Monday, March 7, 2016

犯錯後, 如何收拾殘局?



文/競爭力直升機
當我們已經犯了錯,應關注的便不能僅僅是避免出現差錯。因為,毫無疑問,挫折也是一個轉折。它不僅可以令我們損失一些時間和資源,讓我們重新對問題進行計畫和審視,還可能威脅到我們個人以及組織的聲譽。

如何收拾殘局
此時最好的辦法就是不要回避或逃避責任。你應該特別做什麼呢? 接下來的幾步十分重要:

n   退一步,深呼吸。在採取行動之前,先給自己一些喘息和思考的時間。客觀審視這個問題,思考發生了什麼、怎麼發生的以及事情為何發生。應盡量避免過早採取過於衝動的舉動。在你能蒐集到所有資訊並獲得可能的幫助以後,再做決定。

n   拒絕誘惑,抑制想掩蓋失敗的衝動。歷史一次又一次證明,那些試圖否認問題、企圖掩蓋事實的人終將失敗。在短期內,有可能此舉會讓你暫時擺脫艱難的處境,獲得一晚安眠,但心結不解,問題仍在,噩夢也會重新向你襲來。

n   拋開自我。尤其當你認為自己受到攻擊或他人批評和傷害時,你的自我會妨礙你做出明智的決定。如果你的回應是為了保護自我,便容易採取錯誤的舉動。最壞的做法無非反應過度,將自己的利益放在首位,以保護自我為目標,這也是讓你失去個人信譽的最快方式。

n   尋求他人的建議。請教有過類似經歷的人,聽聽他們怎麼說。在這種情況下,他們比你能夠更加客觀地看待問題,提出比較合理的建議。

n   展望未來。不要只將注意力放在如何解決眼下的問題和盡量減少其影響上,還應該避免此類錯誤的復發。在你進行兩方面的分析之後,你是否採取相應的預防措施以防止未來類似問題的發生?

n   從不同的角度和出發點審視自己。是你做了什麼導致這個錯誤? 你是否應該有不同的做法? 在經歷過錯誤和危機之後,你也需要做出相應的改變。

n   認真思考如何致歉。這可能是一個正確的舉動,讓你有全新開始的機會。如果你準備向他人致歉,一定要發自內心,因為虛偽空洞的道歉比不道歉更糟糕。

不幸的是,錯誤一旦發生,就是一種不爭的事實。因此需要謹記,不管我們在什麼性質的組織工作,資源都是有限的,不容輕易浪費,第二次補救所消耗的遠遠超過一次成功。不能一而再、再而三的需要補救,會很難得到別人的諒解了。就像棒球比賽的規則一樣,三擊不中,你就出局了。

Monday, February 22, 2016

想當成功業務,一定要有這5個認知



文/亞瑟的業務筆記
做為一個業務人員,你就是一個公司,否則你無法理解自己應該有什麼態度來面對自己的工作。也就是說,你應該把自己當成一個公司來管理,而把自己當成一個公司看待時,你要知道:

一,你是有立場的
當你是一個公司時,你是有自己的立場,立場就是不可以把自己命運交給其他公司的自主性。有立場,就是「將軍趕路,不追小兔」,偶爾出現的小誘惑,不值得你去分神。像劉備,就是要匡復漢室,所以雖然到處投靠人家,歷經顛沛流離不改其志,從不當人家的部下,這就是立場。

二,你是有價值的
當一個業務人員把自己當成一個公司時;你就是一個公司,你要透過產品或者服務,來體現你的價值。你要幫股東賺錢,也要保護你的員工。你需要決定,你要提供哪一種價值給這個產業、你要服務哪一種客戶。沒有人可以取代你做這種決定,你必須認知到;你是你的事業、你的技能、和你的收入的最終決定者。

三,你沒有抱怨的權利
當一個業務員把自己當成一個公司的時候,面對公司內部新產品推遲量產時間,生產部門缺貨,客戶倒帳跑了,你不能用這些理由作為不能達成營業目標的藉口。你就是一個公司,沒有人會主動幫你,這不是合不合理或公不公平的問題,這是現實,抱怨不會也不能解決你所面對的問題,你所能做的就是,面對問題,拿出辦法,這是業務人員的基本功能,如果一個業務人員,不能有這種信念,是不可能把工作做好的。

四,你有自己的董事會
如果你是一個公司,你會有自己的董事會,也就是你會有一群與你利害相關的諮詢委員,可以包括公司內部和外部的同事、你的直屬上司、同行、家人及好友。當你碰上重大問題,或者有重大決策的時候,你可諮詢他們的意見,讓他們對自己進行評估,確定自己應該發展的方面,瞭解機會所在,理解自己的角色,以及公司和行業的現狀。

五,你是要成長的
成長是一個公司不可推卸的任務,所有的公司都被假設為要永續經營的。在這個多樣變化的環境裡,你要保護你的事業,要避免受到傷害,同時還要能夠獲利,這是你的責任,沒有人可以幫你做這件事。你就是你公司的執行長,你要照顧你自己的公司!

想做好一場簡報,這4個簡單秘訣一定要知道!



文/謝明彧

接獲簡報任務時,你把心力和時間都用在哪裡?除了專注於內容的構思與投影片製作之外,千萬別忽略了「上台前的準備」,否則將使得簡報效果大打折扣。以下分享簡報事前練習的祕訣:

祕訣1:熟記投影片順序
蘋果(Apple)創辦人史蒂夫·賈伯斯(Steve Jobs)以精彩簡報聞名於世,他的投影片總是配合他生動自然的說明,在恰好的時間點上出現。要有這樣的表現,一定得把投影片順序全部記住才有可能。如果盯著螢幕等待下一張投影片出現,絕不可能營造出這種效果。

要記住每一張投影片的順序,沒有想像中的困難。一般上台簡報的投影片大概是二、三十張,可以區分為「開場」「3個重點」「結尾」等段落,每一段落約四、五張投影片,透過「先記段落,再記細節」,就可以大致掌握投影片出現的時機。

祕訣2:演練時大聲說出來
「記憶是一回事,實際說出來又是一回事!」只在心中默念演練絕對不夠,唯有大聲念出來,才能發現語意不順的地方。不過,大聲演練不是背稿,而是記住投影片順序,然後配合著把話說出來,就算每次講的話不盡相同也無妨,多練幾次,就會發現自己愈講愈順。

祕訣3:控制好時間
再好的內容,沒時間講完也是枉然。演練時,最好打開計時器,確認每個段落的時間分配是否恰當。第一次練習時,通常都會超時,就可以再思考哪些部分可以刪除或應該更深入,重新檢視每個段落內容與時間配置,反覆調整,就能讓自己更穩更有信心。

祕訣4:請朋友給意見
自己練習往往有盲點,所以最好能請朋友或同事,以一般聽眾的角度,針對你的演練給予回饋,幫你分析哪裡講不好、哪裡內容太深。透過旁觀者的角度,往往能得到意想不到的啟發。

永遠比別人快一步,好機會手到擒來!



文/馬安奇
你常被當成「職場隱形人」嗎?不清楚別人都在忙什麼、沒參與重要決策、說話沒有分量,甚至找不到容身之處?有時候,原因不在於你不夠優秀,或者別人刻意排擠,而是因為你不懂怎麼快速判斷、即時把握表現機會。若是平常就養成習慣,在別人突然詢問「有誰想試試看?」的時候,擁有當機立斷舉手說「我來!」的即答力,才能為自己召喚良機。

1.平時多觀察,突發狀況也能有好表現
「立即回答」不等於胡亂回答,為了能在第一時間做出最適當的反應,平常就必須磨練反射神經、節奏感與爆發力,事先假設所有狀況,才能辨別機會何時降臨。例如,平時仔細觀察上司、同事或客戶最重視哪些事,才能在緊要關頭做出令對方滿意的回應。

最棒的情況是當其他人還在猶豫「該不該接話」、「怎麼接話最好」的時候,你已經憑著過去累積的經驗與直覺,以最快的速度回應了。

2.當機會來敲門,先快速沙盤推演再迎接
假如上司臨時交辦任務「盡快完成這份估價單」,而你立刻回答「是的,我會盡快處理。」你可能誤解「即答力」。真正的即答力,是在回答Yes或No之前,能快速考慮過自己目前正在進行的案子,判斷新任務的優先順序,然後做出回應。例如,主動向上司說明:「我手上的企畫書必須在今天送出,而估價單下週才要提報給客戶,所以,我在明天前完成估價單可以嗎?」

當問題擺在眼前時,回答時間愈短愈好,但是,並非未經評估就點頭,而是學習如何不斷縮短評估時間,讓判斷力愈來愈銳利。

3.常問「Why」「How」「What」,鍛鍊重點掌握力
想比別人更加出類拔萃?別妄想能有立竿見影的方法,必須懂得如何累積真正的實力。一件事至少要經過10次「Why?How?What?」思考,反覆釐清事件真正的重點。對於理所當然的事物,還能夠每天思考「Why?How?What?」才能將每一次回應轉換成開闢新局的契機。

成功來自各種微小機會的串連,沒有人一開始就跑得又快又順暢,都是先從奠定基礎開始,做足訓練,才能培養出敏銳的「反射神經」,幫助自己拓展格局。