下班前五分钟

文/EMBA编辑部



茱莉是个超级战将型的主管，她在一年内所创造的绩效比过去前几任都高。她速度快，全力投入在工作上。照说这样的成绩应该获得公司很大的奖励，但是她最近却反而即将被撤换。原因是，她忙起来的时候常常发脾气。她不听别人的意见，喜欢凡事自己掌控，尽管其他人其实就可以做决定。







当公司找来管理顾问布列曼（Peter Bregman）协助她，布列曼告知同仁对她的看法时，她才猛然一惊。而且她忽然想起，她上一个工作也是因为同样的问题而离开的。







布列曼最近在哈佛商学院的部落格指出，就像茱莉一样，太多主管平常工作太忙了，忙到没有时间停下来想一想，有哪里做得不好，需要改善；哪里做得好，需要再重复这么做。







有一次，有人问布列曼一个问题：「如果公司只能教员工一件事情，哪一件事情带来的影响最大？」布列曼毫不犹豫地回答：教大家如何学习。他认为，如果每个人能从自己过去的行为中，看看什么是好的，重复这些做法，然后诚实找出哪里不好，改变它，那么其他问题就不用担心了。但这其中需要信心、开放，以及不再自我防卫。







布列曼表示，重点是，这件事情其实不需要花太多时间。每天五分钟，在离开办公室前花五分钟，问自己三组问题：







1. 这一天如何？我获得了什么成功？面对了什么挑战？



2. 我学到了什么，关于我自己或别人？我计划明天有什么一样的做法，什么做法不同？



3. 我和谁互动了？我需要联系谁，感谢谁，和谁分享信息，问谁问题？







关键可能就在这五分钟。下班前，花五分钟，想一想自己过的一天。

找出工作的新意義

文/EMBA編輯部



沃頓商學院教授格蘭特(Adam Grant)指出，長期以來，企業界對於金錢激勵（外在動機）過度依賴。其實，一個人如果知道他的工作是有意義的，而且會給別人帶來影響，就會提高這個人的幸福感和生產力。例如，研究顯示，保全公司提供員工閱讀其他保全人員保護生命的故事，這些員工就會比其他員工更加努力工作。







一項研究也指出，當人們把自己心底最原始的那份熱忱，轉化到目前的工作中，重新塑造工作，就可以變得更有創意。例如，律師事務所安排一位原本想當老師的律師，訓練公司新人或輔導實習生；公司讓一位原想成為流程設計師的機械師，向高階主管提出流程改善的想法。透過工作的重新塑造，這些員工無需離開當前的工作，就可以從事喜歡的工作，實現心底的願望。







此外，可以鼓勵員工將工作想像成一套積木，然後重新組合這些積木，將重點放在工作中有生產力的部份，減少壓力和不滿的來源。例如，主管協助員工減少枯燥乏味的任務，以騰出更多時間和精力，去完成他們更喜歡的任務，或者抽出部份時間，嘗試一些新的工作。







員工也可以重新組裝對於工作的看法。一項研究證明了，將清潔工作視為鍛鍊身體的員工，客觀健康水準優於將清潔工作視為一般工作的員工。他們工作內容完全一樣，唯一的區別就是改變對工作的想法，讓工作變得有意義。







沃頓商學院教授卡裴利(Peter Cappelli)認為，當工作壓力過大時，釋放壓力最簡單的方法，就是說出來。主管應該鼓勵員工說出心中的想法，即便提出的建議最終未能獲得實施，也能帶給他們參與感和主人翁感，同時也釋放些負面情緒。







要在不良的經濟環境中，創造健康的職場，關鍵就在於，設法讓員工在工作中發揮喜好與興趣，賦與工作另一種意義，即便只是某個微小的任務。

顶尖业务人员的七特质

文／EMBA杂志编辑部



有些人好像就是天生的业务人员，总是很自然地拿到订单。他们究竟和一般业务人员有什么不一样的地方呢？销售顾问马丁（Steve W. Martin）根据研究，在他的部落格上指出，以下这七种人格特质，造就了许多顶尖业务人员：



1. 谦逊。虚张声势、过份卖弄的业务人员，吓跑的客户比他得到的客户更多。谦逊的业务人员比较团队导向。他们从不把自己当成产品是否销售出去的主要关键。他们认为，团队（例如技术人员、产品顾问、主管）才是协助产品销售成功的主因。



2. 认真尽责。百分之八十五的顶尖业务人员有强烈的责任感、负责且可靠。对于他们来说，最糟糕的事就是让出掌握客户的权力，且反被客户掌握，甚至是竞争对手。他们会掌控整个销售循环流程，同时也掌控自己的成败。



3. 成就导向。百分之八十四的顶尖业务人员，对于达成目标念念不忘，且不断评估自己的表现和目标的差距。在销售中，他们试着了解客户下决定的政治立场，寻找真正影响购买决定的人。因此，他们策略性的思考客户是谁，让自己推销的产品符合客户的组织架构，而非把焦点放在产品本身的功能上。



4. 好奇心。顶尖业务人员比表现平庸的业务人员有颗更加好奇的心。强烈好奇心使他们时常询问客户需求，引导客户深思问题然后回答，以减少彼此信息间的差距。此外，顶尖的业务人员永远想尽快知道，自己是否可赢得这个客户。



5. 保持距离。顶尖业务人员比起表现排在后面的业务人员，爱交朋友(喜欢相聚、分享友谊)的程度较低。这点很令人惊讶。研究结果指出，太过于友善的业务人员，会因为和客户太过亲近，而失去了主导销售过程的权力。



6. 不易感到沮丧。百分之九十的顶尖业务人员，属于极少感到沮丧的类型。其中很多人在高中时，都喜欢团队运动。他们能够控制自己的沮丧心情，快速地从失败中恢复，并且准备好迎接下一回的竞赛。



7. 神经大条。敏感是指人容易感到尴尬的程度。腼腆和压抑都是敏感的一种表现。顶尖的业务人员会为了自己的想法和客户据理力争，必要时甚至不害怕让客户感到难受。他们行动导向，不害怕请老客户买更多东西，也不害怕拓展不认识的市场。



想要培养好的业务团队？不妨从培养这七个特质出发。

10個溝通眉角

文／李欣岳

不怕聽壞消息

無法讓部屬講出心中的話，並不算好溝通。不論是公開或私下場合，主管要建立不介意聽壞消息，並且不會責備、能一起想辦法解決的團隊氣氛。

讓菜鳥學習，也讓老鳥獲肯定

溝通是雙向往來的過程。對於部屬意見，主管要給予回饋。資深員工可給予肯定，資淺員工則創造他學習的經驗，因人而異的回饋，溝通效果更好。

先用耳再動口

不要表現出高高在上的權威。先抱著同理心，傾聽部屬的想法、困擾、挫折，別急著給意見與指導。

少量多餐

不要抱著「有說就好」的心態，因為這樣等於什麼都沒做。同樣的說明不管重複幾次，主管都得發揮耐心，直到部屬將工作完成為止。

一團和氣，一敗塗地

不能為了氣氛和諧，就不拒絕、不反對、不責備。尤其是當婉轉與暗示的方式都用過，卻無法溝通順利，就必須採取更強硬的方式。

不要把路鋪好，也不能都不給路

透過引導，讓部屬逐步朝自己心中的想法去思考。不要急著給答案，也不要完全放手不管，讓他從中學習。

對人要信任，對事要再三確認

相信一個人工作認不認真、努不努力，與這件工作有沒有確實做到好、做到位無關。不論對部屬多信任、交情有多好，都要檢驗進度與內容。

以數字或時間作為依據

避免用形容詞當成雙方結論。因為每個人對「業績成長」、「盡快處理」的理解都不同，改以具體的數字與時間，可避免彼此認知差異。

別太快說No

部屬往往會畏懼主管的權威，無法一次就把想法說完。當部屬表達意見時，馬上就被否決，心臟再強的人，也都會心慌意亂，越講越不知所云。

多問部屬「為什麼」

儘管已知道答案或原因，當下屬提出想法與做法時，仍然可以多問「為什麼」。這樣有助於確認他是否理解目標、注意細節，和自己的考量一致。

專案的時間管理

文/姜明忠



專案的時間管理常常是被忽略但又是非常棘手的問題。我們經常會看到項目拖延，不能準時完成，成了家常便飯。其原因是缺乏時間概念和管理方法。我們要經常問一下：什麼事讓你不能專時完成？每天有多少次外來干擾？你可否處理這些干擾？你會不會說“不”？別人打擾前你自己能夠工作多久？這項工作你加了多少班？你開會開了多少時間？？你工作有沒有優先順序？你每天工作是否有計劃步驟？



有效管理時間的障礙往往來自過多的文字工作、不明確的目標與計畫、不可控的來訪與電話、過多的會議、過多的檢查和專案評估、低效的通信系統、低效的官僚組織辦事程式、缺乏必要的靈活協作、過分注重細節和完美以及專案內容的返工或者變更等。



個人的高效時間管理應該做到：



1、將時間看成可控資源，明確要進行時間管理。



2、列出有效利用時間的程式，納入工作計畫並養成習慣。



3、找出那些耗費時間、影響工作進展的障礙加以排除。



4、按照短期和長期的優先序工作，



5、在精力最好的時刻去做最重要的工作。



6、適時評價工作進展，調配團隊力量，保證重要工作的完成進度。



7、避免過度的評估和外部干擾。



8、從組織上克服官僚和繁瑣辦事程式，提倡扁平、窄細組織、簡化工作流程



9、團隊的高效時間管理應該做到：



10、鼓勵進行個人時間管理，團隊工作時間進度表視覺化。

成功者的年度規畫術

文/王維玲

職場中，總是覺得筋疲力竭、完全提不起勁？ 一整年下來，整天忙碌奔走，卻總是趕不走內心深處的空虛及茫然？缺氧的生活如何變有氧？想要讓新鮮的空氣進來，就要學著在被工作與壓力塞滿的忙碌生活中，為自己留下一點呼吸的空間。

遵循0.8 法則，工作時全力投入，充分發揮效率，不用加班，為自己留下0.2的呼吸空間，補充自己的活氧指數。在壓力—復原的輪迴中，建立不斷向上轉動的正向循環，才能擁有源源不絕的精力去面對接下來的挑戰。 在嶄新的一年之初，不論你追求的是事業成功、獲得財富或是快樂的生活，不妨一起來實驗讓自己愈活愈新鮮的「活氧新計畫」吧！

1》找到關鍵0.8 不加班也有好績效

你以為，工作時間長，就代表自己很有生產力嗎？小心，你可能一天到晚都在瞎忙！生活中，充滿各式各樣的雜音干擾，使我們找不到真正重要的問題，就算每天都花120％的力氣工作，卻只會愈忙愈沒效率，陷入負面循環。 試著調整自己的工作習慣吧！找到真正重要的目標，只需要用80％的時間工作，雖然工作時間減少，但是因為把力氣精準地用在對的地方，就能讓自己準時下班，還能超越績效。跟著以下重點，消除雜音，找到關鍵0.8！

2》早一步， 在起跑點就領先

懂得提前規畫的人，在起跑點就已經遙遙領先。星巴克徐光宇的起跑點，在每年的Q3，所有人還在為今年年度業績衝刺時，他就已經確立明年公司年度計畫目標，因為他很清楚，如果提前準備工作跟夥伴溝通，讓大家可以有充分的餘裕開始準備，新的一年就不會在手忙腳亂中，還要額外花時間想下一步要做什麼。在做年度計畫之前，不妨先花一點時間整理自己，回顧自己去年的軌跡，會更清楚新的一年有哪些要繼續努力的目標。

3》把想做的事情寫下來，把寫下來的事情做完

將年度目標拆解成容易執行的每週及每日計畫，一點一滴累積下來，就能夠朝著目標前進，不會讓時間白白蹉跎。

4》設定查核點

全球景氣變化太快，不管計畫再完美，美商應材半導體總經理余定陸說，都要預留一些彈性空間，保留不可預測的變數。所以,別忘了設定查核點，隨時調整修正下一步，才不會偏離原本的目標軌道。

能力的內涵

文／杜書伍

「能力」，一般人通常認為這是指個人在某一領域的專業知識而言，因此，在追求能力的成長時，也只專注於專業知識的不斷吸收與提升。

但是，我們常會發現，兩個專業知識水平相當的人去處理、執行相同的事物，產生的結果與成效卻往往並不一樣；甚至有些專業知識相對較低的人，其處理起事物來反而得到比較好的結果，為什麼會如此呢？



其實，專業知識、執行能力、學習能力是能力的三大部分，一個人必須這三者兼具才可以稱得上是「有能力」。

　　「執行能力」牽涉的層面相當廣泛且細膩。首先，要能掌握不同事物間的輕重緩急，要懂得階段性、循序漸進推展的道理；執行事物時，必然會產生與其他人溝通協調的需要，因此溝通技巧與方法不可或缺；事物的推展不可能靠一個人就能完成，必須懂得宣導的技巧與方法，並且知道如何把一群人組織起來，分工合作將一件事物「做出來」；由於執行事物必然牽涉到「人」，所以對於人的行為模式與心理特質的認知也很重要…等等。諸如上述種種，都屬於「執行能力」的範疇。



　　「學習能力」，則是專業知識、執行能力兩方面能否精進的關鍵所在，可謂個人能力的基礎源頭。學習能力除了包含態度上是否有心要學，以及是否懂得正確學習方法之外，一般人很容易忽略的一點是，持續地自我反省檢討也是個人學習能力不可或缺的一環，如果不能時時自我反省檢討，學習的成效便大打折扣。



　　個人能力的成長，必須上述三方面均衡發展，不可偏廢。有些人專業知識非常豐富專精，談起事來頭頭是道，但到了實際執行時，得到的結果卻是奇差無比。事實上，只有專業知識而缺乏執行能力，並不足以成事，所有談論的事物即使再理想，也都只是空中樓閣。沒辦法執行落實以得到最後結果的話，絲毫沒有價值可言。反過來說，如果執行能力很強，但是缺乏專業知識的話，則因為無法正確地分辨、判斷事物，而很容易導致把事物執行到錯誤的方向去。雖然最後還是把事情做出來了，但是卻沒有把事情做「對」，這種情況同樣無法產生好的結果。專業知識、執行能力、學習能力共同構成了一個人是否有能力成事，並且不斷提升精進的基本條件。