專案的時間管理

文/姜明忠



專案的時間管理常常是被忽略但又是非常棘手的問題。我們經常會看到項目拖延，不能準時完成，成了家常便飯。其原因是缺乏時間概念和管理方法。我們要經常問一下：什麼事讓你不能專時完成？每天有多少次外來干擾？你可否處理這些干擾？你會不會說“不”？別人打擾前你自己能夠工作多久？這項工作你加了多少班？你開會開了多少時間？？你工作有沒有優先順序？你每天工作是否有計劃步驟？



有效管理時間的障礙往往來自過多的文字工作、不明確的目標與計畫、不可控的來訪與電話、過多的會議、過多的檢查和專案評估、低效的通信系統、低效的官僚組織辦事程式、缺乏必要的靈活協作、過分注重細節和完美以及專案內容的返工或者變更等。



個人的高效時間管理應該做到：



1、將時間看成可控資源，明確要進行時間管理。



2、列出有效利用時間的程式，納入工作計畫並養成習慣。



3、找出那些耗費時間、影響工作進展的障礙加以排除。



4、按照短期和長期的優先序工作，



5、在精力最好的時刻去做最重要的工作。



6、適時評價工作進展，調配團隊力量，保證重要工作的完成進度。



7、避免過度的評估和外部干擾。



8、從組織上克服官僚和繁瑣辦事程式，提倡扁平、窄細組織、簡化工作流程



9、團隊的高效時間管理應該做到：



10、鼓勵進行個人時間管理，團隊工作時間進度表視覺化。