文／EMBA雜誌編輯部
對業務團隊來說，再也沒有比年度的業務啟動大會（kickoff meeting）更重要的了。這是很多公司一年一次，所有業務人員齊聚一堂的時候。會議成敗，對公司未來的成績影響非常重大。曾經參加過一百場以上業務啟動會議的顧問馬丁（Steve W. Martin）指出，要判斷公司的業務啟動會議是否成功，主要觀察三件事：經過這個會議之後，業務人員是否對公司的產品更了解；是否對於公司未來的方向更清楚；以及是否更有動力和企圖心，去達到明年的業績目標？
有了這三個清楚的目標，公司在規劃會議時，就可以思考什麼樣的活動比較適合。馬丁指出，根據他的觀察，很多業績啟動大會都會犯一些共同的錯誤，以下就是這些問題：
1. 時間太長。根據德國心理學家艾賓豪斯（Hermann Ebbinghaus）的遺忘曲線理論，會議參加者在兩天後，就會忘記會議百分之八十的內容。因此，如果公司考慮開三天至五天的業務大會，可能就要小心了。會議時間太長，對於留下深刻印象，相當不利。
2. 個人的肯定不夠。馬丁表示，對於業務人員來講，再也沒有比肯定和表揚更重要的了。他在擔任業務副總裁時，曾經親身經歷，只不過送出一個價值四十五美元的獎牌，所獲得的士氣和努力，卻比提高獎金一百倍還要高昂。業務人員無不喜歡肯定和公開表揚，或者成為眾人的角色典範。因此，整個業務啟動會議中，都要持續地給予個別業務員讚美和表揚，而且獎項要遍及公司各個單位。
3. 議程設計不當。如果整個會議的每個段落，主講人的重點都是在報告產品規格、特色和功能，那麼就大大浪費了這個重要的會議。理想上，業務啟動會議議程應該包含六點：
■有關公司、業績、行銷、研發、顧客服務，以及其他面向的整體報告。
■從顧客角度來看，與產品有關的內容。
■競爭者分析。
■提高銷售技能，來因應公司面對的主要業務挑戰。
■以公司實際的案例，來討論公司的業務策略。
■激勵人心的演講，或幽默風趣的簡報、錄影帶剪輯、遊戲。
4. 太多單向溝通。很多業務會議被一個又一個的投影片簡報淹沒了。事實上，公司應該抓住這個機會，讓關鍵的業務人員，報告他們最重要的戰役是如何打下的，或者分享他們痛失了什麼案子，以及學到的教訓。馬丁指出，當他擔任這類會議的引導人時，他都會安排一段「前線的故事」，由頂尖業務員分享他們的重要斬獲。
5. 缺乏幽默感。業務人員整年都在壓力下奮戰，這時不妨發揮一些幽默感，讓他們放鬆一下。例如，有一家公司在會中舉辦競賽，由不同的業務團隊，為公司即將推出的新產品，拍攝介紹的錄影帶。結果發現，創意驚人，而且現場笑聲不斷，帶來極佳效果。
ed day
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