掌握應收帳款管理品質

文／吳育宏

要瞭解一家公司的應收帳款管理出了什麼問題，最快的方法就是把場景拉到業務會議的現場，看看管理報表是不是呈現足夠的資訊，聽聽業務人員有沒有針對關鍵問題做到位的討論。

如果會議過程充斥著「資訊再確認」、「結果再追蹤」這些說法，代表有許多責任不清的模糊地帶，也就是沒有人為關鍵項目負完全的責任。不想處理棘手狀況的業務人員，只需要一套「說法」應付每週短暫的檢討時間。會議結束，應收帳款仍然是各種待辦事項中，最不被重視的部分。

管理報表就像車輛的儀表板（dashboard），百萬名車和入門房車的設計，一眼就可以分辨出高下。一家公司的管理制度是否健全，也可以從一張管理報表一窺究竟。好的報表把完整的資訊攤在「陽光下」，責任的歸屬和行動的落實，自然水到渠成；設計不良的報表，讓問題的癥結永遠留在「檯面下」，檢討會議發揮不了太大的功效。

「帳齡分析表」是用來呈現不同客戶，應收帳款變現品質與逾期狀況的管理工具。縱向欄位列出所有客戶以及對應的業務人員，橫向欄位將現有帳款依據「未到期」、「逾期30天內」、「逾期30~60天」、「逾期超過60天」等，分別列出金額與所佔百分比。

逾期天數的分類，依產業特性可以拉長或縮短天數，並且用不同顏色來代表逾期嚴重程度。

透過這樣的呈現方式，業務主管可以在很短的時間內掌握管理重點。金額大、天數長的逾期狀況，集中在哪些客戶？授信額度是否需要重新評估？逾期過久，存在高呆帳風險的百分比為多少？業務人員的催收方式是否需要改變？

針對交易金額大或逾期情況嚴重的客戶，再設計單一客戶的帳齡分析表。縱向欄位是帳款明細，橫向欄位同樣是逾期金額與百分比，並註明每一筆帳款詳細的逾期原因、處理對策與進度。

最後再加註一欄，應該是主管最愛、部屬最怕，但也最能發揮管理效能的「預計處理完成日期」。

如果你是一名正為部門應收帳款焦頭爛額的主管，或是想徹底掌握帳款管理技巧的業務人員，應該要以上述的方式產出一份完整的應收帳款管理報表。並且在每一次的檢討會議，直指問題的核心，不厭其煩的檢視執行狀況。

資訊清楚了，責任也會清楚，執行力才會改善。如此在公司加足馬力、全力衝刺營收的同時，應收帳款管理品質也會有百萬名車的水準。