報告時要講Fact， 不能只講你的Feeling

文 / 陳清稱

「將組織想像成一條高速公路，中間有任何一個環節卡住，就無法順利到達目的地。」世紀奧美公關顧問董事長丁菱娟解釋，如果公司的目標是「從台北到高雄4小時抵達」，時速至少需要保持在80公里以上，過程中就必須仰賴掌管燈號的人確保設備正常運作，管制流量的人控制車流總量，而「報告（報）、連絡（連）、相談（相）」正是讓組織成員溝通順暢、各司其職的關鍵連結。

關於「報告」，目的在於確保主管能夠獲得完整的資訊，掌握事情的全貌，並據此做出正確的判斷。不過，並不是每個人都能做好這個簡單而基本的工作。丁菱娟舉例，有些部屬在客戶那裡受了點委曲，很容易在向主管報告時偏袒自己，將客戶形容成為「奧客」，主管如果沒有再深入查證部屬所說是否屬實，就有可能因此決定放棄該名重要客戶。因此，部屬與主管報告時，必須講 fact（事實），不能講你的feeling（情緒），將事情發生的經過說清楚，避免個人情緒主宰報告內容，誤導主管做出錯誤的判斷或決定。

「部屬必須站在主管的高度、公司的利益來想事情，而不是自己個人的情緒。」丁菱娟指出，部屬若能拉高思考角度，便可以在碰到困難時進行客觀分析，以「客戶給的預算少，公司最近人手又不足，是否能與客戶再進一步討論改善」，取代「客戶是奧客、很刁，我不想做」等情緒性字眼，讓主管願意釋放更多資源協助你。

與只報告「部分事實」類似的另一種情況是，部屬在工作上做錯事、出問題時，往往很難拿捏報告的時機與範圍。「壞消息要在第一時間讓主管知道，讓主管至少有24～48小時的危機處理時間。」丁菱娟指出，由於主管擁有的資源、看事情的高度都優於部屬，只要部屬能及早回報，主管便有能力處理，若是等到事情爆發無法收拾時，就有可能讓公司陷入危機中。

至於與主管相談時應注意哪些事？不要只把問題丟給主管，部屬至少要提出3個解決方案。第一線的部屬往往比主管更了解客戶，由部屬逐一分析每一個解決方案的優劣，主管從旁協助提點，才能鍛鍊部屬自我思考的能力。這些看似細微末節的小事，其實正決定著工作能否順利完成的關鍵。不要小看自己所做的每一個小動作，因為在這個過程中，你已經給別人留下一個深刻的印象。

培養自主能力， 自信積極表達主張

文 / 張凱茹

會議上，針對方案A與方案B，大家七嘴八舌，各自提出自己的主張。

負責執行方案的凱西，心中遲遲拿不定主意，覺得兩個方案似乎都有問題，

但心中又懷疑：自己的想法真的正確嗎？不斷猶豫著該不該提出來。

找出比對方好的優點，助長自信氣勢

由播種內心的自信種子開始，建立表達拒絕的自信。以凱西的故事為例，她因為被同事笑，進一步影響自己對事情的態度，最後自動認為自己的想法一定是錯的，這種現象稱為「關聯法則」，因為某情況感到挫折，此後無論再發生任何事，都容易再產生負面想法，形成「負面連鎖反應」，一旦陷入，就難以恢復自信。面對這種情況，此時應試著在心中找出對方的弱點，並加強自己的長處，進一步增強表達的自信心。從最小的事情開始，慢慢擴大自信，如：「頭髮那麼少，還是我的比較多。」「態度那麼驕傲，還是我比較謙虛。」藉由這種微末的勝利感，將內心的自卑感導正，並尋找更多的勝利感，相信「在某個地方我一定贏他」。只要重複3次，在心中找出3個比對方好的優點，就能產生一股自信的氣勢，使情緒更加放鬆，不再受對方壓制，要說出拒絕的話語便非難事。

拒絕他人的時候，無論對象是誰、在何時何地，謹記自己擁有以下10項權利，自信地說出拒絕的主張。

❶我是獨立自主的個體，擁有配合自己的情況決定優先順序的權利。

❷我是聰明又有能力的個體，擁有別人以尊重的態度跟我相處的權利。

❸我擁有用言語來表達自己心情的權利。

❹我擁有說明自己意見和價值觀的權利。

❺我擁有自己說「Yes」或「No」的權利。

❻我擁有犯錯的權利。

❼我擁有改變想法或心情的權利。

❽我擁有追求自己想要的東西、做自己想做的事情的權利。

❾我擁有不需要將別人的煩惱全攬在自己身上的權利。

❿我擁有不需要仰賴別人認同的權利。

高效時間管理：6法則克服拖延症

文/中人網

高效時間管理法則1、為每一天做好規劃: 如果你不得不這麼做，那麼可以每天提前一個小時起床，然後做好接下來一整天的規劃。不要忘記為要做的事情排好優先次序。你要先將要做的事情安排好，然後別忘了寫下這件事情應該完成的時間。每一天都要堅持這樣做，即使周末也不例外。

高效時間管理法則2、停止多任務同時進行: 關閉電腦的新郵件自動提醒功能。保持不要被不斷打岔進來的瑣事干擾。如果你在為一個非常重要的客戶或是會議做報告，那麼就不要接受一個不請自來的人的幫忙請求，哪怕只是一個簡單的小問題。

高效時間管理法則3、學習控制自我分心: 你正伏在辦公桌上專心做工作，突然腦子裡出現了另一件事。你有事要告訴某個同事，或是你又想起還有一件重要的工作。這個時候，不要著急抓起電話或是發送郵件，你可以把要對那位同事說的事情寫下來，或是把要做的緊急工作寫在行程表比較醒目的地方。然後，趕緊回過頭繼續做手頭上現有的工作，等工作告一段落，再去處理剛剛記錄下來的兩件事。

高效時間管理法則4、學習經常說NO: 你要知道自己目前最重要的工作是什麼。當有人需要你幫忙，而這件事又並不是你優先要做的，那麼就請說不。你完全不需要用一個很長的解釋或藉口去告訴對方為什麼你不能答應他的要求。

高效時間管理法則5、盡可能分配任務: 我們常常覺得自己什麼都能自己幹，或是不相信別人也能像我們一樣全心全力去完成某個任務。這些都是幻想，因為沒有人有足夠的時間萬事大包大攬。其他的同事也許會更輕鬆地處理好一些工作。

高效時間管理法則6、不要事事必須完美: 有一些工作即使完成得不那麼完美也是成功的。要事事都做得完美，會讓你的速度減慢很多，還會給你的工作和生活帶來不必要的壓力。你的時間非常寶貴，不應該被無謂浪費。而效率則是完成所有任務的關鍵。如果能貫徹執行上面這幾點，你會發現自己會用比原來的多的時間完成同一件工作。當然，同時你感受的壓力也會小得多呢。

改變，是一種經驗，是一種能力

文/杜書伍

改變，是一種不舒服，甚而是一種痛苦。通常尋求改變的原因，一是為了自我提升與超越；一是不改變將無法突破，終將面臨停滯甚至被淘汰。所以，改變的理由與效益，在理性層面上是很容易理解的。

多數人便是因為心理層面的企求安逸、疏於自律、企圖心與危機感不足等因素，陷入「明知而不行」。他們會自我說服「改變是沒有必要的」，甚至積極尋找一些似是而非的反面理由，自我洗腦「改變是不對的」，而能心安理得的去對抗不改變的壓力。

其實改變是有方法、有技巧的；當用對方法與技巧，不順手、不舒服的轉換期就縮短，調整改變的速度便會加快。首先，就是認知的調整，先從認知上比較「前後的差異」及「差異的核心樞紐」；當人能從心理上認知差異的所在，並集中心力在調整核心樞紐；樞紐一鬆動，其他就容易變，改變就成功一半了。

其次，人在改變的過程中會用到許多方法與技巧，也逐漸在改變過程中調整心理認知與生理習慣。當人經常在做小改變，就會「習慣」改變過程的種種心理與生理調整，使得「經常的小改變」成為新的習慣。如此一來，不但做到與時俱進，並且因為練就經常在思考世界、產業、企業內…的些微改變，而能提前準備、提前改變，而永遠領先對手一步。

　　世界一直默默在變。所謂「趨勢」，就是從一點點的小變動中，察覺出與過往的「差異傾向」；洞悉趨勢與時俱進，就是以「小碎步」的改變，亦步亦趨的跟上世界變動的腳步，切莫累積到很大的落差，那時改變既艱難又痛苦。就像體態的維持要用「塑身法」、隨時修正身材；而不是太胖了才用劇烈的「減肥法」，不僅非常辛苦，而且是積重難返、事倍功半！

　　所以，改變不僅是一種經驗，一種習慣，更是一種超效的能力，讓你永遠領先對手一步；同時，這就是在培養洞悉趨勢而具備遠見的能力，這也是領導者必備的核心能力。趕快培養改變的經驗與習慣，你的人生就越變越彩色。改變沒有那麼難！勇敢的面對改變，體驗改變！

說服力的七個秘密

文/EMBA雜誌編輯部

1.目標清楚。具有說服力的人只挑該打的仗打。常常進行強迫推銷容易引起別人反感，啟動對方的防禦機制，造成說服力下降。說服高手知道，大多數的對話不需要強力爭辯或主張自己意見。他們節約使用強烈表達意見的次數，真正出手時，才容易獲得注意。

2.傾聽，傾聽，再傾聽。懂得說服的人知道，只是推銷自己的想法，卻不知道對方的看法，成不了什麼事。想要說服別人，必須積極傾聽對方的想法，原因有三：首先，這樣才能評估對方對這個看法的接受度；其次，才能了解對方明確的反對理由，然後解決這些理由；最後，才能找出雙方的共同點。

3.創造連結。如果別人對你這個人或你的論點沒有任何感情，你就很容易被忽視。有說服力的人會尋找雙方的交集處，建立起情感上的連結和共同目標。對於對方的立場，他們表現出同理心，讓對方知道他們站在同一邊。他們管理自己的耐性，等待對方允許他們推銷想法。

4.表現出，別人的看法也有價值。真正懂得說服的人一定會讓別人知道，別人的看法也有價值。跟別人有歧見時，不要急著全盤否定他們。在事實，以及你所能同意的部份，告訴對方你同意他們。如此一來，對方比較可能給予你相同的對待。

5.提供別人滿足感。說服高手知道，要贏得戰爭不需要贏得每一個小戰役。如果有助於最終獲勝，他們願意適時輸掉一些小戰役。說服能手在能讓步的地方讓步，只死守不能讓步的地方。

6.知道閉上嘴巴的時候到了。說服高手深諳，要成功說服別人，靠的不是在言語上持續疲勞轟炸對方。他們小心提出證據支持自己的論點，然後向後退一步靜候對方回應。

7.知道何時應該退下。想法需要時間消化，傑出的說服者會讓對方以自己的速度接受，給予對方空間與時間深思他們的想法。他們知道最有效果的是，讓對方說服自己。

經營個人魅力，職場貴人馬上來

文/Billy Chang

在職場上該如何經營個人魅力的方法，一起來看看！

一、事前準備要夠深入 :職場上有人可以在商業提報中滔滔不絕，但如果在結束後多問幾個比較深入的問題，你就會發現他們只準備了基本的東西，沒有堅實的資料與知識後盾。你應該有這樣的經驗：當你準備得夠仔細，對事情便會有自己的觀點，在說明事情或回答時自然而然會產生出一股「自信」與「熱情」。恰好「魅力」通常就是會伴隨這兩者出現。

二、問問題，而且要問對 :好的問題一方面可以帶出好的答案、提升工作的進度，另一方面也能展現出你的能力和智慧，相較於其他人，你會比較容易成為一個團體中的意見領袖，受到他人的重視。這是許多充滿職場魅力的人共同擁有的特質。

三、說話時，別讓手閒著 : 肢體語言的力量是非常大的，如果你在說話時可以適當地加上手部動作，將會使對方更容易將注意力放在你身上，也可以讓你在說話時更自在，而自在的與人交談也是一種代表魅力的特徵。

四、千萬不要假裝關心 : 大家都是很聰明的，如果你要假裝關心他人或是裝作你對他講的話很感興趣，遲早會被對方發現，而且這樣絕對會使你在他心中的印象一落千丈。願意真心聽別人說話、關心對方的人會讓人眼睛一亮，喜歡找你談話，這就是尊重別人所帶來的自身魅力。

五、培養你的熱情、散發能量給周遭的人 : 當一個人做他投入的事時，都會充滿熱情，同時也會散發出一股魅力，培養對日常工作的熱情、轉換成一種正向的態度，便會對事情投入，你在他人眼中就會是個有魅力的人。廣告詞 「認真的女人最美麗」 就是這樣來的，當然，男人也是。

六、扮演團隊中那個樂觀的角色 : 一個團隊裡面擁有各式各樣不同個性的人，猜猜看誰會最受歡迎？就是那個總有著樂觀態度的成員。這裡說的樂觀是基於合理範圍的那種，不是盲目的樂天派，他代表的是正向的思考模式，與大部分職場中只會批評的團隊成員相比，你會對他有截然不同的好印象。

習慣「從組織的角度看事情」，才會客觀

文/杜書伍

很多人一聽到要習慣「從組織的角度看事情」，就會反射性的認為：「你們當領導的，當然站在你們的立埸認為如此」。大家想想，我指的組織不是單指企業，它包含各種型態、各種類型的組織，從家庭、同學會，到政府、企業、公益組織……等等，甚至包含無形的組織。

譬如，不管走路或開車，每個人只要走到馬路上，就形同加入一個無形的組織叫「用路人組織」。當一大群人要使用馬路，為了避免互相干擾、相撞，就必須訂定交通規則；交通規則就是依據「用路人組織」的角度，思考如何讓所有用路人都能在有秩序的情況下，順暢且有效的使用馬路。若是每個人都只依自己最方便的角度，那規則訂出來就是「只要我所到之處，一律是綠燈」，結果只有交通癱瘓一途了。

從組織的角度看事情，就是會考慮組織設立的目的，思考如何做才能達到組織的目的，並兼顧考量所有參與者的最大利益，從中拿捏出最適方式；若非如此，人就會選擇離開不再參與，組織的目標自然無法達成。所以，從組織的角度思考所獲致的觀念、知識、做法，才會是正確的。這種考慮各面向的思維，就是「客觀」。

反之，若是從個人方便、自利的角度看事情，必然帶來他人的不便、不利；每個人都自私自利，那這組織就無法運作，達不到設立目的，那麼，最終這個組織只有解散一途。

實務上，習慣用個人角度看事情的人，因為自私自利的觀念與作法根深柢固，將漸漸不見容於組織，早晚是會被逐出組織；並且，必然會一再的被逐出各式各樣的組織。

而習慣「從組織的角度看事情」的人，因為習慣思考組織目標，長期下來累積的觀念認知，對組織內部如何分工、事物對錯的判斷，就會愈趨精準，因而思考提出的解決方案就會可行，而逐漸在組織中贏得信任與支持。因此，客觀的人，能看清事物，見解也易正確及被接受，自然就成眾人所信服的領導者。

快樂工作的6道配方

文/吳凱琳

《熱情工作》（Passion at Work）的作者羅勒康（Lawler Kang）提出了所謂的「5P生涯思考法則」，在決定自己想做的工作或生涯發展時，應該包含以下的步驟：

1.熱情（Passion）：思考哪些事情會讓你感到快樂與滿足。

2.專精（Proficiency）：找出自己所具備的天賦或才能，以及擅長的領域。

3.優先順序（Prioritization）：接著你要做長遠的思考，也就是在未來的生涯發展中，你的優先順序是什麼？希望先達成哪些人生目標？

4.計劃（Plan）：當你確認以上3個問題的答案之後，便結束了內在探索的階段，開始向外探索。這時你要考量的是外在環境的情況如何？你要如何因應，才能找到適合的工作，達成你希望的人生目標？

5.證明（Prove）：最後就是採取行動，實際嘗試與體驗，才能真正確定這個選擇是你所要的。

生涯的思考是一個不斷循環的過程。人生的道路就像是盤旋而上的螺旋，而非一條直線。在不同階段，我們會面臨不同難題，內心的想法也會轉變。

我們必須不斷回頭問自己，自己喜歡的是什麼？能做的是什麼？希望的人生目標是什麼？總有那麼一天，你會找到讓你快樂的理想生涯。

Happy Working工作態度：樂觀面對工作挑戰，不論最後你選擇哪一條生涯路徑，「樂觀」將會是你旅途中不可或缺的必備品。美國喬治梅森大學教授托喬．塔真凱利認為，繼EQ之後，「正向行動智商」將是未來非常重要的職場能力之一，也就是務實的樂觀態度：認清問題，找出問題背後隱藏的機會，積極行動。

鍛鍊眼神4要訣， 讓人樂於與你交談

文/陳清稱

眼神經常是判定一個人說話是否誠實的關鍵，就算對方辯才無礙，說得頭頭是道，也很難掩蓋眼睛所傳達的真實訊息。只要靈活運用以下4個要訣，就可以在說話之餘，透過眼睛表達想法，甚至博得好感：

1.張大眼睛、加大音量，強化溝通效果：

說話的同時張大眼睛，可以有效傳達「咦？」「真讓人驚訝！」「怎麼樣？」「我想聽！」「這裡很重要！」等訊息。加大音量、張大眼睛，讓聽眾就像是看見平面資料上的粗體字一樣，對這部分特別有印象。

2.將視線往上移，表達懷疑：

當對方滔滔不絕地說個不停，你又無法當面說出「等等，這是怎麼一回事？」時，不妨將視線稍稍往上移，讓對方察覺你的懷疑。由於將視線往上移，將會造成比搖頭稍弱的否定感，感覺就像在告訴對方「雖然我有點懷疑，但我會聽你說完」，透過這個舉動，將可讓對方主動察覺你的感受，停止滔滔雄辯，並進一步澄清你的疑慮。

3.調整眼神交會的節奏與位置，改變自我形象：

與人交談時，眼神會無意識地與對方交會3秒、移開1秒，並不斷地重複。因此只要改變一下節奏，或視線停留的位置，就能改變自己在對方心中的印象。比如說，與對方眼神交會時，多停留1秒，藉此表達「我對你說的話很感興趣」；或是將視線看向斜上方或斜下方，告訴對方「我正在試著回想你所說的話」或「我正在思考」。

4.避免目露兇光，用笑容吸引對方：

要讓對方產生好感，最簡單的方法就是保持微笑，並避免眉頭深鎖、目露兇光，但很多人卻往往因為表情不自然，而導致對方退避三舍。想要改變這種窘境，可對著鏡子練習，想像當你面對期待已久的客戶時，你的表情、眼神是否會在對方心中留下不好的印象？只要多練習幾次，就能有明顯的改善，讓客戶更樂於與你交談。

如何開好業務會議？又要開會了，你準備好了嗎？

文/蔡明珊

美國《行銷管理》雜誌建議要開好業務會議，在會議前後要謹守：「選定主題」、「參與感」、「互動」、「彼此讚美」、「保持活力」及「持續掌握會議後續進度」等六項小技巧，讓開會不再是一種負擔。

1、選定主題：會議主題要能振奮人心，不是只有幾個字，或隨意敘述一場會議主題，應要確切指出整年的業務目標與基調。最好能在3個月之前，儘早確定會議主題並仔細介紹會議內容，告訴業務同仁，不僅可以刺激他們的興趣，也可以鼓勵他們多多參與。

2、參與感：要讓會議有趣，就是要與會者盡情參與。你優秀的業務團隊，不容許你開一個乏善可陳的無聊會議。「角色扮演」也是一種參與方式，例如可以讓與會者推銷各種產品，其它同仁擔任一般消費者的角色，透過這一層的練習，更加瞭解產品與消費者間的關係，也能讓會議變得有趣。

3、互動：時間已經過了20分鐘，如果主管仍滔滔不絕講個沒完，你的屬下可能都已經睡去了。專家建議，要多嘗試不同的動腦練習，例如可以將業務同仁，分散成各個小團體，每個人都有參與感，而且可以討論各種解決方案。

4、讚美、鼓勵：會議上口頭讚美或會後請吃一頓晚飯，都能讓業務人員覺得自己的努力的確受到上級注意。若能受到同事間的肯定與讚美，反而更覺得真誠與直接。

5、保持活力：要讓與會者不覺得開會是緩慢、無聊、長時間的話，場地也是一項考量因素。專家指出，有時要避免那種盛大排場的宴席會議，因為在此種場合裏，一定會有酒精類飲料，「那一次大家試喝了15種伏特加，後來每個人都醉倒了，第二天早上根本全忘了昨晚的會議內容。」

6、持續掌握後續進度：開完成功的會議只是個開端，不是會議結束。要持續追蹤後續進度，讓會議結論更能有效執行。首先，可以要求每位與會者寫下會後評估建議，搜集會後的統計資訊，並且要有「開放式問題」詢問與會者意見，可以給他們一點獎品以答謝其回應。

屏除4個錯誤信念，你的工作表現更出色

文/經理人月刊

許多資訊會告訴你，如何做個更成功的人、擁有更成功的事業，但是，公司雜誌（Inc.）網站的專欄作家傑弗瑞詹姆斯（Geoffrey James）指出，你必須反過來想，什麼樣的信念可能阻礙了成功？事業不順利，其實可能來自於你根深蒂固的幾個錯誤觀念，現在就著手拔除以下想法，別讓它們毀了你的職涯。

1.他人評價決定自身價值

有這種信念的人，喜歡揣測老闆、同事、親戚或朋友對自己的觀感，如果感覺他人給自己不好的評價，就會開始喪失自信、自我懷疑，當然難以自信地面對工作中的挑戰。

2.過去等於未來

這樣的人，如果歷經幾次失敗的經驗，便會開始認為自己永遠都無法成功，而失去積極奮鬥的鬥志，甚至會為了避免承擔失敗的風險，不敢再多做嘗試。

3.一切都是命中註定

有些人認定，人生都是由運氣或命運所組成，這種因人而異的價值觀並沒有錯，但如果帶著太過必然的想法，容易削弱了向前衝刺的態度，覺得「反正我無法掌握」，而被動地等待有一天命運被改變，成功才會來。

4.我的目標必須完美

完美並不存在，設定太過完美的目標，只會讓自己不斷挫敗。完美主義者容易把焦點放在太瑣碎的地方，可能導致失去重心或缺乏彈性，反而無法有一番出色的表現。

目標數據化：寫下所有執行項目，設定完成期限

文 / 陳芳毓

檢討完今年績效後，你對來年更躍躍欲試了：「我要衝業績」「我要做行銷活動」「我要提高教育訓練預算」……想做的事很多，應該如何列出目標，才不會偏頗或遺漏？

首先，鉅細靡遺寫下達成目標的所有工作項目，即使是異想天開也無妨。但是，一定要涵蓋職涯目標（5年）、長期目標（3個月到兩年）以及短期目標（每周）。時間很容易被臨時插進的工作瓜分，因此一定要寫下對自己的期望。盡量用筆寫下這些目標。讓自己與冷冰冰的文字產生連結。激發勇往直前的動力。把目標逐項列出的過程中，心中對未來的懷疑與不安，也會隨著筆起筆落，一掃而空。

簡單、可以快速達成的，就列入短期目標；耗時較長、步驟繁複的，則列入長期目標。接著，確認每一個長期目標，都搭配一、兩個短期目標。例如，創造愉快的客戶經驗，短期目標就會有「招募更多銷售人員」「參加社區活動」等。

管理大師彼得杜拉克（Peter Drucker）強調「重要的工作，必須設定完成日期」，這樣才能刺激達成目標的動力。無法數據化的目標，根本就稱不上是目標！所以，盡量為每個目標都設下一個數據，例如「獲利提升15%」「參加3場資訊展」。即使是看似難以數據化的目標，如「認識零售業專業人士」，也可以寫成「每月參加1次專業人士交流活動，交換20張名片，與其中10人保持聯絡，至少和3位成為好友」。

將目標數據化的好處在於，它會自動符合SMART（明確的、可測量的、可實現的、合理的與有時限的）原則。例如，如果把年度績效的目標，設定為銷售業績600萬，那麼月目標至少要50萬。如果過去每個客戶平均貢獻5萬，拜訪後簽約率為1/10，那麼每個月至少要拜訪100人，每天要拜訪4到5人。

經過這個倒推的過程，你很快就能明白目標的設定是否合理，是否有機會在時限內完成。用這個過程與去年經驗相比或請教前輩，也比較容易發現自己可能遭遇的困難及需要的資源。