯過了表現的大好時機，讓努力白費；
3、你的思維沒有辦法跟上對方，明明知道對方提議存在問題卻很難做出迅速、準確的反駁；
4、由於思維沒跟上，你沒辦法清晰地表述自己的意見，結果上司認為是你不夠用心。
由此可見，如果你能提前進入會議狀態，那麼就能夠避免發生以上慘劇了。當然，這可不是讓你在別人還沒到場之前就坐在會議室裡自言自語，而是要求你在會議開始之前把自己的神經頻率調動起來，進入活躍興奮狀態，同會議所需的緊張、快速波段保持一致，讓大腦有足夠時間調兵遣將，這個時間大約需要15分鐘。
提前進入會議準備的15分鐘，可以分為6個階段，
1、會議前15分鐘：這時候的你應該馬上中斷手頭的工作，讓大腦從繁雜的工作中解脫出來，同時也讓自己好好休息一下。
2、會議前10分鐘：現在是需要思考的時候。你要參加的會議主題是什麼？有哪些議程？你所扮演的角色是什麼？有什麼目的需要達成嗎？還有什麼可以取得的附加值嗎？參加會議的都有哪些人員？老闆對這次會議是否重視？程度如何？同事對會議的重視程度如何？會議的結果對你的工作有什麼影響嗎？你可以把這些問題在草紙上一一列出來，然後逐個作答，這樣可以幫助你整理散亂的思維。
3、會議前8分鐘：現在你已經做好了對這次會議的說明和定位，也明確了自己應該做的事情，現在就應該根據這些事情來整理待會兒會議上需要用到的資料了：PPT、文檔、各類資料、樣品、電腦設備、紙張、筆等等。然後將這些東西放在一起，用一個檔案袋或者別的方便攜帶的東西裝好。
4、會前5分鐘：如果在一會兒的會議上你需要發言的話，那麼在這個時候就可以默誦一下要說的內容了。在白紙上列出一個發言的備忘錄是十分必要的。如果有在會上需要解決的問題，那麼趕緊把這個問題和其衍生矛盾寫出來做個備忘，以便在會議上提出求解。如果你需要得到更多的資訊，那麼請根據之前列出來的會議的主題和議程，仔細想一想自己還需要瞭解什麼，同樣別忘了做好記錄。
5、會前2分鐘：在大腦中飛速想像一下整個會議過程，最後整理一下資料，看看有沒有遺漏或者需要補充的地方。
6、會前1分鐘：馬上會議就要開始了，喝點水潤潤喉嚨吧，相信自己，你會擁有一次完美的會議效果的。
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