三個巧思，提升效率不花成本

文／小山龍介
我在日本出版過幾本Hacks系列，包括《Study Hacks》《超Work Hacks》《Idea Hacks》等。我一開始向出版社提出Hacks系列叢書的企畫時，原本是針對個人在工作上做些小改變，以改善工作與生活。

後來我發現，Hacks不但已逐漸演變成為設計「體驗」與「經驗」，甚至在不久的將來，還極有可能成為設計「過程」。

我記得彼得‧杜拉克（Peter Drucker）曾在《下一個社會》中提到，資訊社會的誕生，將對未來社會帶來空前的改變。身為經營者，不妨將設計「過程」的能力，視為具有價值的服務。所謂的設計「過程」，大抵包含以下3個關鍵字：

1.設計環境：改變環境和工具。
意即改變當事者的周圍環境（地點、時間與工具）。以閱讀為例，不妨試著將閱讀時間改在晚上散步時，地點改在戶外，因為對於生物來說，夜間在戶外比較有緊張感，吸收力也會變好。改變工具的意思則是，除了閱讀紙本書籍之外，可改用iPod收聽有聲書，效率就能提升。
如果你工作很忙，沒時間讀書，那麼組成讀書會，和成員分享心得，也是設計環境的好方法。有時候，自己悶著頭讀書反而沒什麼吸收，但是只要透過說明給別人聽，就能有效吸收書籍內容。
還有一個設計環境的方法，則是改變會議室，以鼓勵大家激盪腦力或順利達成共識。這並不是說要改裝會議室，有時候，嘗試點上柑橘調、花香調或果香調精油，便足以舒緩會議室氣氛，以較低成本讓與會者聚精會神。

2.設計時間：預約「該做的事」。
一般人都以為只要寫下約會（appointment）就叫做時間管理，但是真正的時間管理是要預約「該做的事」，例如讀書、收集資料的時間，這樣才能進一步「預約未來」。我發現，愈忙的人往往讀愈多書，有空的人反而很少讀書，所以時間是需要被設計的，這樣才能預約自己的未來。

3.設計心情：瞬間切換心情。
許多成功人士都有一個共通點：就是工作時專心工作，玩樂時盡情放鬆，而不是工作時想玩，玩樂時又惦記著工作。這個特質與豐田汽車工廠的生產線很類似，也就是絕對沒有多餘的空檔：原本生產Corolla的生產線，只要生產台數到達之後，馬上就會轉而生產另一車種。下班之後不想工作的事情，就是一種瞬間切換心情的能力。