文／張漢宜
分配屬下的工作如何有效掌握進度？面對勞逸不均、陽奉陰違的狀況，主管該怎麼有效管控？
管理書籍大都告訴主管，要信任，要授權。然而分派下去的工作出狀況、沒有如期完成，或屬下陽奉陰違，是身為主管最大的惡夢。管理部屬的進度，是避免這類慘劇唯一的方法。從分派到完成，頭尾之間，主管不能不要求部屬做進度報告。
合理指派、列表管理
企管顧問專家莫瑞．史岱納提醒，主管在分派工作時，必須調節部屬之間的勞逸分配，不能為擔心出錯，老是指派自己最信任、最放心的部屬工作，否則部屬勞逸不均，都有怨懟，也容易威脅到工作的進度。
把部屬重要工作事項及專案全部列表管理，是主管掌握進度的重要基礎。
每項工作都要訂定 明確的目標及完成期限
清楚交代部屬該負責的工作內容之後，主管與部屬必須商定工作的階段性進度目標及訂下最後完成的期限。每週、每月、每季定期逐一檢視、掌握進度之外，定期檢視也才能夠視需要採取資源配置和調節，適時增減人力及資源的投入。
要求部屬定時報告進度
這樣做的目的，是避免發生執行方向偏差，或資源投入過多或不足，以及早因應原先沒有預料到的困難阻礙。如果工作不只一個人做，甚至是跨部門的專案時……
1.挑選適當人選，組成任務小組。盤點所有部屬手上的工作，找出能力、時間都能配合的人員組成小組。如果能力適合的人勻不出時間，不妨將他手上的工作挪開給別人接手。
2.清楚溝通目標，釐清所有的工作項目和小目標。複雜度和難度較高的案子，主管必須與任務小組坐下來釐清任務的最終目標，這最終目標是由哪些小目標匯總而成。要達到這項小目標，該有哪些工作事項。
都釐清之後，按照小目標達成的時間順序，決定由誰負責哪一個工作事項，又由誰配合負責這個工作事項中的小事項。所有的工作事項都確定好人員和主從關係之後，便必須訂定進度表。
3.訂定進度表及開會檢視進度的時間點。每一項小目標設定確認階段性進度的時間點，專案小組必須按時開會溝通，及早發現問題和因應解決，使專案能夠向前推進。
4.建立專案的完整紀錄。專案管理比一般個人可完成的工作管理要更龐雜，因此專案本身的基本資料、團隊成員的報告、每一次開會溝通的決議與修正內容、工作紀錄與執行檢討報告等，都要做清楚的紀錄保存。
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