讓會議漂亮收尾

文/ EMBA雜誌

一個會議收尾收得好，不但能使與會者帶著明確的目標離席，提高決策執行的成功率，也能確保成員未來再互動時，彼此合作得更加愉快。

因此，策略外地顧問公司（Strategic Offsites Group）資深顧問指出，會議收尾時有三件事非做不可：

一、確認關鍵決策與未來計畫。

雖然理論上，與會者都參與了會議，不過在散會前，大家一同統整一次會議要點，包括重要決策、職責分配、時間表等等，可以確保所有人的理解無落差，避免不必要的糾紛。

二、訂定溝通要點。

與會者應一同決定兩件事：會議內容中，有哪些是應該，而且可以與公司其他人分享的事；哪些又是不能對外透漏的。成員在描述希望保密的事項時，一定要具體詳細，力求所有與會者都了解哪些事不可外傳。在會議後，也應該盡速將前述提到的對外溝通要點，透過電子郵件寄給所有與會者。

三、取得對會議的意見回饋。

請與會者在會後趁記憶猶新時，就會議整體過程給予意見回饋。不妨將意見回饋分成正面與負面兩種，先請大家評論有哪些部分尚缺改進，之後再請大家提出他覺得值得維持下去的優點。先負後正，可以讓大家帶著正面的感覺離席。

會議中討論的計畫，並不在與會者踏出會議室時就結束，而是在此刻才開始。利用收尾時間統整會議內容，收拾零碎細節，可以幫助成員朝正確的方向踏出第一步。