3個原則回答老闆的問題，讓他看見你的優秀

文/劉恭甫

身為部屬最常被主管要求回答問題，而回答得好，非常容易獲得主管的青睞，然而，到底該怎麼回答才能獲得主管的青睞？以下提供回答主管問題時，一定要掌控好的三大條件：

讓我們先思考一下，當主管時間有限，他最想在你的回答中聽到不外乎三點：

一、結論，這件事我們應該要怎麼做？你的建議是什麼？

二、事實，這件事是如何發生的？過程中最關鍵的事實是什麼？

三、重點，這件事的問題重點是什麼？改善重點是什麼？

所以，我們應該把握以下三個原則回答問題：

一，先說結論。把「因為」、「所以」，換成「所以」、「因為」

公司裡的主管都很忙，各位回想一下，當回答主管問題拖泥帶水時，主管可能就沒耐心了，可能你的話還沒說完，他的電話就響了；也可能有其他同事或是急事要找他。在各種可能發生的狀況下，他很可能無法完整聽完你的回答，因此我們一定要學會先說結論。

二，以數字呈現事實：把形容詞換成數字

主管通常希望在最快的時間聽到最關鍵的事實，所以把常說的「因為速度太慢，所以客戶不滿意」或是「客戶認為我們的品質很差」等句中的形容詞轉換成數字，可以讓主管迅速掌握事實。

三，直接講重點

只要一句話引起主管興趣就可以，接下來主管就知道要做什麼了？

例如，當你被問到，「這份企畫書好厚，可以簡單說明一下嗎？」你回答：「這份企畫分成八個部分，一開始是企畫緣由，我們因為……，接下來是市場分析，分析了商機成長……」這類說法，並不容易能夠讓主管立刻了解脈絡。比較適當的方法應該是直接說明這份企畫書的主要內容，像是：「為了提高流程效率百分之十，我們團隊思考了三種改善方案，要在下周選一種開始執行，細節可以請您詳閱企畫書中第十頁的三種改善方案比較。」

每次回答檢視自己是否符合以上三個原則呢？建立自己的優秀形象，在關鍵時刻，你在高階主管心中有多少印象分數，往往是決定關鍵的一票！

讓職場之路更順暢，你不可不知的5個溝通軟技巧！

文/經理人月刊

職場上「硬功夫」是工作上必備的專業能力，「軟技巧」則不但有助於團隊合作、讓工作者更有效率地發揮專業能力，還能讓工作者透過理解他人的想法，與同事合作相處時更加順利和諧。總的來說，軟技巧包括以下5個面向：

1. 了解「說話」和「溝通」的差別：

說話並不等於溝通，溝通包括發問、說服、表達等層面，要達到溝通目的，說話時切忌帶有責怪、質問的口氣。

2.抱怨只會造成失敗：

計畫趕不上變化，變化趕不上老闆一句話。身處瞬息萬變的職場，必須培養自己以正向思考面對變化的心態，找出讓自己和他人雙贏的解決之道，絕對不要抱怨，因為沒人喜歡和抱怨連連的同事相處。

3. 以自己的能力找到解決方案：

許多員工在職場上常會有「別人比我更懂」的迷思。我們很自然地會以為主管懂得所有的事或知道正確答案，其實他們多半沒有。所以，你如果注意到有什麼不對勁，儘管指出來，就算你的提案有可能被駁回，至少大家都記住了你的名字，也都知道你可以跳脫框架思考。

4.不要被細節綁死：

太在乎工作細節，可能會得到兩極化的評價。而在大部分情況下，過分專注在細節，常會讓人見樹不見林，甚至動彈不得。因此，完美主義者最好放掉一些無關緊要的小細節，如果一直困在裡頭，痛苦的只是同事和部屬，問題也會變得更難收拾。

5.反覆確認彼此對「常識」是有共識的：

「這是客戶要的急件，請馬上寄出去。」身為助理的你，接獲主管這樣的指示，你會怎麼做？平信？限時信？還是快遞？如果未能再度確認「常識」是主管與部屬彼此都知道的事情，有時甚至可能會造成企業莫大的損失。

在職場上，除了有專業能力的硬功夫之外，也要搭配軟技巧，與人為善、及時完成任務。

讓你事半功倍的工作好習慣

文/ SmartM人才培訓網

付出越多努力，就能獲得越多的成功？事實上，你不能僅靠埋頭苦幹就達成最重要的目標，而是必須藉助有效能的工作方式，才能盡快收到成果。正如管理學之父彼得杜拉克（Peter Drucker）說：「效率是將事情做對，效用則是做對的事情。」不論你從事的是什麼工作，不妨試試下列幾個方法，讓你的工作效能更高，離成功更進一步。

ㄧ、預先排定工作時程表

要以最有效的方式利用時間，就要先排定好所有事情的順序：工作會議、代辦事項、預約……。最好讓一件事緊接著另外一件，以便早日習慣你建立起來的習慣，這樣做的好處是不必花太多時間在摸索接下來的工作。不妨嘗試將休息時間也排進你的習慣之中，並檢視你在每項工作事務中究竟花了多少時間。

二、將任務拆成小單位

將每個月最重要的工作標記起來，然後在你的工作清單上，再仔細地分配每週、甚至是每天，要完成的工作進度。特別是當你有個大型的專案要執行時，這是最有效率的方式，讓你的時間能夠精準地分配到每個細部的工作環節上，又不致忽略整體專案的進度。

三、設定deadline，完成時別忘獎勵自己

設定完成的截止期限，是達成目標最為關鍵的一步。設定比你真正截止日期早幾天的時間，確保你準時完成所有工作，同時也可以有幾天的休息時間。提早完成工作進度也替接下來的工作帶來許多優勢。無論如何，保持進度上的領先，總是比落後要來得好。

四、遠離讓你分心的工作環境

克制住上班時想要上網、滑手機、講電話、處理私事的衝動，別讓這些事情阻礙你的工作目標。如果你養成了專注的好習慣，在上班時專心處理公司的事情，你將較有可能完成每日的工作進度，這也讓你更能充分地放鬆與享受在家的時光。

五、寫出簡單扼要的電子郵件

一個句子就能表達清楚的事情，不需要寫出整段文章，這不僅僅浪費你的時間，也浪費了收信者的。人們傾向較快回覆直接明瞭的訊息，但也別忘了寫信時要保持有禮貌的語氣。

與時俱進，否則下個淘汰就是你

文/杜書伍

每個人進入職場之初，都因不會做、不熟悉而會努力學習。逐漸學會、熟悉以後，有些人以為這樣便能應付工作，學習意識減弱，心態變得安逸，無視內外環境變化使得工作內涵早已不同，而未積極去分辨差異、調整做法；而是依樣畫葫蘆、行屍走肉般、不動腦筋的用老方法去做。

這種人有的是因為個性追求安逸，不知不覺陷入這樣的情境；有的是本身存在負面思維，認為工作就是應付了事，多做沒好處，能輕鬆、偷懶就是賺到了，內心還竊笑別人很笨。

別讓心態怠惰，平常就要建立新能耐

世界在改變，社會在進步；而企業為了競爭與發展，更會積極提升，企求以超前世界、社會的變化。

倘使提升速度只是持平於世界與社會，甚至較慢，很快就會被淘汰。而且，變化是漸進、不易感知的，若是累積到足夠大的變化才去因應，往往已失競爭先機。因此經營者必須具備敏銳的觀察洞悉力，才能預知改變、及時建立新的能耐，以面對競爭；否則就會時不我與，想要改變也來不及。

個人也是相同！若不亦步亦趨的跟隨企業的改變而改變，一開始尚不感覺有何差異，一段時日後，你會感覺做事越來越不順手，經常沒能把事做對，主管對你的關注愈來愈多，甚至給出嚴重的警告！到這種地步，你已嚴重的落後與脫節。假使你還不自覺，一味怪罪他人不配合、主管有成見，那註定沒有改善的可能，你將無法勝任工作。或許你會選擇離開公司，用依然能找到工作來反證問題不在你；但假以時日，若非上述情境重演，就是該企業也因為無法與時俱進，經營不善甚至被市場淘汰。

所以，個人只要不與時俱進，就會漸漸落後；落後差距大到企業不能忍受，就會被公司淘汰；倘使依然故我，再換工作也只能在條件更差的企業，才有容身之地。一而再，再而三，很多人可能不到五十歲就再也找不到工作了。這就是全世界共同面臨「結構性失業」的原因。