不再為加班抓狂！管理時間5大法則

文／張漢宜

每天超時工作，卻總是無法好好處理最重要的事？在不同會議間疲於奔命，還得忙著應付下屬的問題？掌握五大法則，讓你輕鬆處理工作，變身聰明主管！

別再忙得像無頭蒼蠅！許多主管常抱怨，自己每天超時工作、忙得要命，但重要的工作事項卻沒什麼進度，不曉得時間究竟都花到哪裡去。

管理大師彼得．杜拉克曾說，「時間是最匱乏的資源，若無法管理時間，就絕對無法管理其他任何事。」

要懂得管理時間，首先必須了解自己的做事習慣與行為模式。有些人做事隨性，沒有規劃；有些人有規劃，但規劃不切實際；有些人有切乎實際的規劃和時間表，但從來做不到。修練以下五項法則，從內到外做好時間管理和有效利用時間。

法則1 分辨緊急和重要

許多人常覺得自己忙得暈頭轉向，但一段時間下來檢討進度，卻落得個「無事忙」的結論，因為大部份的時間，都奉獻給了緊急卻不重要的事情。

生活和工作上的大小事，其實都可以以「緊急」為經，「重要」為緯，分為四個象限：一、重要且緊急，二、重要但不緊急，三、緊急但不重要，四、不重要也不緊急。

仔細思考上述四類事情對你的意義，來安排工作的優先順序。這四個象限，正應該是時間和精力分配的優先順序。

1. 列一張表，將年度、季度及每月的工作目標列出。

2. 訂出上述工作目標的進度。

3. 根據重要工作目標的進度，分配每天的工作，將大部份的時間分配給「重要且緊急」和「重要但不緊急」的事。

4. 用零碎時間和出外用餐時間，處理「緊急但不重要」的事。

5. 盡量不要去做「不重要也不緊急」的事。

法則2 管理「被打擾」

一名媒體視覺總監外號叫「丁董」，他既不姓丁，也非「董」字輩，而是他因應「被打擾」訂下每天下午三點，有事找他的人，可以到他辦公室外按「叮咚」，其餘時間，除非既緊急又重要，否則一律「不准打擾我」。「叮咚」，於是成了他的外號。