文/科技報橘
不清楚、很模糊且超隨便的信件內容使得信件數量的增長更讓人氣餒。我們花了很大的精神以確實辨識出我們需要知道的、必須做的，然後決定是不是要回信。這該怎麼著手清理這團糟?而且，要怎麼防止它再度重演?
使用自動化內容來回覆不清不楚的來信。當你收到一封不清楚、模糊的信件內容時，立刻回信要求更多的訊息或要求說清楚。使用免費的快捷輸入程式app，像是給PC用的FastFox或給Mac用的TextExpander，你再也不需要浪費你寶貴的時間輸入你的回覆，就可以在幾秒間產成自動回覆內容。
讓信件內容更具體。一打開就能了解的信就不需要往返好幾次才能問清答案。更具體的信件內容可以大量減少你的收件量。想寫出更具體的信件內容，在你的每封信件中，先回答下面四個重要問題：給誰？這可以分解成下面兩個問題：把「誰需要對這個訊息做出回覆、反應或決定」的人名放到主收件人欄。把「誰需要知悉這個訊息」的人名放到附件收件人欄。為什麼？重新檢視你放在主收件人欄與附件收件人欄的名字。每次都問問你自己「為什麼這個人會跟這個計畫有關？為什麼我寫信給他們？為什麼他們得知道？」。什麼事？問問你自己一連串的什麼問題，以架構信件內容。「信件的目的是什麼?這封信所要溝通的重點是什麼? 主旨為何? 需要包含的參考內容與研究資料有什麼?什麼是大家都需要知道的東西?」怎麼做？問自己：「我希望收件人怎麼回覆？」請在信件中清楚明白的敘述出來。請不要認為大家都知道你想要什麼— 盡可能地直接告訴他們。
善用信件主旨欄來改善回覆時間。你的信件主旨欄是你信件內容的標題句子，應該清楚說出你信件內容的主題。請確保你的信件主只說明了當前的議題、目的或想要的結果。可以考慮使
用下面一些標準信件主旨常用的句子：
1. 待辦公事—日期 4. 敬請回覆—日期
2. 供參考—某某客戶所提到的三段 5. NRN—無須回覆
3. 更新—標題 6. EOM—訊息結束
上述最後一點「訊息結束」(EOM) 尤其好用。它的效用如下：當你要表達一個簡短且簡單的訊息時，把整封信的內容濃縮成一句話，然後放上「訊息結束」(EOM) 做為結尾。(例如：週二行銷會議改到下午兩點。EOM) 如此一來，你的收件人就不用點開信件，省下他們寶貴的時間。
No comments:
Post a Comment