避开业务会议的五大陷阱

文／王友伦

每年的年度会议，是公司的重要大事，所有的业务人员都会参加，是业务的启动大会，对公司未来的成绩影响非常大，但是许多业务人员都反应，参加了业务会议以后，不但没有得到鼓励，激发士气，反而觉得只是例行公事，浪费时间，还不如把这些时间拿去做业务，究竟业务会议出了什么问题呢？

原则上，判断公司的业务启动会议是否成功，主要观察三件事：1.经过了这个会议后，业务人员是否对于公司未来的方向更清楚？2. 业务人员是否对公司的产品更了解？3. 业务人员是否有更大的动力及强烈的企图心？有了这三个清楚的目标后，公司在规划会议时，就可以思考什么样的活动比较适合。我们应该要避开业务会议的五大陷阱：

一、时间太长，如果会议的时间太冗长，到最后大家都不耐烦了，那根本就没有效果，所以事前就要对每一个议程的时间做妥善的规划，设定时间，绝不拖延。如果在某个议题讨论太久，却还没有结果，就把这个议题记下来，下次开会时再讨论。可以利用一些议事技巧，例如将复杂的议题交付委员会，或提出「停止讨论动议」强迫大家做个结论，也有公司实行站着开会，以缩短开会的时间，这些都是可以参酌运用的方法。

二、个人的肯定不够，对于业务人员来讲，再也没有比肯定和表扬更重要的了。有时候，只要送出一个小小的奖牌，所获得的士气和鼓励，比提高奖金一倍还要有效。没有一个业务人员不喜欢被肯定和公开表扬并成为众人的角色典范。因此，整个业务启动会议中，都要持续地给予个别业务员赞美和表扬，而且奖项要遍及公司各个单位。

三、议程设计不当。如果整个会议的每个段落，主讲人的重点都是在报告产品规格、特色和功能，那么就大大浪费了这个重要的会议。

四、太多单向沟通。很多业务会议被一个又一个的投影片简报淹没了。事实上，公司应该抓住这个机会，让关键的业务人员，报告他们最重要的战役是如何打下的，或者分享他们痛失了什么案子，以及学到的教训。业务会议不要由高阶主管扮演了大部分的角色，应该让一些基层的业务人员也参与进来，用「说故事」的方式是最能打动人心的，不妨安排一段「前线的故事」，由第一线的业务员分享他们的重要斩获以及个中的甘苦，这绝对会让大多数的与会者感同身受。

五、缺乏有趣的事，业务人员几乎整年都在压力下奋战，好不容易捱到这次的业务大会，这时候不需要再严肃地宣示公司的使命、目标，不妨发挥一些轻松有趣的一面，让大家好好放松一下。有一家公司在会议中举办竞赛，由不同的业务团队，为公司即将推出的新产品，拍摄介绍的宣传影片。结果发现，创意惊人，而且全场笑声不断，带来极佳效果。

戏法人人会变，但各有巧妙不同，只要我们在规划会议的时候，不要忘记我们为什么要召开这样的会议，妥善地安排，谨慎地执行，就会让业务会议激动人心，达到它预期的目标。