多說，不如說對！３原則掌握開會發言時機

文/吳凱琳

      有沒有想過，每次開會自己是不是話太多了？特別是身為主管，似乎常常在不知不覺中，成了會議上唯一的「發言人」。

      到底什麼時機該說話，什麼時機又該安靜聽別人說？美國《企業》（Inc.）雜誌提供主管簡單的3大原則：

      ◎如果有好消息宣布，該說話的人絕不是你：或許是你做了大部分的工作，或許是你在最後克服了所有的困難，或許你是事情成功的關鍵人物。

      但這都不重要。這時你就該把舞台讓給其他真正參與的夥伴，讓他們有表現的機會，由他們來宣布這項好消息，接受大家的掌聲。所有人都已經知道你是背後的負責人，因此沒必要再去斤斤計較，千萬別讓自己或其他更高層的人把持麥克風的位置。

      ◎如果有壞消息宣布，開口的人永遠都是你：一旦有負面的消息，就得由你負起責任，挺身而出，親口告訴大家這項壞消息，直接面對其他人的質問或任何反彈的情緒。

      ◎如果沒有新的消息，什麼都不必說：如果沒有必須要宣布或討論的具體事項，即便是定期召開的會議，不如就取消會議，因為實在沒有必要別浪費大家的時間，為了開會而開會。

開會６提醒：坐對位置，讓自己被看見

文/吳凱琳

參加重要的會議時，除了準備好必要的研究資料之外，在會議上的舉止行為表現，也不可忽略，你的肢體行為會決定別人對你的印象分數，自信的肢體行為，絕對會有加分效果。

 

1.坐對位置，讓自己被看見：別躲在遠離會議桌的角落座位，勇敢地坐上會議桌，讓所有人更清楚的看到你、聽見你的聲音。如果躲在角落的座位，很容易被忽略，可能整場會議結束，都沒人知道你的存在。

 

2.佔大位，展現自信：坐在會議桌前，自然地張開前臂放在桌上，或是輕鬆地放在座椅的扶手上，利用你的肢體擴大自己的空間範圍。「佔領」愈大的空間，愈能展現自信。不要為了怕佔據太多空間，把手臂緊貼著身體，反倒讓人覺得你不夠大方、信心不足。

 

3.記筆記，表現你的認真：寫筆記的動作可以表現出你對會議的重視與專心，但是不要陷入另一個嚴重的錯誤，從頭到尾只顧著低頭記筆記，這樣反而讓人覺得你沒有專心地聽講。會議的過程中，偶爾應抬頭看講者，彼此有眼神的接觸，或是改變自己的姿勢，例如身體向前傾，表現出你有在認真聆聽。

 

如果今天你是台上的講者，肢體語言的表現更是重要。一場演講，文字的影響力僅有7％，聲音佔38％，肢體語言、臉部表情與手勢則是佔了55％。

 

1.不僅要動口，更要動手：你的演講內容必須搭配肢體動作，才能讓聽眾印象深刻。因此事前準備簡報內容時，也得想好要如何搭配適合的手勢動作。

 

2.四處走動，肢體放鬆：不要僵直地站在一個定點，演講時應該讓自己離開講台，自由地走動，才不至於讓人感覺過於嚴肅、呆板，或是覺得你是個性太過謹慎保守、不敢冒險的人。

 

3.臉面向聽眾，不要雙臂抱胸：不要低頭看簡報，讓聽眾看到你的表情，這樣更能強化演講內容的影響力。但不要出現雙臂抱胸的動作，這動作讓人有隔離感，似乎是要將人拒於門外，拒絕溝通。

培養你的親密戰友

文/EMBA雜誌

在歐洲，住宅跟街道之間常存在著有如緩衝地帶的庭院。通常街上的人可以自行推門進去庭院，但是屋內的大門則是鎖著的。庭院可以讓人在進屋前放妥濕雨傘，也可以讓人在出門前照個鏡子整理儀容，是一個提供準備好要進入公領域或私領域的第三地。

管理顧問史代貝（Laurence Stybel）與皮波蒂（Maryanne Peabody）認為，聰明的高階主管在人際關係上，也有著這樣的第三地。他們於史隆管理評論（MIT Sloan Management Review）分析，人際關係有三種：

 

第一種是私生活裡的朋友。有時候自己其實不見得喜歡死黨的一些言行，但是雙方友誼已經維持多年，將來也很可能會繼續下去，是一種近似無條件接受對方的關係。

 

第二種是工作上的夥伴。相對之下，這種關係是有條件的，通常只有為雙方都能帶來好處時才會維持，包括同事、客戶等，關係來來去去。

 

第三種關係是介於前述兩者之間，雖然是因為工作才認識對方，但是真心喜歡跟對方在一起。史代貝與皮波蒂稱之為「親密戰友」（chum），這個關係的重要性常常被忽略。他們指出，培養「親密戰友」的藝術對於知識產業尤其重要，因為公司的生產力往往依賴員工可以跟別人順利共事。

 

一般專業人士懂得為產品找到潛在顧客，最後還能將他們成功化為顧客；更高一階的人則會把顧客再變成「親密戰友」。當他們離開一家公司的時候，許多顧客甚至會跟著他們離開。懂得培養「親密戰友」的人，很明顯地跟其他人拉出了不同。

 

兩位顧問建議，打高爾夫球是一個培養「親密戰友」的理想情境。打完十八洞，雙方要花上幾個小時在一起，地點既不是在家中，也不是在公司，剛好是介於公私之間的第三地。跟工作上的夥伴一起參加藝文活動，之後一起用餐討論內容，也有異曲同工之妙。

 

在企業界，「高處不勝寒」是一個很常見的說法，指的是高階主管知心好友沒幾個，卻有許多表面上得要維持的關係，使得他們在友誼上獲得的滿足並不大。但是史代貝與皮波蒂觀察，很多成功的高階主管卻非如此。他們可能只有幾位真正的好朋友，但是卻有很多「親密戰友」，在工作的同時，享受跟他們共處的時光，其實並不寂寞。

好禮貌：贏得好感的關鍵5分鐘

文/盧智芳

沒有人否認專業與內涵是職場最重要的通行證，但問題是，往往還來不及亮出來，對方已「砰！」地一聲將大門關上。沒有人不渴望遇見伯樂或貴人，但事實可能不是他不來，而是明明已走到跟前，卻被你自己擋駕。有一張無形的網，比學歷、能力更早橫跨在機會之前，它決定你是廣結善緣，四處播下好運的種子；或是連舞台出現都渾然不覺，還把它拒之門外。

 

這是讓人意外的兩個字、記憶中久違的兩個字、有些「八股」的兩個字，但卻是威力驚人、效果神奇無比的兩個字。它是小學教的第一課，卻也是最多老闆抱怨員工不及格的科目——它的名字叫做：「禮貌」。

 

今年8月，《Cheers》雜誌針對超過4千位上班族進行調查，結果發現「禮貌」高居主管眼中「七年級表現最需加強的部份」第2名（49.0％），僅次於「抗壓性」（58.1％），甚至遠超過「執行力」（21.1％）、「應變能力」（16.5％）與「國際觀／外語能力」（6.7％）。

沒有「不拘小節」這回事，禮貌的影響力有多大？在關鍵時刻，它造成的結局差異，可能遠超過你的想像。去年勞委會職訓局調查492家企業，其中33％表示，即使條件再好，都不會把「自以為是狂妄自傲」的求職者列入任用考慮；27％與20％的企業更明白表示，不會錄用「表達遲鈍不知所云」及「不懂禮貌」的人。

 

這不是風格至上、特色當道的年代嗎？為什麼「小節」突然又變得如此重要？當每個人每天見面的人愈來愈多、平均一人被分配到的時間愈來愈短；當愈來愈多企業家體會用才決策中，「人品」更甚於能力時，禮貌好壞自然成為底定第一印象的要素，是能夠最快「見微知著」，判別人才的線索。

 

沒禮貌比沒專業更糟，正因為可以「由小窺大」，一個人禮貌好，經常比刻意演出的成績更容易讓人記住。反過來說，「禮貌差」透露給人的負面訊息，殺傷力也遠超過「專業不夠」。確實，愈成功的企業家，在禮貌上嚴以律己的程度，反而愈讓人吃驚。

有禮，貴人自動上門來。大家都知道對大人物要有禮貌，但是面對跟業務不相關、看來不起眼的小人物呢？真正見過世面的人都知道：「山水有相逢」。今天再微不足道的某人，都有可能在未來某個時刻變成你的「貴人」，扮演「臨門一腳」的角色。

 

很多生意是來自於信任，很多信任是來自於尊重，為什麼有些人就是人緣好、運勢佳？說穿了，無非是透過這些點點滴滴。只要有心，學會「禮儀」並不難，至少可以做到「不失禮」，但一個人會被認為「有禮」、「好禮」，甚至成為一種個人魅力與人際競爭力，絕對是來自更高的境界。簡單地說，就是5個字：「心中有別人」。

不要解釋要解決

文/何飛鵬

一次主管會議中，一位部門主管提出一個問題，希望權責單位能解決。我要這個負責的主管回答，他說了很長的話，都在解釋這個問題如何產生，我耐著性子聽了很久，不得已才開口：不要解釋問題的原因，只要提出具體的解決方案就好。
 
沒想到這位主管開始講他部門的工作有多繁重，又講了這個問題背後有多複雜，始終沒提出具體解決的時間表及方法，我終於忍不住，拍桌子大罵，並要求他限期解決，會議以不愉快收場。我生氣的原因，並不是營運出錯，工作中出錯是難免的，我早已習慣團隊會犯各種錯誤。真正的原因是，相關主管急著解釋而不解決問題。

 
這件事已不只一次在我辦公室中發生，一有問題發生，大家急著解釋，急著找替罪羔羊，我早已在公司內部一再重申：遇到問題，不要解釋要解決，可是成果似乎不大，每個主管遇到問題，還是不斷解釋，尋求諒解，而沒有把心力放在問題的解決上。我試著理解團隊主管們為何會辯解？很可能是因獎懲而來，有錯要檢討、處罰，這是組織的常理，因此一發現問題，一定要先減輕責任，所以立即的反應是解釋。為此我也曾昭告周知，犯錯可理解，只要立即補救，做出相應的措施，就可以免責。

 

但這仍無法免於解釋，最後我只好承認這是人的通病。遇到問題先卸責，尤其是權責主管必然如此，反而能真正冷靜處理、尋找解決方案者，通常是不相干的其他主管。還有一個原因，與上層主管的風格有關。大多數的高階主管遇到部屬犯錯時，通常會有激烈的反應、盛怒、罵人、口出惡言，這是常見的事，當高層主管的反應如此，犯錯的當事人如何能冷靜？如何能不嘗試避罪？又如何能快速而有效的解決問題呢？

 

但不管如何，一旦發生問題，最重要的事還是解決，而不是解釋。不論你多害怕、多緊張，面對錯誤，第一時間的直覺反應一定是面對問題、解決問題，這是最好的彌補錯誤的方法。

承認錯誤是痛苦的，可是如果不承認錯誤，人往往會文過飾非，會用另一個錯誤來掩蓋前一個錯誤，以至於錯誤可能愈滾愈大。

 

解釋錯誤的另一個風險是，錯失解決及補救的良機。錯誤一旦發生，一定有所謂的「黃金救援時間」，這個時間，稍縱即逝，如果我們在解釋錯誤上浪費時間，很可能就會錯失解決問題的機會。

 

我要求所有團隊，面對錯誤，第一時間是解決，絕不解釋，更不是檢討，也不追究兇手。先把問題解決，事後再檢討，而不是浪費時間、精神在口舌之爭上。

職場逆境同樣也是成長的一個過程

文/世界經理人辦公夥伴

逆境是什麼？

「它看起來像是失敗，其實卻是一對看不見的智慧之手，強迫人們改變方向，向著另一個更有利的方向前進。」

 

如何提升職場逆境智能

人生不如意事十常八九，每個人在工作上總有機會面對壓力及逆境。因此，職場人士必須學會處理逆境，提升應付壓力的智慧，才可以有所成就。

 

處理逆境　有正有反

一般員工在職場上面對問題或壓力的時候，都會有兩種截然不同的對應。有人會採取逃避的態度，不去正面處理問題，或以拖延的方式把問題置之不理，這種處理逆境的方法，最終只會為自己及職場帶來傷害。另一種處事的方式就是正面回應，採取積極及有意義的行動，把壓力及逆境轉化為積極的動力。

工作苦樂　全在己心

 

其實，大部分職場壓力或者工作逆境都是源自個人的“想法”。當你的想法只集中於困難險阻的層面時，你便會感到莫大的壓力。同一件工作，有人會認為是苦差，有人卻樂在其中，這就是基於個人對壓力的看法。

其實，適當的壓力有積極刺激的作用，擁有逆境智慧的人，就是懂得如何在逆境中發揮自己的潛能，在壓力的情況下，他們仍然可以集中精神，專心地工作。因此，我們只要明白自己在壓力下的行為及情緒表現，便可以對症下藥，令自己在面對逆境時仍可以安然渡過難關。

注意個人的心境狀態

如果你正處於以下的心理狀況，應學習積極面對工作逆境：

工作消極，覺得自己在孤獨地工作，不受別人欣賞，甚至個人思考及創意完全欠奉；集中力差、善忘、工作效率下降、經常遲到，甚至常常告病假，看見同事們工作愉快而自己卻深深不忿；沉默不語、不喜歡與同事交談、食欲不振、沒有甚麼要求、感無助悲觀。

現今職場環境不斷地改變，只有努力學習，與時並進，自我增值，才可以提升個人的逆境智慧，因為只有這樣才可以在困難中善用壓力，推動自己進步及提升個人競爭力。

會議別在整點開，工作效率提升術

文/waknow

要提高工作效率，必須了解自己集中精神時的極限，即使比別人都短（譬如三十分鐘），超過極限的工作也沒有效率，應該果斷休息。積極的休息，譬如簡單的運動能夠加速血液循環，讓疲勞的腦部藉由血液獲得更多養份，並將廢物排出體外。另外，美國太空總署發現「二十六分鐘的午睡能提昇駕駛表現的百分之三十四」。

 
工作到一半中斷時，如果情況允許就保持當下的狀態，省去整理和恢復原狀的時間，同時更快進入狀況。對經常執行庶務工作的人而言，在大量影印，或者到銀行和公家機關出勤時，都能利用等待時間聯絡事項，甚至是利用進行有聲教材進修。
對會議召集人而言，開會時間訂在如14:20分這樣非整點時間，能夠提高參與者對時間的緊張感，避免遲到。此外，散會的時間也務必要提早確定，增加開會效率。
 
對公司管理者而言，可以將午休時間提前或順延一個鐘頭，解決用餐時間餐廳人滿為患的情況。同時，由於12到13點是一般公司的午休時間，這時的工作最不容易被電話打擾。
 
如果是右撇子，就將電話放在桌子的左側，在接電話時就不必放下手中工作，還可以直接記錄。接電話時先報出自己的單位和姓名，能避免撥錯電話造成的時間浪費。有時無法一次在電話中交談完畢的事項，如果對方需要稍後打來，就事先約定好來電時間，避免無意義的等待和擔心，甚至連外出都受到限制。需要集中精神工作時，使用電話答錄機。
 
使用活頁式筆記本，在插入新頁數時，可以順便翻閱周圍的活頁紙，發現有不需要的立刻抽出，讓內容更正確精簡，減少查閱資料的時間。當日或隔日的待辦事項直接記在活頁式筆記本上，處理完畢就能取出，未解決的項目一目瞭然。
 
使用固定和順手的文具能確實提高作業效率，這通常是由公司統一採購；如果有向廠商索取
目錄，並記下商品的編號或正式名稱，就可以迅速補充到適合的文具。
利用商業書籍進修，需要注意出版（資訊）的時效性，另外，這類書籍的有用觀念通常都集中在各章結尾，所以不要有讀完整本書的想法。
 
利用目錄能夠快速選出自己需要的書，如果看過目錄還是無法理解主旨和架構，那通常就不是自己需要的書。再更進一步，可以先閱讀作者經歷和前言。