文／洪懿妍
事實上，升任主管，絕不只是頭銜的轉換而已，更重要的是工作本質的轉變。「管理」這件事開始出現在新手主管的工作中：向下要管理部屬，向外要管理部門間連繫與合作，甚至還要向上管理上司。
不過，每個人的時間都有限，因此，在做好這些工作前，他們首先要學習的是時間管理。經常處於兵荒馬亂狀態的新手主管，只要遵循以下的方法，一定可以做好時間管理，井然有序地規畫自己的工作。
方法 1：拒絕屬下的依賴性請示，別讓屬下的問題變成你的問題
威廉．昂肯（William Oncken）指出多數主管從未察覺，「自己大部份時間都花在處理部屬的問題。」許多主管成天被淹沒在屬下的請示、詢問、要求中，簡直無法脫身。
昂肯建議，不要讓部屬「分配」工作給你，而是要讓他明白，「問題是你帶進來的，還是應該由你帶出去，你可以向我求助，但我不會單獨採取行動，而是由你和我一起解決。」
史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提醒，主管千萬不要獨裁地「把問題丟回去」，而是要和部屬持續溝通，建立部屬自行解決問題的能力，有效地進行授權。否則，部屬一樣會不斷回來找主管，佔用主管時間。
方法 2：列出工作清單（To-Do List）
首先，你必須將所有該做的事情條列出來，依照重要性與急迫性來排定優先順序，然後盡量將心力投注在重要事情上。為了更有組織一點，你可以先以週為單位，擬定每週計劃表，然後細部條列每日工作清單。
理想上，一項任務的完成時間最好不要超過兩小時，因為研究顯示，一般人全神貫注於某件事 90～120 分鐘後，精神就很難繼續集中了。此外，將工作進行切割可以讓你一次把一件事做完，工作起來更快速、更有成就感。還有一個小訣竅是，從比較困難的任務先著手，這會讓剩下的工作愈來愈簡單，心情就會愈來愈愉快。
方法 3：將理想時間留給自己，拒絕外界干擾
讓你的部屬知道你的理想時間，在這段時間內不接電話，不見訪客，不容許部屬的干擾。要新手經理人堅持保留理想時間有時很難，他們往往不好意思拒絕同事或部屬。
不過，當你明白時間被打斷會造成什麼後果時，就有勇氣向他人說「不」了。史比拉（Jonathan Spira）就明白指出，被打斷 30 秒看起來好像微不足道，但事後你卻得花費更長的時間才能重新集中精神回到工作上。「我們的研究顯示，大約是被打斷時間的 10～20 倍，」史比拉表示。
方法 4：立即處理，不要拖延
隨著你的職責範圍愈來愈大，你要處理的文件，閱讀的資訊會愈來愈多，為了不讓這些文件堆積如山，你必須做好資訊管理的工作，重點就是：立即處理。首先，在收到文件或電子郵件時，先花幾秒鐘看一下文件的標題及內容，判斷該份文件的重要性與急迫性，然後採取以下 4 個步驟當中的一個：
1.立即回覆
2.歸類、建檔
3.分派下去
4.扔掉或刪掉它
記住，每份文件或郵件一定都有去處，最怕的就是擱置，擱置也是浪費時間的元兇之一。除了文件外，新手主管會拖延的另一種情況就是，因為害怕而不想去面對的工作。莫瑞‧史岱納（Morey Stettner）建議，新手主管不要放大這些不愉快的任務，而是採取開闊的觀點：「在我一週 50 小時的工作時間裡，這只要花 30 分鐘就可以了。」 或是 「我很幸運，這原本可能更糟呢。」 換個心態思考事情，你會發現很有幫助。
方法5：保持工作場所的整潔
雜亂的桌面與工作環境是時間殺手，但很多主管常忽略這一點，放任自己每天陷入混亂中。
如果你的桌上堆滿書籍、備忘錄、文件、過期刊物，那麼，時間就會在你埋頭尋找某項資料時溜走了。而且，試想一下，如果你的老闆及部屬經常看到你東翻西找的找東西，有時還找不到，他們會怎麼看你？因此，把東西收好，放在容易找到的地方。
方法6：隨手記筆記
養成記筆記的好習慣，隨身攜帶筆記本，將你想到要做的事情、突如其來的構想、老闆的指示、部屬的問題，隨手記錄下來。如此一來，你就不必日夜想著這件事，解除強迫自己記憶的壓力，也省下事後回想的時間。而且，你也不需要為了怕自己記錯，再花一次時間跟他人確認。
認真說起來，時間管理並不複雜，你也不必非得成為全方位的時間管理達人，有時候，只要做對一件事，或養成一個好習慣，就能大幅提高工作效率。許多成功的領導人面對繁重的工作還能一派從容，關鍵就是時間管理。因此，初任管理職的新手主管，如果有心向上學習，切記一定要紮穩時間管理的馬步。
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