讓會議漂亮收尾

文/ EMBA雜誌

一個會議收尾收得好，不但能使與會者帶著明確的目標離席，提高決策執行的成功率，也能確保成員未來再互動時，彼此合作得更加愉快。

因此，策略外地顧問公司（Strategic Offsites Group）資深顧問指出，會議收尾時有三件事非做不可：

一、確認關鍵決策與未來計畫。

雖然理論上，與會者都參與了會議，不過在散會前，大家一同統整一次會議要點，包括重要決策、職責分配、時間表等等，可以確保所有人的理解無落差，避免不必要的糾紛。

二、訂定溝通要點。

與會者應一同決定兩件事：會議內容中，有哪些是應該，而且可以與公司其他人分享的事；哪些又是不能對外透漏的。成員在描述希望保密的事項時，一定要具體詳細，力求所有與會者都了解哪些事不可外傳。在會議後，也應該盡速將前述提到的對外溝通要點，透過電子郵件寄給所有與會者。

三、取得對會議的意見回饋。

請與會者在會後趁記憶猶新時，就會議整體過程給予意見回饋。不妨將意見回饋分成正面與負面兩種，先請大家評論有哪些部分尚缺改進，之後再請大家提出他覺得值得維持下去的優點。先負後正，可以讓大家帶著正面的感覺離席。

會議中討論的計畫，並不在與會者踏出會議室時就結束，而是在此刻才開始。利用收尾時間統整會議內容，收拾零碎細節，可以幫助成員朝正確的方向踏出第一步。

高效率的人如何面對批評與爭執？

文/Esor huang

人不可能避免被批評，當我認真做一件事情時也一定有自信，這時候面對批評就可能產生爭執，我們常說「據理力爭」，別人的批評挑戰了我心中思考確認過的「理」，怎麼可能不去維護它？讓我從「高效率」的角度來思考面對批評的好方法。

一，因為批評而爭執有時很浪費時間：某主管批評了一個下屬，下屬對自己的提案有自尊心，所以和主管強力的爭辯了起來，可是其實兩人爭辯的癥結點，是一個需要「大家先回去研究一下才能有新結論」的東西，可是兩人為了各自的面子，在會議上爭論不休，那當然永遠無法有結果。當我仔細思考這些批評與爭執的案例，我們是不是在批評與爭執上浪費太多時間？那又應該如何面對批評才好呢？

二，八字口訣：「心平氣和，有錯就改」：在情緒上浪費時間是相對沒有效率的事情之一，所以「心平氣和」是最高效率的方法，這樣才能讓自己專注在自我成長與工作完成。而高效率的人也理應是一個有彈性的人，有原則但懂得修正，才不會總是在一些次要的關卡卡關太久，所以當遇到批評，最有效率的選擇就是「有錯就改」，以持續推動自己想要做的事情為優先。搭配「心平氣和，有錯就改」這八字口訣，我還會用下面一些思考來幫我「過濾無謂的爭執」。

三，不要在語氣上爭執 : 無論是職場上的會議，或是網路上的討論，都難免會遇到一些語氣不好的批評，但我會選擇忽略這些語氣，過濾掉對方文字裡那些可能不禮貌的部分，直接針對對方提出的錯誤點或爭議點來討論。因為在語氣上爭論，就偏離了真正的「實事」，而我們無法阻止別人心情不好或口氣不佳，但如果討論起大家語氣好不好，這對事實其實沒什麼幫助，還不如趕快有錯就改。

四，不要在不同立場上爭執 : 我們當然應該為了捍衛立場而討論，但如果爭執是因為不知道「其實我們立場不同」，那就會讓爭論變成沒有焦點、無止無休。要討論，就要在同一個立場上討論。如果在南極的人說「現在很冷」，在赤道的人說「現在很熱」，然後兩個人一直爭論現在到底冷還熱，其實沒有意義，因為只要回歸立場，就知道本來就是南極冷，赤道熱，這樣就不用浪費時間做無謂爭執。

五，不要在用語上爭執 : 語言的變化性很大，某人為了表達某個意見用了某個用語，另外一個人看到覺得有歧異，於是針對這個用語來批評某人的意見，結果爭執了老半天，才發現可能只是一開始對某個用語的定義不同而已。這時候只要說清楚用語的定義，其實就省去了爭執。

六，不要在缺乏證據的想像上爭執 : 很多批評可能是我們的經驗、想像不同，這個世界千變萬化，大家的想法都不相同，立場相同時還是有不同想法，其實也是很合理的。這時候怎麼辦呢？我認為「保留爭議」也是一個高效率的方法，因為很多想法「現在就是無法證實」，硬要在語言上爭個誰對誰錯，又怎麼會有結果呢？所以要懂得適時擱置爭議。「有效的爭執」是有益的，真理愈辯愈明，但有太多的批評與爭執都在上述的幾種無效的層面運作，這些爭執就讓我們「心平氣和」高效率的處理他們吧！

習慣「從組織的角度看事情」，才會客觀

文/ 杜書伍

很多人一聽到要習慣「從組織的角度看事情」，就會反射性的認為：「你們當領導的，當然站在你們的立場認為如此」。

組織不是單指企業，它包含各種型態、各種類型的組織，從家庭、同學會，到政府、企業、公益組織等等，甚至包含無形的組織。

譬如，不管走路或開車，每個人只要走到馬路上，就形同加入一個無形的組織叫「用路人組織」。當一大群人要使用馬路，為了避免互相干擾、相撞，就必須訂定交通規則；交通規則就是依據「用路人組織」的角度，思考如何讓所有用路人都能在有秩序的情況下，順暢且有效的使用馬路。若是每個人都只依自己最方便的角度，那規則訂出來就是「只要我所到之處，一律是綠燈」，結果只有交通癱瘓一途了。

從組織的角度看事情，就是會考慮組織設立的目的，思考如何做才能達到組織的目的，並兼顧考量所有參與者的最大利益，從中拿捏出最適方式；若非如此，人就會選擇離開不再參與，組織的目標自然無法達成。

所以，從組織的角度思考所獲致的觀念、知識、做法，才會是正確的。這種考慮各面向的思維，就是「客觀」。

反之，若是從個人方便、自利的角度看事情，必然帶來他人的不便、不利；每個人都自私自利，那這組織就無法運作，達不到設立目的，那麼，最終這個組織只有解散一途。

實務上，習慣用個人角度看事情的人，因為自私自利的觀念與做法根深柢固，將漸漸不見容於組織，早晚是會被逐出組織；並且，必然會一再的被逐出各式各樣的組織。

而習慣「從組織的角度看事情」的人，因為習慣思考組織目標，長期下來累積的觀念認知，對組織內部如何分工、事物對錯的判斷，就會愈趨精準，因而思考提出的解決方案就會可行，而逐漸在組織中贏得信任與支持。因此，客觀的人，能看清事物，見解也易正確及被接受，自然就成眾人所信服的領導者。

檢驗你是千里馬還是頭驢

 文/益興環保

白龍馬隨唐僧西天取經歸來，名動天下，被譽為“天下第一名馬”。白龍馬想念家鄉，找驢，羊，牛等兒時夥伴玩，驢迫不及待詢問成功秘訣，白龍馬說：努力工作！這時，驢委屈得嚎啕大哭：為什麼自己這樣努力工作卻一無所獲？白龍馬說：「我去取經時大家也沒閑著，甚至比我還忙還累。我走一步，你也走一步，只不過我目標明確，十萬八千里我走了個來回，而你在磨房自己的小圈圈原地踏步。」驢愕然：什麼是目標？像驢一樣勤奮，工作卻原地踏步；像驢一樣勞累，得到的卻是皮鞭，這是很多職場人真實的體驗和感受。其實，擺脫驢的命運，變身職場千里馬得到賞識並重用，並不是沒可能。　

你是否只做一樣工作？

故事一：動物們要舉行一場聯誼會，領導秘書狐狸對驢說：「你的嗓門高，來曲獨唱吧。」驢說：「我不去，我唱得很難聽。」狐狸說：「那你去試試做主持人吧。」驢說：「我不去，我形象不好。」狐狸說：「那你幹什麼？」驢說：「我只拉磨。」狐狸說：「好，你就去拉磨吧。」

感悟：在職場，不能像驢一樣只知埋頭拉磨，除了本職工作，公司裡的其他事情都應該嘗試著主動去做。如果什麼事都不去關心，什麼情況都以本職工作為擋箭牌推託，久而久之，你就只能原地踏步。

你是否只耕耘不收穫？

故事二：老虎下山視察，看到其他動物都在玩，而只有驢在拉磨。老虎頓時讚不絕口：「有這樣勤奮的員工，是我們動物王國的幸事！」秘書狐狸對老虎說：「驢很勤奮沒錯，但是，磨上已經沒有東西了，他還在拉磨，這不是製造假像嗎？」老虎一看，果真如此，不禁搖頭歎息。

感悟：驢子的勤勞毋庸置疑，沒有功勞也有苦勞，在職場，你忙碌與否並不重要，老闆看重的是你把工作做好了沒有。與其勞而無功地超負荷工作，不如抽時間靜下來思考如何提高效率，增加效益。

你有無合作的胸襟？

故事三：驢發現牆頭上有一簇青草，非常眼饞，可又夠不到。這時，它發現牆角有把梯子，但驢怕搬來梯子後，需要羊幫忙扶梯子，青草要被羊分吃，便幹叫了幾聲放棄了。

感悟：驢吃不到青草，不是它智力不行，而是它沒有合作的胸襟。個人的才智、力量終究有限，要想有一番作為，需要合作夥伴。在與人合作之前，你就要有與人分享成果的準備。因為合作既包括工作，也包括分享。

你是保值品？

故事四：年終大會上，驢又沒被評上「勞模」。驢委屈地向秘書狐狸申訴：「為什麼我最勤勞、最辛苦，卻年年評不上先進？」狐狸笑著說：「是啊，你拉磨的本領無人能及，但我們已經改用機器拉磨了。」

感悟：時代在前進，公司在發展，如果固步自封，遲早會被淘汰。做個保值品其實並不難，只要你關注市場的發展方向，關心企業的需求，學習新的技能，那麼，你不但是一個保值品，還是一個增值品！

當團隊中每個人都想著這3件事，就能打造出黃金戰隊

文/杜宜芳

Michael Jordan曾說：「天賦能贏得比賽，但團隊合作才能贏得最終冠軍殊榮。」（Talent wins games but teamwork wins championships.）

在我們每個人生階段，團隊合作都扮演著不可或缺的角色，無論是在職場或是社交活動，我們參與團隊、互相倚靠，最後完成工作，因此團隊中每一份子對團隊的認知更顯得重要，唯有每個人都知道自己該做什麼，團隊進步才能快速。以下，整理出優良團隊中團員都知道的3件事：

一、知道團隊需要什麼

即使團隊由個體組成，精良的團隊必須適時地互相激盪，在必要的時候團結，每個團員都應該認知到自己團隊目前處於何種階段，自己在團隊中擔任什麼角色，如果大環境改變了，團隊還能怎麼繼續運作，了解自己團隊現階段需要什麼，主動去爭取機會、競爭，才能持續推進團隊的運作效率，也能避免只由領導者吩咐事務這種「上對下任務型」的團隊相處模式。

三、給予團隊強而有力的溝通

一個溝通力強的團隊，可以擁有活力、參與力與探索力。強而有力的溝通不只要對內也要對外，研究顯示，35％擁有多樣想法的團隊企劃都是人與人面對溝通討論出來的，溝通能力越強的團隊，團員們參與討論的程度越高，擁有高參與力後，不管是與其他企業的合作案或是與客戶接洽案件，這類團隊通常較快進入狀況、對外參與度也較高，愉快的合作便會間接或直接促成團隊接到其他案件的可能，增強團隊在不同領域的探索力。

五、與不同認知的成員互補

優秀的團隊需要思考模式與認知差異大的團員。以左腦與右腦思考者為例，若團隊中只有左腦思考者，團隊走向會偏向邏輯與分析，但若加入右腦思考者，在邏輯分析之外，便能增加團隊判斷的直覺性與創意，召集與尋找團隊時，應該以「全腦」團隊為基礎，每個團員也都該認知自己與其他團員的類型，如此一來，當團員中有人遇到問題時，可以尋找與自己互補的人討論解決事務，讓原本瓶頸的問題獲得解答，也讓整個團隊可以有更多面向的思考空間。