如何善用行事曆，讓你不再被deadline追著跑

文/韋惟珊

為了怕遺漏、怕忘記，你把所有必須做的事情都寫下來，但如果你沒有隨時翻開行事曆來看，這本冊子的功能恐怕還不如手機的鬧鐘，至少它可以在活動前發出聲響提醒你。

但行事曆的功能只有記錄行程嗎？為什麼你努力管理每日、每周、每月的計畫，卻還是拚命追著截止期限跑，工作依舊雜亂無章，生活仍然亂成一團？

拆解工作、分段進行，朝目標進攻

如果你是在公司有安排、老闆有規定、發生緊急狀況時，才將工作填進行程表中，這種行事曆使用方式就是被動式紀錄，必須化被動為主動，例如在接到會議通知後，會先把會議當天要做的事進行拆解，設定出資料蒐集、確定報告內容、製作投影片等準備工作的日期，並寫在行事曆中，用自己的步調完成工作，同時透過周延的規畫與執行，確保自己在會議上做出最好的表現。

回顧舊行事曆，檢視過去的自己

舊的行事曆記載著每一年的工作行程，以及每一件事失敗或成功的原因，是珍貴的經驗與記憶寶庫。回顧舊行事曆，就像是在跟過去的自己請教學習，只要從中找到有待改善之處，就可以避免犯下相同的錯誤，為下一年的成功打好基礎。

1.      查詢基本資料，像是過去曾拜訪過的人、出差地點、曾接待客戶的餐廳、顧客和主管的生日等，保留下好的資訊做為來年規畫的參考；

2.      檢討和比較過去的工作行程，了解行程表排定和工作進行方式，確認每年的環境變化；

3.      查看自己為了達成什麼目標而努力，從中找出優點和可改善之處，有助於下一次規畫的更好；

4.      做為使用手冊，在指導部屬做相關工作時可以做為參考。

目標愈具體，愈能帶來成就感

行事曆中所設定目標必須夠具體，才能按部就班感受成功的喜悅。例如，一心想要成為更體貼業務員的人，就應該設定每周撰寫感謝慰問函的目標，以方便落實計畫。在每一天結束時，如果能夠知道自己已經達成當天的期許，就能在心裡充滿成就感，創造出正向的工作循環。

行事曆不只是被動記錄行程的工具。當你學會運用行事曆檢討、規畫和執行的基本原則，就能跳脫出亂七八糟的生活，為每一天的行動增添充實感，創造出操之在己的人生！