【簡報製作】 節制簡練、少即是多， 只講真正重要的事

文 / 文及元

聽眾如果不是讀你的投影片，就是聽你說話；但是，他們不會一心二用。因此，請你自問：「重要的是讓他們聆聽？還是讓他們閱讀比較有效？」曾指導美國前副總統高爾進行〈不願面對的真相〉簡報的南西杜爾特，在《視覺溝通》一書中提到，雜亂或過多的投影片只會降低講者的可信度，最好只在有助於更清楚地闡述結論時，再放進投影片，而且還必須確定投影片的展現方式，能讓聽眾更容易了解。可惜，許多講者經常執著於「對自己很重要，但對於聽眾卻不痛不癢」的事情上。因此，設計投影片之前，請先關上電腦，想一想「所以呢？」與「什麼是重要的？」。

3步驟，架構投影片要點 : 《presentationzen簡報禪》作者賈爾雷諾茲（Garr Reynolds）建議，準備簡報時，最好能以離線、類比方式規畫，擺脫網路的干擾：

1.切掉電源、離開網路：腦力激盪，把你想傳達給聽眾的想法寫在紙上、便利貼上或白板上，當下不要判斷對錯或合理與否。

2.識別重點：把便利貼貼在白板上，把類似的想法進行歸類或群組，思考什麼是最重要的事。

3.說個故事：製作故事板並不需要用到電腦，可用筆記本（左框右線）勾勒投影片重點（類似分鏡圖），並描繪故事線。用紙筆的好處是全部攤在桌上或貼在牆上遠觀，一覽無遺地看看有沒有遺漏、重覆或需要刪除的地方，不必像是3C產品必須滑動螢幕面板或點滑鼠切換頁面。

5原則，清楚呈現資訊 : 《視覺溝通》作者杜爾特提出了5個製作投影片的原則，清楚明瞭地呈現資料。

1.說實話：製作投影片、處理資料時，必須展現絕對的正直。不該有太多裝飾，以免減損可信度。
2.直截了當：想要有效地傳達資料，就必須說明你希望聽眾採取的行動。
3.選對工具：各種圖表有不同的優點，選擇圓餅圖、垂直長條圖、水平長條圖、折線圖。
4.凸顯重點：建議使用中性色，例如灰、深藍為背景色，以免搶掉主題。資料要提供足夠的對比，讓觀眾一目瞭然重點是什麼。
5.維持簡練：拒絕特殊效果入侵投影片。簡潔很重要，去除雜亂資訊，才能說重點。

雷諾茲提醒，準備投影片時，講者應自制，經常自問：「這代表什麼？重點是什麼？重要性是什麼？」有助於刪減不必要的投影片內容。