文/蔡明珊
美國《行銷管理》雜誌建議要開好業務會議，在會議前後要謹守：「選定主題」、「參與感」、「互動」、「彼此讚美」、「保持活力」及「持續掌握會議後續進度」等六項小技巧，讓開會不再是一種負擔。
1、選定主題：會議主題要能振奮人心，不是只有幾個字，或隨意敘述一場會議主題，應要確切指出整年的業務目標與基調。最好能在3個月之前，儘早確定會議主題並仔細介紹會議內容，告訴業務同仁，不僅可以刺激他們的興趣，也可以鼓勵他們多多參與。
2、參與感：要讓會議有趣，就是要與會者盡情參與。你優秀的業務團隊，不容許你開一個乏善可陳的無聊會議。「角色扮演」也是一種參與方式，例如可以讓與會者推銷各種產品，其它同仁擔任一般消費者的角色，透過這一層的練習，更加瞭解產品與消費者間的關係，也能讓會議變得有趣。
3、互動：時間已經過了20分鐘，如果主管仍滔滔不絕講個沒完，你的屬下可能都已經睡去了。專家建議，要多嘗試不同的動腦練習，例如可以將業務同仁，分散成各個小團體，每個人都有參與感，而且可以討論各種解決方案。
4、讚美、鼓勵：會議上口頭讚美或會後請吃一頓晚飯，都能讓業務人員覺得自己的努力的確受到上級注意。若能受到同事間的肯定與讚美，反而更覺得真誠與直接。
5、保持活力：要讓與會者不覺得開會是緩慢、無聊、長時間的話，場地也是一項考量因素。專家指出，有時要避免那種盛大排場的宴席會議，因為在此種場合裏，一定會有酒精類飲料，「那一次大家試喝了15種伏特加，後來每個人都醉倒了，第二天早上根本全忘了昨晚的會議內容。」
6、持續掌握後續進度：開完成功的會議只是個開端，不是會議結束。要持續追蹤後續進度，讓會議結論更能有效執行。首先，可以要求每位與會者寫下會後評估建議，搜集會後的統計資訊，並且要有「開放式問題」詢問與會者意見，可以給他們一點獎品以答謝其回應。
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