Wednesday, April 22, 2015

種情境修練,讓你想的跟老闆一樣!




文/陳芳毓
日本松下企業的創辦人松下幸之助,在一次世界大戰後,以100日圓創業,建立了全球數一數二的家電王國。曾擔任松下幸之助機要祕書22年的江口克彥,現在是日本知名智庫「PHP綜合研究所」社長,江口克彥將與這位日本「經營之神」的共事經驗,寫成了《部屬的哲學》,闡述為人部屬之道。

情境1:當老闆提出「不合理」的要求時…
老闆在想的是:「提出稍微超出能力的要求,部屬才能得到成就感,公司也才能不斷成長……。」
員工該想的是:「寧願試著做做看,也不要因為沒有試過而後悔。」
O 員工可以這麼做:開朗地跟老闆說「好,我一定盡全力去做!」留給老闆「值得信任」的印象。
X 最好不要這麼做:有氣無力地跟老闆說「既然是命令,我也只好做做看了……」

情境2:當你被老闆責罵時…
老闆在想的是:「我也希望不用罵人就能把事做好。希望這傢伙真的聽懂我的話了……」
員工該想的是:「老闆對我有期待,所以才會罵我。我不能因此沮喪,要趕快彌補錯誤才行!」
O員工可以這麼做:立刻認錯。兩、三天後等雙方都氣消了,再詳細解釋說明。
X 最好不要這麼做:當場頂嘴反駁,挑戰老闆的尊嚴。不要挑起你注定會打輸的仗!

情境3:當老闆交付困難的任務時…
老闆在想的是:「他平常表現不錯,但這個案子特別難,不知他能否順利完成。真擔心啊!」
員工該想的是:「老闆願意交付困難任務,代表他信任我。我不能逃避,要全力以赴!」
O員工可以這麼做:擬好計畫,跟老闆分析「怎麼樣才能做得到」。老闆要求做100分,你就做到120分,只照著老闆的要求做事,會讓工作變得無聊又沒自主性。
X 最好不要這麼做:找藉口,跟老闆解釋「為什麼做不到」。

情境4:當老闆追問是否能提前完成任務時…
老闆在想的是:「我知道期限是1周,但如果他能在5天內完成,那就更棒了!這樣我才好掌握情況,決定下一個步驟。」
員工該想的是:「老闆可能很急。就算我無法提早完成,也要定時回報進度,讓他能規畫下個步驟。」
O 員工可以這麼做:對老闆說:「正在趕工中!」或加緊趕工,對老闆說:「兩天後就可以完成!」留給老闆「靈活、工作能力強」的印象。
X 最好不要這麼做:對老闆說:「別急嘛,你不是說期限是一周嗎?」


情境5:當老闆在閒聊或正式談話中,不斷重複同樣的話題時…
老闆在想的是:「這件事對我來說真的很重要。他應該聽得出我的暗示吧?」
員工該想的是:「原來老闆很重視這件事。我應該照他說的去做。」
O員工可以這麼做:揣摩出老闆的真正意涵,如果同意他的看法,就順著他的意見提出計畫,久了就會得到老闆的信任。
X 最好不要這麼做:得到老闆信任前,不要處處反對。得到信任前提出反對,叫「正直敢言」;沒得到信任就提出反對,叫「愛扯後腿」。

情境6:當你想休長假,老闆面有難色時…
老闆在想的是:「員工要休假,我也不好直接拒絕。可是現在是旺季,有人休長假,會對團隊帶來很大的影響。」
員工該想的是:「雖然我有休假的權利,但是休長假可能會造成同事的負擔。」
O 員工可以這麼做:把5天的假縮短到3天,或等淡季的時候再休假。
X 最好不要這麼做:一完成任務就休1周以上的長假,不顧公司的狀況。

情境7:當老闆詢問工作進度或結果時…
老闆在想的是:「我時間雖然有限,但真的很想知道實情。不要老是說『沒有問題。』聽起來讓人很不安!」員工該想的是:「向老闆報告,是重要的表現機會。不論結果好壞,都要說出來,才能讓他放心。」
O 員工可以這麼做:先報告結果,再提到過程中的重點,讓老闆知道自己為了達成目標,做了哪些努力。
X 最好不要這麼做:總是回答「沒問題」來「不讓老闆擔心」。萬一最後出問題,你不僅要為失敗負全部責任,老闆也不會再相信你了!

情境8:當你向老闆爭取預算時…
老闆在想的是:「每個部門都在爭取預算,我要把錢給那個能說服我的人,他能說服我,應該也能說服他的客戶。」
員工該想的是:「公司資源有限,我要主動表現,才能爭取老闆的注意!」
O 員工可以這麼做:多跟老闆溝通,把他當客戶,把年度預算計畫「賣」給他。
X 最好不要這麼做:暗自猜想「我跟老闆很有默契,他知道我的下年度計畫,所以應該會多給我一點預算吧?」
 

Monday, April 20, 2015

水平思考的技術:為什麼他想到的,我想不到?

會議室裡,老闆面色凝重。「市場明明有需求,我們的產品也做得不錯,為什麼銷路還是不見起色?」問完問題,老闆開始環顧與會同事。「拜託,千萬不要點我的發言啊,」你的眼神垂向桌面,心想:「你問我,我問誰呀?」要是被點名發言,大概也只說得出「可能跟市場整體有關吧」「我想業務員可以再加把勁」「我覺得??是不是行銷那邊的問題啊」這種大家都想得出來的答案。

不過,總是會有聰明的同事,一開口就是:「我覺得這個問題可以分成3個角度來看,第一,銷售通路;第二,促銷手法;第三,價格策略。」一經他的分析,問題豁然開朗。「啊,沒錯就是這樣!為什麼我之前沒想到呢?」那個聰明同事有的資訊我也有,他陳述的邏輯我也一聽就懂,但為什麼他想到的,我卻想破頭也想不到?問題可能出在,我們都太專注於邏輯,忽略了水平思考。

※邏輯思考沒教你的事:
相對於邏輯思考是從一個既定的立場繼續「往下」推演、驗證,水平思考是善用既有訊息,往「旁邊」去嘗試不同的認知、不同的切入點,以得出新點子的方法。

有一個例子:有個5歲的小男孩的朋友,讓他從兩枚硬幣裡選一枚帶走,其中一枚是「體積較大的『一元』硬幣」,另一枚是「體積較小的『兩元』硬幣」。小男孩選了前者,朋友不但譏笑他是蠢蛋,還經常用同樣的遊戲愚弄他,而小男孩也始終學不會,每次都拿那個較大的一元硬幣。有個大人好心告訴小男孩,兩元銅板比較值錢。小男孩聽完後很有禮貌地說:「我知道啊,但如果我第一次就選了兩元銅板,他們還會經常讓我選嗎?」

聽完小男孩一直笨下去的理由,你一定會恍然大悟,還反過來稱讚他聰明。這就是「後見之明的邏輯」,自己做出「因為裝笨,所以可以持續地選(一元)硬幣,比一開始就拿走兩元硬幣,划算太多了」的因果推論,於是又落入垂直的邏輯思維,忽略了小男孩到底是怎麼想出「裝笨」這個關鍵策略的。

 ※思考兩階段:水平發想+垂直驗證:
水平思考不是邏輯思考的替代品,而是互補品。讓我們以不同的方式看待事物、重組概念和衍生各種選擇,探究各種可能與方法,而非只追求同一種方式。水平思考就是突破思考困境的好工具,可以幫助我們避免邏輯思考的最大缺點──找證據支持自己出於第一印象、隨便想想、偏見或因襲傳統而形成的主張。運用水平思考,我們可以在一頭栽進某個概念之前,先抬頭看看四周,是否還有其他值得嘗試的選項。

優秀員工與平庸員工的差別


文/Anyelse
約翰和戴維是新到速遞公司的兩名員工。他們倆是工作搭檔,工作一直都很認真,也很賣力。上司對這兩名新員工也都很滿意,然而一件事卻改變了兩個人的命運。一次,約翰和戴維負責把一件大宗郵件送到碼頭。這個郵件很貴重,是一個古董,上司反復叮囑他們要小心。沒想到,送貨車開到半路卻壞了。約翰背起郵件,一路小跑,終於按照規定的時間趕到了碼頭。這時,戴維說:“我來背吧,你去叫貨主。”他心裡暗想,如果客戶能把這件事告訴老闆,說不定還會給我加薪呢。他只顧想,當約翰把郵件遞給他的時候,他卻沒接住,郵包掉在了地上,“嘩啦”一聲,古董碎了。“你怎麼搞的,我沒接你就放手。”戴維大喊。“你明明伸出手了,我遞給你,是你沒接住。”約翰辯解道。

約翰和戴維都知道,古董打碎了意味著什麼。沒了工作不說,可能還要背負著沉重的債務。果然,老闆對他倆進行了嚴厲的批評。“老闆,不是我的錯,是約翰不小心弄壞的。”戴維趁著約翰不注意,偷偷來到老闆的辦公室,對老闆說。老闆平靜地說:“謝謝你,戴維,我知道了。”隨後,老闆把約翰叫到了辦公室:“約翰,到底怎麼回事?”約翰就把事情的原委告訴了老闆,最後約翰說:“這件事情是我們的失職,我願意承擔責任。另外,戴維的家境不太好,如果可能的話,他的責任我也來承擔。我一定會彌補上我們的損失的。”約翰和戴維一直等待處理的結果,這天老闆把約翰和戴維叫到了辦公室。老闆對他倆說:“公司一直對你倆很器重,想從你們倆當中選擇一個人擔任客戶部經理,沒想到卻出了這樣一件事情,不過也好,這會讓我們更清楚哪一個人是合適的人選。”戴維暗喜,“一定是我了”。 “我們決定請約翰擔任公司的客戶部經理,因為,一個能夠勇於承擔責任的人是值得信任的。約翰,用你賺的錢來償還客戶。戴維,你自己想辦法償還給客戶,對了,你明天不用來上班了。”“老闆,為什麼?”戴維問。 “其實,古董的主人已經看見了你倆在遞接古董時的動作,他跟我說了他看見的事實。還有,我也看到了問題出現後你們兩個人的反應。”老闆回答說。

這個故事給人的最大啟示是勇於承擔責任,這也是優秀員工和平庸員工的差別。勇於承擔責任是人的一種品質,也是身在職場生存的基本條件。無論職位高低、能力大小,還是身在何種性質的企業,不管崗位職責管理幅度寬窄,必須立足本職,獨當一面,肩負起應有的責任,對得起那份薪水和良知。

每個人都會犯錯誤,犯錯誤不可怕,可怕的是找各種藉口理由推卸,不敢承認,並養成習慣,成為一種習慣性思維定式、行為定式,更為可怕。不知不覺,身在其中沒有意識到更麻煩。犯錯後找到問題根源所在,解決問題,使同樣的錯誤不再重複地犯,“人不能兩次踏進同一條河裡”,是最為重要的。公司最後選擇了約翰做客戶經理是明智正確的,因為約翰勇於擔當,並能為他人著想。而戴維則不敢擔當,害怕不敢承擔責任。讓我們做“約翰”,不做“大衛”。無論是做管理者還是普通員工,勇於擔當,對企業、對客戶、對社會負責任,做有價值的事,做有價值的人。

Wednesday, April 1, 2015

輸在「說錯話」?工作第一天就該學會的5件事


文/Cheers:快樂工作人
表達,是職場勝出核心能力,「無論從事任何行業,都不可能避免與人接觸。所以,不管私下溝通或公眾演說,都是無法逃避、必須具備的能力。」不是沒內涵,是沒開口的習慣,有實力,卻說不出來。問題出在哪裡呢?「台灣人比較怕面對激烈爭論的場面,歐美的學生就比較愛爭辯,也不怕表達與眾不同的意見。」淡江大學明星講師劉中薇,6年前開始在淡江開設「說故事與創意」課,她估計,通常要花費3週時間,才能讓學生習慣開口問問題。有一次讓學生在黑板上寫出他們不敢說話的原因,「答案五花八門,但最多的答案是:怕丟臉、沒自信、怕說蠢話、怕跟人家說得不一樣⋯⋯。」

第1件事:沒事常發言,多說多進步
對於會議進行流程、事先的資料研讀都預做準備。看到其他國家學生爭先恐後舉手,規定自己:「有發言機會,先舉手再說。」別怕自己的問題蠢、或是講不周延,畢竟那就是你現在的樣子。嘗試說出來,未來才有不斷改進的機會!藉著對演說主題周延的研究,規畫演說內容,進行充分事前演練,就能提高自信及自在感。事前演練時,試著寫下較完整的演講稿,若演說時真的突然腦筋一片空白,還有筆記可以幫忙。

第2件事:強化內在組織、整合、邏輯思考力
若將技巧、聲音、表情等比喻為電腦的螢幕、列表機等外部配備,那麼邏輯思考、組織能力就等於是電腦的CPU(主機)。有技巧而沒內容,說話就只是「打嘴砲」。透過對同一篇文章的反覆重整架構、修辭,不斷使文章趨於完美。這套反覆琢磨法,同樣適用於組織、架構說話內容的訓練。當然,提升說話的思想內涵及「生命厚度」,最簡單、快速的方法還是讀書、讀書、讀很多書。大量閱讀,腦中資料庫豐沛,自然出口成章,旁徵博引。

第3件事:洞察人心
說話時,時時把別人放在心上,自然會知道何時該開口,何時又該保持緘默;何時該「進兩步」,何時又該「退三步」;哪些話該說,哪些話又不該說。

第4件事:反覆演練、多方觀摩
聽到精采的演說,用心觀察各項細節,分析其中動人的因素;對於生活周遭發生的故事,他會刻意記下來,作為與人溝通或演講時可用的素材。

第5件事:創造個人說話魅力

慢慢的,你將逐漸超越「技術」層次,進一步將說話與自我人格特質結合,創造出屬於你、獨一無二的個人魅力與說話風格!