掌握重點，抓大放小

文／何飛鵬
一位剛升上主管的小朋友向我抱怨：「事情怎麼會這麼多呢？我根本做不完！以往我只要把自己的事做好就好了，但現在我還要照顧其他人，這樣我遲早會累垮了！」他的困難我非常清楚，因為這也曾經是我的痛苦。

當我從一個能幹的工作者，變成一個小主管時，我發覺一切都變了，我要應付老闆交待的任務，又要規畫小團隊的事，然後還要協調同事的糾紛，最後自己還有份內的事要做。我簡直要瘋了，主管不是人幹的！ 但能怎麼辦呢？

一位老前輩告訴我，我要學習各種能力，但如果要解決事情「多」這件事，只要一種方法就夠了！他說的方法是：「抓大放小，掌握重點」。

表面上你有很多事，但仔細分析，真正關鍵的事，大概不會超過20%；另外有20%，大概是完全無關緊要的事；而另外的60%，很可能是例行工作，如果你一視同仁，想把所有的事都做好，那是不可能的。正確的方法是：全力對付關鍵性的20%，適當控管例行的60%，完全不理會無關緊要的20%。

我照著老前輩的方法做，但立即出現困難。
第一，很多無關緊要的事，並非可以完全不理，還是要應付；
第二，關鍵而重要的事，可能是結構問題，並無法快速解決，並且可能變成長期的工作；
第三，例行的60%，也不容易應付，不時會出現「意外災害」，讓你不知所措。
但因為我沒有別的方法可用，只好繼續堅持「抓大放小」的方法。不過幾個月後，成果慢慢顯現，無關緊要的事我能完全閉眼不見，因為就算出事也沒事；真正大事、要事，就要靠耐心徹底解構，從最基本做起。

至於例行工作，我也開始檢討流程的合理性，嘗試改造工作方法，每一種進步，我都會簡化工作，空出時間。

在應付了生澀的半年之後，我對重點工作的選擇有了更深的體會，某件事做不好，不只是因為工作本身難做，很可能是組織的成熟度不足，可能是團隊的人才組合不對，更可能是用人錯誤，我開始決定調整團隊成員，選好的人、用對的人，當然要趕走不稱職的人。

這樣的進步，追本溯源，如果我陷在工作的泥沼中，每天案牘勞形團團轉，根本不能改變。而我決定選擇性放棄某些事之後，我才有時間空出來，真正做好重要的事，也才有時間思考結構改善。

選擇變成最大的學問，主管的時間永遠不夠、精力永遠不足。但我們不能任由麻煩事橫行，我們要選擇，選擇結構上的重要，選擇成果上的最大。抓這樣的大事，無視麻煩吵鬧會吸引你注意的小事，主管才能找回自主權。