文／洪懿妍
授權是新手主管必修的一門課，不過，它絕不是要你把所有事情都交辦下去。有些事情，授權給屬下去做會讓你更游刃有餘。但有些事情，你一授權可能就是災難的開始。什麼事情應該充分授權，什麼事情又應該親自動手？以下幾個重點可以幫助你判斷何謂「不宜授權」的工作：
1. 這項工作攸關專案或組織的成敗，不容出錯。組織對出錯容忍度愈低的工作，愈應該由你親自去做。例如，面試新人、會牽涉到公司機密，或是與敏感的顧客關係相關的事等，通常都不適合交給屬下去做。
2. 這項工作以你主管的身分去做才可以。有些工作需要你行使主管的職權，例如激勵、指導、獎勵、組織團隊、績效評估、懲處等，這些都是主管的天職，盡可能親力親為。
3. 這項工作需要組織中具有一定地位的人在場。有時，你必須考慮工作中對等一方的地位。例如，與重量級零售商打交道、與供應商的經理一起出席會議、和新聞媒體見面等，都需要你親自參與，因為你代表的是公司。你的現身意味著你對對方的尊重及你對事情的重視。如果你把這項權力下放，等於告訴別人這件事不重要，不用你親自出馬，這種「白目」行徑很可能會惹惱你的客戶及老闆。
4. 迫在眉睫的事。有些事也許沒有重要到非你不可，但迫於時間壓力，你還是自己來吧。例如，你需要為兩小時後的一場會議準備資料，但你得花上一個半小時向部屬解釋該怎麼做，那麼就不要假手他人了。掌握這些授權的「眉眉角角」，新手主管絕對可以輕鬆做主管，而不會讓授權變成另一種壓力來源。
好用授權工具箱
底下這段對話，你一定似曾相識。產品部新任主管駿騏：「你說什麼，測試報告還沒出來？雅芳在幹嘛，你請她過來。」雅芳：「經理，產品測試不歸我負責，麥可才是這方面的專家，我來問問他。」麥可：「這不難啊，只是我一直在等你的通知，沒人告訴我要做這件事。」這是很典型工作分配不清、權責畫分不明的狀況，只要善用管理工具，就可以解決這個困擾。
工具1：以授權工作單（delegation worksheet）列出工作項目，決定工作該不該分派下去？又該分派給誰？
工具2：以責任分配矩陣（RAM,Responsibility Assignment Matrix）細分工作的權責。
如果新手主管是要為某個專案分派任務，那麼責任分配矩陣是相當好用的工具。簡單的說，它就是工作分配表，可以明確界定成員的角色與職責，確保「每件事都有人做，每個人都有事做」。
在責任分配矩陣中，縱向的欄位寫上工作項目或內容，橫向則列出成員的名字，縱向與橫向交叉處的空格則以不同的符號來表示該成員在該工作上所擔任的角色。表2就是某個新款手機行銷專案的範例。
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