文/王紫炘
兩位在Google工作超過十年的高階經理人，執行董事長施密特（Eric Schmidt）與前產品資深副總裁羅森伯格（Jonathan Rosenberg）最近合寫了一本書––《How Google Works》，分享了自己這十幾年來從Google學到的管理技巧與商業智慧。
其中，讀者可能很好奇，在Google這樣世界級的公司，是如何使用email（或gmail）的？兩位經理人在書裡揭露了自己「專業級」的9條email規則，希望減緩大家對這種數位溝通工具的恐懼。
1.回信速度要快
信件回覆速度快的人，才是能夠仰賴的人。作者表示，他們所認識最棒的（通常也是最忙的）工作者，回信速度都很快。回信速度快有兩個好處：一是能夠建立正向的溝通循環，同事和團隊成員，比較可能把你納入重要的討論和決策中；而這也強化了扁平化、以及用人唯才的組織文化。作者也提到，回信可以很短，就算是「我知道了，已著手進行！」也比什麼都沒回的好。
2.寫email的時候，每個字都很重要。你不是在寫散文，寫得簡潔點吧！
用簡潔的文字，把你所要描述的問題定義清楚。這可能會花你更多的時間：你得先擬個草稿，然後自己順一遍，把贅字通通刪掉。大部分的email中，充斥著太多人們會跳過不看的文字。
3.清空你的收件匣
作者認為，我們花了太多時間瀏覽收件匣，花太多時間決定先回哪封信、或是閱讀那些已經看過的郵件，這些都是浪費時間。一般而言，在開啟一封郵件之後，有幾個可能：1. 讀完信，然後發現你不需要讀這封信；2.讀完信，快速回覆；3. 讀完信，選擇之後再回信，或是等有空再讀一次（表示值得閱讀，但並不緊急，或是信太長了現在沒辦法閱讀）。作者建議盡量選前兩個作法，如果你看完信知道要怎麼做，那就馬上做，目標是清空郵件，但5封以下未處理也還算可以接受。若你之後還要花時間去釐清究竟還有多少事、多少信還沒處理，這100%就是浪費時間。
4. 處理email請依循「後進先出」原則 (Last In First Out)
5. 記得，你是資訊中介站
若收到有用的資訊，記得轉寄給其他有需要的同事。在一天工作的最後，問問自己：「有沒有什麼我應該轉寄的郵件，但我卻還沒寄？」
6.如果你使用bcc（密件副本）功能，請先問自己「為什麼」
會用bcc，答案通常是：你有些不可告人的事想要隱藏。如果這是你的答案，那你要不就公開cc對方，要不就不要cc。作者認為，bcc其實可以是讓工作更有效率的方法。若郵件中的某些收件者，並不需要收到後續往返的郵件，可以把他們放入bcc，當你「回覆所有人」時，就自然可以把他們排除。當你這麼做的時候，也請在信件中註明你的作法。
7.別在email中大吼
用email表達不滿的情緒實在太容易了，如果你需要吼叫，當面對他吼，就別用email了。
8.讓自己容易後續追蹤
若你寄的信中，有希望追蹤的行動項目。將郵件複本寄給自己，並標示為「待追蹤」，這會讓你更好掌握事情的進度。追蹤進度時，只要再寄一次這封原始的郵件，然後打上「做好了嗎？」即可。
9.讓未來的自己，找得到想要的東西。如果有些重要的郵件內容，你之後還需要用到，那就在主旨標示出和內容有關的關鍵字，轉寄給自己。
先想想，自己以後會怎麼搜尋這些郵件？會用怎樣的關鍵字搜尋？這不只可以用在郵件上，用在文件上也很好用。羅森伯格就掃瞄了全家人的護照、駕照、健保卡，並把檔案附上關鍵字email寄給自己。如果旅途中遺失了這些重要證件，就可以很快透過任何瀏覽器取得複本了！
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