專案開始到結束，該做哪些事？

文／吳升皓
為了方便控管專案，專案經理會將專案分隔為數個階段（phase），當一個階段完成，交付出成果或產出具體文件之後，接著就會轉入下一階段。所謂「專案生命周期」，指的是就從專案的開始到結束過程中，必經的數個階段。

根據《專案管理知識體指南》（PMBOK® Guide），專案管理可劃分為5個流程，分別是起始、規畫、執行、監控和結束（結案）；而在每一個流程中，都會運用到專案管理9個知識領域(整合、範疇、時間、成本、品質、人力資源、溝通、風險、採購)當中，一至多個不等的知識領域。
1.起始階段：主要工作是定義問題，並針對問題發展出解決方案和專案章程，以及辨識出與專案相關的利害關係者（stakeholder；例如，顧客、供應商、贊助者、職能經理等），使專案順利進行。在這個階段，由於有賴專案經理的居中協調，使大家達成共識，因此較著重於整合管理及溝通管理這兩類知識。

2.規畫階段：待問題釐清、專案的目標也明確訂定出來，之後便要進行縝密的規畫，釐清專案「要做些什麼」「誰負責做」「該如何做」「什麼時候完成」「需要耗費哪些成本」「需要供應哪些資源」，以及如何預防及減輕風險。在這個階段裡，9個知識領域都會派上用場。

一般而言，專案管理在定義和規畫階段，通常要投入最多心力，因為計畫得愈周詳，活動切割得愈細緻，顧全的層面愈多，進展到執行和追蹤階段時，就會更加順暢、有效率，進而協助專案目標順利達成。

3.執行階段：在這個階段，專案經理的主要任務是，運用溝通管理知識，了解及掌握專案利害關係者的需求與期望；運用人資管理知識，建立並發展自己的專案團隊；以及運用採購和品質管理知識，輔助專案的推行。至於整合管理知識，在此階段則旨在指導和管理專案的執行。

4.監控階段：雖然是專案管理5流程的第4個階段，但其實監控的角色，就如同監察院是獨立於行政體系之外，職責在於監督其他部會運作一般，運用了9個知識領域的系統概念，在過程中不斷監督及控制各個流程是否均符合原先計畫。一旦發現有偏差，就必須立即採取必要措施，將流程導回正軌；但是若已無法還原，也要做出修正或彌補，以因應新變數加入之後所產生的影響。

5.結束階段：當專案進行到最後一個階段時，專案經理除了運用採購管理知識，針對專案中所採購產品或服務進行「合約結案」（驗收賣方完成的工作及交付成果，是否符合專案的需求與標準）及稽核審查工作之外，這個階段的重點更在於，以整合管理知識，將團隊成員在「專案各個階段結束／整個專案結束」之後，所學到的成功及失敗經驗，轉化成文件化記錄下來，做為日後其他專案的參考及借鏡。