文 / 競爭力直升機
不想給對方有先入為主的想像空間，有什麼好辦法呢？只要採取不讓對方有機會發揮想像力的說話方式即可。絕對不能到最後才說出結論，這就是倒金字塔—依照「重要性」說話的表達方式。「倒金字塔」的說話結構: 簡言之，倒金字塔就是先說出最重要的「結論」，緊接著再說出「第二重要」的內容，通常我們會在這時說明造成結論的理由及原因。然後才是第三重要的內容，接著再敘述更次要的內容……依此類推。「倒金字塔說話術」的優點是讓結局先登場，說服力道最強，在第一時間就提出結論，就能讓對方快速地理解內容。同時不會讓人誤解話中的重點。而且倒金字塔在資訊傳達速度、印象度等方面，也勝過其他的表達方式。
究竟為什麼「開門見山地說出結論」就不會產生誤解呢？
舉例來說，向主管報告專案進度時，主管通常已經很清楚專案的整體架構和背景。在這樣的前提下，主管詢問下屬關於「針對夏季高需求量而研發的新產品，何時可投入市場」的問題。這時候如果下屬採取「時序性」的敘述，就很容易引起誤解。
範例:
【問題】什麼時候可以投入市場？
【回答】試驗品的研發進度落後，聽說還要二個月，也就是大概在五月才能完成。接下來，我們會針對試驗品進行安全性檢測，並著手設計生產線，大約三個月後便能開始量產。這麼一來，就要到八月底才能出貨了。這樣是趕不上高需求期的。我們正在想辦法提早出貨。首先我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍，並且在每個階段都進行安全性檢測，生產線方面，可依照試驗品的設計圖來打造。這樣一來，我想我們就可以趕在七月初出貨了。
在上述例子因為主管已經先得到「試驗品研發進度落後」的訊息，在這個前提下，從下屬解釋造成「進度落後」的原因開始，一直到「我想我們可以趕在七月初出貨」的結論，中間的空檔等於提供給主管胡思亂想的時間，也就是發揮想像力的空間。假如主管很擔心新產品無法如期投入市場，那麼在這段時間內，他便會因為過於擔憂而想像許多負面的狀況：「正如下屬所說，試驗品的研發進度落後確實是個嚴重問題」、「為了提早出貨而想出來的對策，怎麼看都像是應急」、「那些對策應該無法全部順利進行吧」。這麼一來，即使最後聽到「我想我們可以趕在七月初出貨」的結論時，主管恐怕早已產生先入為主的觀念，依照自己的想像，將結論理解成「對策必須全部順利、條件也都齊全的狀況下，才有辦法在七月初出貨」。還有一種情況，雖然是一樣的回答，但仍會造成對方產生完全相反的理解。假設主管認為「在七月初出貨是首要之務」，那麼在結論出現之前，主管可能會想像出符合自己期望的正面情境，如「試驗品的進度雖然落後很多，但我們必須想辦法解決」、「每個對策都是可以確實執行的」、「對策都很棒。一定會非常順利」等。這麼一來，主管對於「我想我們可以趕在七月初出貨」這句話有了正向解釋，可能會過度樂觀的將結論理解為「新產品確定可以在七月初出貨」。
別留給對方胡思亂想的空間，因為下屬想表達的既不是「假如對策進行得不順利，便很難在七月初出貨」，也不是「我們準備了萬全的對策，在七月初出貨已經是定案了」。他可能只是想敘述「透過採取一些對策，我想我們可以趕在七月初出貨」而已。因此無論是何種解釋，都是對方先入為主的理解，也就是說話者的原意遭到了誤解。
電影常會按照時間順序說故事，原因是這樣能讓觀眾在觀賞時，有想像的空間和樂趣。隨著故事的發展，觀眾會一邊想像著「接下來是不是那樣？會不會這樣呢？」因為未知而感到緊張和期待。即使如此，因為每個人的想像力不同，也可能對結局產生不同理解。有人會認為「太好了，跟我料想的一樣。主角最後應該會過著幸福快樂的日子吧。」，也有人會認為「真遺憾。這樣主角不是太可憐了嗎？」明明是相同的結局，根據每個人的想像力卻有不同詮釋。
不想給對方有先入為主的想像空間，有什麼好辦法呢？只要採取不讓對方有機會發揮想像力的說話方式即可。絕對不能到最後才說出結論，這就是倒金字塔—依照「重要性」說話的表達方式。
範例
一開始就說「結論」，才有說服力
【問題】什麼時候可以投入市場？
【回答】以目前的狀況看來，我想我們可以趕在七月初出貨。我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍，並且在每個階段都先進行安全性檢測，至於生產線，則會依照試驗品的設計圖打造。這麼一來，應該就能彌補之前試驗品研發時落後的進度。假如不採取任何補救措施，試驗品要到五月完成，八月底才能出貨，就無法趕上高需求期了。
一開始先說結論，主管的想像力就沒有發揮空間。這麼一來，在結論後面的資訊，全部都會被理解為針對結論「補充說明」。就算主管擔心新產品無法如期投入市場，也沒有發揮想像力的空間，只能根據結論來推測「以目前的狀況看來，我想我們可以趕在七月初出貨」。萬一主管還是不放心，也會主動詢問：「萬一對策進行得不順利，你打算怎麼辦？倒金字塔的回答方式，既不會造成對方擅自做出解釋，還能引導對方進行確認。而「確認」這個步驟，正是避免誤解的最佳方法。
即使認為「在七月初出貨是首要之務」的主管，在聽取簡報的過程中，也無法任意發揮想像力，他或許會進一步詢問：「你的意思是說，我可以當作七月初一定能出貨囉？」這時候，下屬就能把握機會，更明快清楚地傳達自己的想法。
改變說話順序的關鍵，大腦先想答案，克服說話恐懼
為什麼我們總是依照「時間順序」，而非「重要性」說話呢？如何才能成功反轉？以下三點是關鍵。
1.改變「起承轉合」的說話慣性 : 首先是「習慣」，我們從小到大學習寫作的基本方式就是「起承轉合」。日常生活的對話、小說、電影、相聲、連續劇、紀錄片等，大部分也都是用起承轉合的方式敘述。在撰寫倒金字塔的文章時，我們有時間可以思考，所以不難辦到，但是平常對話或接受提問時，突然要從結論開始敘述，因為違反習慣，所以產生難度。想要成功說服他人，就必須隨時抱持著「把順序顛倒過來，再開口說話」的意識，並且持之以恆。
2.事前充分準備，減少思考時間 : 沒有事先準備，也是不擅長從結論開始敘述的原因之一。在商務談話、記者會或求職面試時，我們都會猜題事先準備答案。只要腦袋裡面有答案，就比較容易有意識地從最核心的資訊〈也就是結論〉開始敘述。如果碰到出乎預料之外的問題時，就必須當場思考答案了。在思考的過程中只好說明事情的起源或背景。像這樣只是動動嘴巴，隨口而出的內容，最容易引起誤解。應付這種狀況的完美對策就是在事前思考所有可能被問到的問題。
3.針對結論強化信心 : 第三點也是商務談話和媒體訓練中常見的狀況，雖然知道答案，但是對內容沒有信心，導致無法貫徹倒金字塔的敘述。以前面範例來說，「如果新產品沒在七月初出貨，就會滯銷」的後果，下屬其實心知肚明。換句話說，七月出貨必須是唯一的結論。為了加速研發，他雖然已經事先安排各種對策，盡全力補救。但是否真能如期出貨，他其實也沒把握。如何回答才是上策呢？相信不用我贅述—在第一時間傳達「我們的目標是在七月初出貨，但沒有確切把握」就是最好的說法。
範例
「倒金字塔說話術」讓溝通更順暢
【問題】什麼時候可以投入市場？
【回答】目標是在七月初出貨，但是以現狀看來，還無法確定能否達成。我們會將研發試驗品的工作人員增加一倍，並在每個階段都先進行安全性檢測，而且生產線會依照試驗品的設計圖打造。希望能彌補試驗品研發落後的進度。假如不採取任何補救措施，試驗品要到五月才能完成，這麼一來得等到八月底才能出貨，就趕不上高需求期了。
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